Оптимизация управленческих процессов в бюджетной образовательной организации на основе внедрения информационной системы

Введение

Современные вызовы, связанные с цифровизацией экономики и государственного управления, обуславливают необходимость трансформации подходов к управлению в бюджетной сфере. Особую актуальность эта проблема приобретает в образовательных организациях, где сосредоточены значительные объемы персональных данных и требуется обеспечение соответствия строгим нормативным требованиям [1, c. 45].

Несмотря на активное развитие цифровых технологий, многие бюджетные образовательные организации продолжают использовать устаревшие информационные системы, не обеспечивающие необходимый уровень интеграции и автоматизации бизнес-процессов. Это приводит к дублированию функций, росту административной нагрузки на сотрудников и снижению качества управленческих решений [2, c. 78].

Методология исследования

Исследование основано на системном подходе к анализу управленческих процессов в бюджетных образовательных организациях. В работе применялись следующие методы:

• сравнительный анализ современных информационных систем;
• проектный подход к разработке плана внедрения;
• экономико-математические методы расчета эффективности;
• экспертные оценки для анализа рисков.

Нормативной базой исследования послужили Федеральные законы № 44-ФЗ, 152-ФЗ, 149-ФЗ, 187-ФЗ, а также ведомственные нормативные акты ФСТЭК России и ФСБ России [3, 4].

Результаты и обсуждение

1. Анализ и выбор информационной системы

Проведенный сравнительный анализ показал преимущества специализированного решения «1С:Колледж Проф» перед универсальными ERP-системами. Критериями выбора выступили:

• наличие в реестре российского ПО;
• соответствие требованиям регуляторов;
• готовность к интеграции с государственными информационными системами (ГИС);
• функциональная полнота;
• экономическая эффективность.

Система «1С:Колледж Проф» продемонстрировала лучшие показатели по интеграционному потенциалу и соответствию отраслевой специфике образовательных организаций [5, c. 34].

2. Организация процесса внедрения

Разработанный план внедрения включает 10 последовательных этапов, регламентированных требованиями ГОСТ Р 34.601-90:

1. Обследование бизнес-процессов.
2. Подготовка ТЗ.
3. Проектирование архитектуры.
4. Проведение закупки.
5. Настройка системы.
6. Интеграция с ИС.
7. Тестирование.
8. Обучение пользователей.
9. Ввод в эксплуатацию.
10. Сопровождение.

Особое внимание уделено созданию рабочей группы проекта с включением представителей всех заинтересованных подразделений.

3. Обеспечение информационной безопасности

Разработана комплексная система мер по защите информации, включающая:

• категорирование информационной системы персональных данных (ИСПДн);
• разработку модели угроз;
• внедрение сертифицированных СЗИ;
• организацию контроля доступа;
• регулярное обучение сотрудников.

Предусмотрено выполнение требований приказов ФСТЭК России № 17, 21, 239 [4].

4. Экономическое обоснование

Детализация капитальных затрат (единовременных) на внедрение информационных систем (ИС) представлена в таблице:

Таблица

Детализация капитальных затрат (единовременные) на внедрение ИС

Расчет экономической эффективности показал:

• капитальные затраты: 5,6 млн руб.;
• годовые эксплуатационные расходы: 0,95 млн руб.;
• годовая экономия на ФОТ: 1,8 млн руб., расчет основан на данных анализа трудоемкости процессов до и после автоматизации;
• срок окупаемости: 2,6 года.

Данный расчет соответствует методике оценки эффективности инвестиционных проектов в государственном секторе [6, c. 112].

Основные эффекты достигаются за счет снижения трудозатрат (30–40%), сокращения операционных расходов и минимизации рисков нарушения законодательства.

Разработанный план внедрения информационной системы в бюджетной образовательной организации демонстрирует возможность достижения значительного повышения эффективности управления при соблюдении нормативных требований. Комплексный подход, включающий тщательный выбор системы, детальное планирование работ, обеспечение информационной безопасности и экономическое обсуждение, позволяет минимизировать риски и гарантировать успешную реализацию проекта.

Перспективы дальнейших исследований связаны с разработкой методик оценки качества цифровой трансформации бюджетных организаций и анализом долгосрочных эффектов от внедрения информационных систем.