Управление основными средствами на предприятии при помощи программы 1С: Бухгалтерия

Любое предприятие на рынке выступает самостоятельным обособленным субъектом, имеющим чётко организованную внутреннюю структуру. Организация выступает в качестве механизма, в котором отдельные элементы выполняют свои функции. Эффективность деятельности компании будет зависеть от слаженности работы её составных частей.

В 21 веке многие предприятия сталкиваются с проблемой большого количества информации. Человеческие ресурсы способны обработать информацию, но для этого требуется много времени и затрат. Отрицательным моментом выступает стремительное изменение законодательства, за которым работники организации могут не уследить. В связи с этим возникают ошибки при формировании отчётности и другие.

Каждое предприятие имеет на балансе основные средства. Основные фонды – это совокупность средств труда, которые используются в течении нескольких производственных циклов, при этом меняют натурально-вещественную форму и переносят свою стоимость на производимую продукцию частями по мере износа [1].

Основные фонды находятся в движении, т.е. поступают в организацию, выбывают по различным причинам, сдаются в аренду, находятся в ремонте, на консервации, модернизируются и т.д. По этим причинам, компания имеет большой поток информации, с которым сотрудники справляются с трудом.

В настоящее время предприятия автоматизируют многие финансово-хозяйственной деятельности. Они используют современные технологии, тем самым экономя время и затраты, а также облегчая процесс трудовой деятельности своих сотрудников.

Программа "1С: Бухгалтерия" позволяет вести бухгалтерский и налоговый учёт основных средств в организации, а также осуществлять общее управление основными фондами. Программа позволяет без труда найти информацию по основному средству, т.е. его первоначальную стоимость, срок эксплуатации, дату поступления, списания и т.д. Программа автоматически формирует бухгалтерские проводки при поступлении основных средств, их ввода в эксплуатацию, перемещении по структурным подразделениям и по другим операциям.

Программа "1С:Бухгалтерия" формирует следующие документы по учёту основных средств":

• Поступление: (оборудование);
• Поступление дополнительных расходов;
• Поступление основных средств;
• Передача оборудования в монтаж;
• Перемещение ОС;
• Модернизация ОС;
• Инвентаризация ОС;
• Передача ОС;
• Списание ОС.

Стоит отметить, что перечисленные выше документы не являются окончательным списком. В указанный перечень можно добавить такие документы, как: "Возврат основных средств от арендатора", "Подготовка к передаче основных средств", "Параметры амортизации основных средств". Эти документы автоматически формируются в программе, а исправить возникшие недостатки можно при помощи настроек. Так программа осуществит пересчёт и информация об объекте основного средства будет достоверной.

Программа предусматривает введение информации в блоке «Основные средства» в двух вариантах. Представим их на рисунке 1.

Рис. 1. Введение информации в блок «Основные средства»

Навигационная панель в программе "1С:Бухгалтерия" несёт информацию о поступлении ОС, их перемещении, модернизации, выбытии. Вкладка "Перемещение ОС" содержит информацию дате перемещения, номере ОС, его местонахождении, а также данные о материально-ответственном лице. Вкладка "Списание ОС" представляет данные о дате списания объекта основного фонда, его номере, причине списания. Вкладка "Передача ОС" свидетельствует о том, когда ОС было передано, какому контрагенту, на какую сумму осуществлена передача, в какой валюте. Исходя из этого, можно сделать вывод, что информация в программе систематизирована и упорядочена.

Для отражения модернизации в программе имеется документ "Модернизация ОС". В данном документе можно указать не только общую сумму постоянных и временных разниц в первоначальной стоимости основного фонда, но и сумму капитальных вложений, включённую в состав затрат в области налогового учёта [2].

Программа "1С:Бухгалтерия" позволяет формировать отчётности: оборотно-сальдовую ведомость, анализ счёта, карточка счёта, главная книга. Представим фрагмент оборотно-сальдовой ведомости по счёту 01 (ОС) на рисунке 2.

Рис. 2. Фрагмент оборотно-сальдовой ведомости по счёту 01

При помощи программы 1С: «Бухгалтерия» можно автоматизировать бухгалтерские операции, осуществляемые хозяйствующим субъектом. Учёт основных фондов в программе осуществляется посредством определённых документов. После их проведения формируются соответствующие бухгалтерские записи (проводки) и печатные формы. Использование данной программы значительно экономит ресурсы времени, человеческого труда, а также придаёт организации конкурентные преимущества.

Учёт основных средств является неотъемлемым элементом в общей структуре управления на предприятии. Благодаря учёту обеспечивается выполнение следующих задач:

1. грамотное и в соответствии с требованиями законодательства оформление документации, а также своевременное отражение в учете поступления основных фондов, их перемещения, выбытия внутри организации;
2. достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;
3. определение расходов в полном объёме, которые связаны с поддержанием основных фондов в необходимом состоянии для использования в производстве и управленческом процессе;
4. контроль за сохранением целостности основных фондов, которые приняты на баланс.
5. своевременное отражение и учет налога на транспорт при минимальных издержках.

Использование программы 1С: «Бухгалтерия» способствует наиболее просто и быстро реализовать указанные выше задачи за счёт соответствующих документов. Программа позволяет рационально и оптимально организовать учёт поступивших основных средств, а также основных фондов, находящихся в движении; обеспечивает расчёт амортизации объектов основных средств и расходы по их модернизации.

Программа 1С: «Бухгалтерия» повышает уровень конкурентоспособности компании. Организация достигает значительного уровня функциональности, который позволяет автоматически реализовать задачи, поставленные перед хозяйствующим субъектом. За счёт чего компания экономит не только финансовые ресурсы, но и ресурсы времени.