Применение программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского аутсорсинга

Введение

В настоящее время автоматизация бизнес-процессов становится ключевым элементом цифровой трансформации как крупных корпораций, так и малых и средних предприятий (МСП), и выступает ключевым инструментом повышения конкурентоспособности бизнеса в условиях цифровой экономики [1, с. 8-10; 2, с. 67-70; 3, с. 8-9]. К МСП, в частности, относятся многие компании, предоставляющие услуги бухгалтерского аутсорсинга (БА) –реализацию бухгалтерского учета, налоговой отчетности и сопряженных с ними функций сторонними профессиональным организациями [4, с. 35-36; 5, с. 159-162]. В последние годы все больше аутсорсинговых компаний внедряют инструменты автоматизации и цифровизации процессов для улучшения качества обслуживания и снижения трудозатрат. В этом контексте важную роль играют специализированные программные решения, такие, например, как 1С:Управление фирмой аутсорсером (УФА). Инструменты автоматизации позволяют максимально оптимизировать рутинные операции, что в условиях высокой конкуренции на рынке бухгалтерских услуг обеспечивает дополнительную гибкость, устойчивость и экономию трудовых ресурсов МСП [6, с. 167-170]. Следует отметить, что бизнес БА предъявляет особые требования к автоматизации. Ключевыми задачами становятся централизованное управление клиентскими проектами, стандартизация процессов, автоматизация обработки документов, контроль загрузки сотрудников, минимизация повторных действий и ошибок, оперативное взаимодействие с клиентами и др. Автоматизация бухгалтерских услуг значительно сокращает время, затрачиваемое работниками МСП на повторяющиеся процедуры. Кроме того, при освобождении сотрудников от ручных операций происходит перераспределение их ресурсов в сторону аналитической деятельности, что содействует повышению клиентоориентированности и креативности работников. Автоматизированные системы обеспечивают унифицированный подход к обработке большого количества данных, способствуя росту производительности труда, снижению операционных затрат, улучшению качество бухгалтерских услуг в целом, упрощению управленческой аналитики. Таким образом, внедрение автоматизации в БА выступает ключевым инструментом повышения конкурентоспособности БА в условиях цифровой экономики.

Основная часть

Программное обеспечение (ПО) «1С:Управление фирмой-аутсорсером» (УФА) разработано специально для автоматизации различных задач бухгалтерского учета и реализует полный комплекс инструментов для реализации деятельности аутсорсинговой компании. ПО УФА, входящее в систему 1С и разработанное на платформе 1С:Предприятие, предоставляет эффективные решения для автоматизации работы аутсорсинговых компаний, включая ведение бухгалтерии, расчет налогов, подготовку отчетности и управление клиентскими проектами. ПО УФА позволяет реализовать автоматизацию деятельности компаний, предоставляющих услуги не только бухгалтерского и налогового, но и сопряженного с ними комплексного кадрового, финансового и управленческого аутсорсинга. Данное ИТ-решение помогает организовать полный цикл работы компании-аутсорсера – от ведения клиентской базы и планирования задач до учета оказанных услуг, контроля трудозатрат и выставления счетов. ПО позволяет централизованно управлять процессами, минимизировать ручные операции, облегчать взаимодействие между сотрудниками и клиентами, повышать точность, прозрачность и скорость выполнения аутсорсинговых услуг. Благодаря гибкой настройке и возможности интеграции с другими решениями 1С, ПО УФА подходит как небольшим аутсорсинговым компаниям, так и крупным сервисным центрам с развитой структурой.

Рассмотрим ключевые функциональные компоненты ИТ-решения ПО УФА:

1. Управление клиентскими проектами и договорами. В рамках данной задачи реализуется формирование структуры клиентского проекта (перечня услуг, SLA (от англ. Service Level Agreement – соглашения об уровне обслуживания), периодичности операций, объема документооборота), происходит настройка типовых схем выполнения работ (ведения учета, расчета зарплаты, подготовки регламентированной отчетности), обеспечивается автоматизированное ведение договоров с поддержкой различных моделей тарификации (с фиксированной ставкой, расчетом по числу документов или времени, комбинированных моделей).
2. Учет и планирование работ. Для решения таких задач ПО УФА позволяет регистрировать каждую операцию по клиенту как единицу работы с указанием исполнителя, продолжительности, статуса и сроков исполнения, обеспечивает возможность массового создания задач на основании регламентов (например, ежемесячную отчетность), осуществляет календарно-сетевое планирование, распределение нагрузки между сотрудниками и контроль отклонений.
3. Учет трудозатрат и автоматический расчет стоимости услуг. В этой части ПО УФА предоставляет возможность фиксации фактических трудозатрат по каждому заданию с учетом роли исполнителя (бухгалтер, менеджер, специалист), формирует механизм нормирования работ (сравнение нормативной и фактической нагрузки), производит автоматический расчет стоимости услуг по тарифным схемам, последующее формирование актов и счетов.
4. Документооборот и интеграция с внешними системами. В рамках данной задачи ПО позволяет вести электронный архив клиентских документов (бухгалтерских регистров, первичных документов, отчетов), реализовать интеграцию через стандартные механизмы 1С (коннекторы, обмен по XML/JSON), обеспечивать поддержку взаимосвязи с другим ПО системы 1С («1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот»).
5. Управленческая и финансовая аналитика. В ПО УФА предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов с оценкой рентабельности клиентов, загрузки сотрудников, эффективности бизнес-процессов, контроля исполнения договоров и сроков выполнения операций, SLA-анализа, расчета себестоимости услуг с учетом трудозатрат, накладных расходов и тарификации.
6. Архитектурные особенности. ПО УФА функционирует на технологической платформе «1С:Предприятие 8.3», поддерживая как файловый, так и серверный варианты, режим управляемых форм, распределенные информационные базы, предоставляет возможность доработки через встроенный язык 1С, использование расширений конфигурации без изменения основного решения.

Как видим из представленного описания функций и возможностей рассматриваемого ИТ-решения, данное ПО обеспечивает комплексное решение задач в бухгалтерском и смежном с ним аутсорсинге, позволяя значительно повысить продуктивность работы и улучшить качество взаимодействия с клиентами, минимизируя ошибки и ускоряя процессы. ПО УФА позволяет автоматизировать процессы формирования бухгалтерских и налоговых отчетов, что особенно важно для аутсорсинговых компаний, обслуживающих несколько клиентов с различными финансовыми требованиями. Программа помогает аутсорсинговым компаниям эффективно планировать и распределять задачи между сотрудниками, отслеживать выполнение поручений и контролировать сроки. УФА интегрируется с другими программами 1С для автоматической подачи отчетности и взаимодействия с налоговыми органами, а также с банковскими системами и государственными сервисами. Программа автоматизирует процессы расчета заработной платы, кадрового учета и налоговых отчислений. УФА позволяет эффективно контролировать взаимоотношения с клиентами, включая ведение договоров, отслеживание выполнения условий и оплату услуг.

Таким образом, к несомненным преимуществам ПО УФА относятся повышение точности и уменьшение ошибок, снижение времени на выполнение задач, повышение качества обслуживания клиентов, гибкость и масштабируемость, автоматизация документооборота и др. К другим особенностям ПО относится многопрофильность, проектный подход к управлению, поддержка международных стандартов и законодательства, интерфейс для удаленной работы. К потенциальным проблемам можно отнести относительную сложность внедрения, так как ПО требует настройки в зависимости от специфики бизнеса, что может потребовать дополнительных усилий со стороны ИТ-специалистов и консультантов. Кроме того, для эффективного использования УФА необходимо провести обучение сотрудников. Следует также отметить высокие начальные затраты, так как стоимость лицензии на ПО и его настройку может быть значительным фактором для МСП.

Заключение

Проведенный в статье анализ позволяет заключить, что ПО УФА является эффективной системой автоматизации бизнес-процессов, позволяя аутсорсинговым организациям вести полноценное управление бухгалтерией, кадровым учетом и налоговой отчетностью, а также помогая в целом в управлении проектами и задачами клиентских компаний. ПО УФА предлагает для БА широкий набор функций, которые предоставляют возможность автоматизировать и упростить множество процессов. Включение этого ПО в структуру работы компании-аутсорсера позволяет значительно повысить эффективность и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором, недоучетом или несоответствием требованиям законодательства. Следует отметить, что для успешного внедрения ПО УФА необходимы адекватные затраты на обучение кадров и настройку системы, а также внимание к специфике каждого потребителя услуг БА. Однако очевидно, что данное ИТ-решение позволит окупить проекты автоматизации бизнес-процессов даже при ограниченных ресурсах, а его внедрение может стать важным шагом для компаний, стремящихся улучшить свои процессы и расширить бизнес. Несомненно, дальнейшее развитие этого ПО позволит внедрить новые технологии и расширить функционал, тем самым еще больше повысить эффективность бизнес-процессов за счет их ИТ-автоматизации.