Применение систем контроля версий для задач управления документооборотом

Введение

Современные технологии позволяют вести электронный документооборот, что значительно упрощает работу сотрудникам в компании. Благодаря им масштабы документов увеличились, из-за чего появилась необходимость работы нескольких пользователей с одним документом. Современные облачные сервисы позволяют решить эту проблему, работники могут комментировать, редактировать, просматривать огромное количество документов, но из этого возникают другие проблемы, такие как конфликты при работе с документами, сложность определения кто и когда внес изменение, а если оно является некорректным, то зачастую нет возможности восстановить предыдущую версию. В данном обзоре мы рассмотрим существующие системы контроля версий, которые предназначены для решения этой проблемы.

Основная часть

В России наиболее известной системой для электронного документооборота является Directum – это импортонезависимая система управления цифровыми процессами и документами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения [4].

Благодаря возможностям искусственного интеллекта система позволяет исключить рутинные операции в работе пользователей: документы автоматически классифицируются, создаются регистрационные карточки, автоматически определяется ответственный исполнитель, производится сравнение содержания документов, выявление рисков, проверка наличия обязательных реквизитов, поиск, а также сохранение различных версий документов [4].

Таблица 1

Сравнение основных характеристик отечественных систем контроля версий документации

Однако система имеет ряд существенных ограничений. Во-первых, нет возможности ветвления при версионировании документов, из-за чего история изменений будет записана тем пользователем кто сохранил последнюю версию, а не тем, кто внес сами изменения в документ и данные могут быть не актуальны. Во-вторых, очень сложный интерфейс из-за многочисленных возможностей самой системы, которые нужны не всем пользователям. В-третьих, это высокая стоимость, что не позволит небольшим компаниям использование данного программного продукта.

Также немалую популярность имеют программы «ТЕЗИС», «PayDox». Сравнительная таблица рассматриваемых отечественных программ представлена в таблице 1.

Зарубежных аналогов намного больше, чем отечественных, так как самая популярная в мире система контроля версий git, созданная основателем Linux, используется повсеместно в различных сферах деятельности.

Таблица 2

Сравнение основных характеристик зарубежных систем контроля версий документации

Git поддерживает быстрое разделение и слияние версий, включает инструменты для визуализации и навигации по нелинейной истории разработки. Система спроектирована как набор программ, специально разработанных с учётом их использования в сценариях. Это позволяет удобно создавать специализированные системы контроля версий на базе Git или пользовательские интерфейсы [5].

На его основе были созданы аналоги для контроля версий документации, такие как SharePoint, OnlyOffice. Сравнительная таблица рассматриваемых зарубежных аналогов представлена в таблице 2.

Отечественные системы контроля версий имеют ряд преимуществ, так как они заточены под российский рынок, но имеют один большой недостаток по сравнению с зарубежными аналогами – отсутствие интеграции с облачными сервисами по работе с документами, так как все облачные сервисы являются зарубежными и прекратили свою работу из-за санкций. Ввиду отсутствия конкуренции программы имеют завышенную цену и не обновлялись очень давно

Зарубежные аналоги демонстрируют высокий уровень развития, они имеют интеграции с облачными сервисами, имеют приемлемую для компаний цену, а также благодаря открытому исходному коду git все аналоги постоянно развиваются, пытаясь захватить свою часть рынка, но из-за санкций данные программы не могут быть использованы на территории Российской Федерации.

С учетом всего в разрабатываемом приложении ставиться задача достичь уровня развития зарубежных аналогов, которые подойдут для российского рынка с приемлемой ценой. Для конкуренции на рынке будет разработана программа с интеграцией google disk и новой особенностью редактирования текста с использованием шаблонов под заданный формат, чтобы в итоговом варианте при любом форматировании пользователя, прослеживался единый стиль оформления документов для каждой компании.

Заключение

В ходе анализа выявили преимущества и недостатки отечественных и зарубежных систем контроля версий. Отечественные программы несмотря на их заточенность под российский рынок заметно уступают зарубежным аналогам. В свою очередь зарубежные аналоги предназначены под конкретные задачи и нет универсальной программы, которая будет востребована в России.

Разрабатываемое приложение будет направлено на исправление недостатков, а также внедрения новых технологий, таких как оформление документов под единый стиль компании, внедрение доступа к документам на уровне пользователей, механизм ветвления версий, благодаря которому можно будет иметь локальные версии и вносить в них любые изменения. Всё это еще больше упростят электронный документооборот.