Автоматизация процесса управления закупками: путь к эффективности и прозрачности

Управление закупками является критически важным аспектом деятельности любого предприятия, влияющим на его конкурентоспособность, эффективность и устойчивость. Сложность и трудность контроля закупочной деятельности могут снижать производительность и приводить к дополнительным затратам. Для ускорения процесса закупок необходим быстрый обмен материалами и информацией внутри предприятия.

Одним из эффективных способов автоматизации бизнес-процесса управления закупками является выстраивание сквозного процесса source-to-pay (S2P). Этот процесс охватывает все этапы закупки – от поиска поставщика до оплаты – и позволяет оптимизировать управление запасами, потребностями и закупками.

Дерево бизнес-процессов является систематизированным отражением модели предприятия в рамках процессного управления. [1] Оно позволяет наглядно представить все основные и вспомогательные процессы, которые выполняются на предприятии.

В данной статье мы рассмотрим дерево бизнес-процесса «Управление закупочной деятельностью», которое включает в себя следующие подпроцессы (табл.), отражающие его сущность:

Таблица

Дерево бизнес-процесса «Управление закупочной деятельностью»

В бизнес-процессах предприятий создаётся потребительская ценность, поэтому процессы полезно классифицировать и анализировать с точки зрения добавления ценности.

Ценность для клиента создаётся деятельностью (процессами). Затраты также зависят от деятельности: чем больше или меньше деятельности, тем больше или меньше затрат.

Необходимые затраты связаны с деятельностью, которая создаёт ценность для клиента или для бизнеса в целом. Деятельность, которая не создаёт ценности, приводит к неэффективному использованию ресурсов.

Для анализа бизнес-процессов с точки зрения добавления ценности можно использовать метод АВС, основанный на предположении, что результаты «потребляются» процессами, а процессы «потребляют» затраты.

При проведении анализа закупочного процесса с точки зрения добавления ценности, выявлена деятельность, не создающая ценность (рис. 1).

Рис. 1. Деятельность создающая ценность и затраты в процессе

Одной из ключевых задач для оптимизации и автоматизации процесса S2P является деятельность, не создающая ценности. Автоматизация этого процесса позволяет оптимизировать управление запасами, потребностями и закупками, обеспечивая повышение эффективности, экономию ресурсов и прозрачность.

Внедрение искусственного интеллекта (ИИ) и роботизации бизнес-процессов (RPA) существенно снижает трудозатраты, автоматизируя повторяющиеся и рутинные задачи. Технологии позволяют людям повышать свою производительность, действуя как помощник – напоминая, распределяя нагрузку, предоставляя больше информации для принятия решений [2].

Современная технология автоматизации сервисов управления офисными операциями – технология RPA – выступает в качестве виртуального сотрудника или программного робота, который выполняет рутинные процессы, заменяя человека.

Для того чтобы RPA стала возможной, бизнес-процесс должен отвечать определённому набору критериев: укладываться в алгоритм и быть повторяемым. Именно на основе алгоритмов программные роботы будут работать и осуществлять заданный набор стандартных операций.

Критерий повторяемость – это действия задач с низкой добавочной ценностью по сценарию, которые обычно выполняются пользователями вручную.

Рассмотрим алгоритм в виде блок-схемы детально в разрезе задач. Алгоритм – это общая последовательность выполнения бизнес – процесса. Благодаря единому алгоритму каждое выполнение бизнес-процесса будет проходить одинаковые этапы [3].

Рис. 2. Алгоритм шага «Проверка контрагента»

В заключение можно сказать, что автоматизация процесса управления закупками является важным шагом на пути к повышению эффективности, прозрачности и конкурентоспособности предприятия. Внедрение современных технологий, таких как ИИ и RPA, позволяет оптимизировать затраты, снизить трудозатраты и повысить производительность.

Дальнейшие исследования в этой области могут быть направлены на разработку более совершенных алгоритмов и методов анализа бизнес-процессов с точки зрения добавления ценности. Это позволит предприятиям ещё больше повысить свою эффективность и конкурентоспособность.