Особенности работы компаний при переходе на удаленную работу

В условиях возрастающей угрозы все большего распространения коронавирусной инфекции в 2020 году по всему миру страны, где была потенциально высокая опасность заражения, очень быстро принимали дополнительные меры и управленческие решения в своих организациях. Конечно же, в список этих стран входит и Российская Федерация. Так, переведенные в режим повышенной готовности органы власти все чаще просили работодателей принимать быстрые управленческие решения, например, такие как перевод работников на удаленный режим работы при возможности оформления рабочего места в домашних условиях, например, наличие технического оборудования.

Но как показывает статистика 2020 года, не все работодатели были готовы к оперативному переводу работников на дистанционный режим, потому что видели проблемы в оформлении соответствующего перехода, не знали какие нужные решения нужно принять. Усугубляло ситуацию и то, что действующие нормы Трудового кодекса в 2020 году не до конца позволяли сделать выводы относительно дистанционной работы. В нем существовали нормы, которые регламентировали отдельные варианты трудовых отношений в условиях наступления чрезвычайных ситуаций, которые препятствуют работе, но при этом не было указаний на возможность совмещения работы по основному договору с дистанционной работой.

Трудовой Кодекс РФ 2020 г. содержал ряд положений, которые предусматривали особенности организации труда в условиях чрезвычайных ситуаций, иначе говоря в случае бедствия или угрозы бедствия, к числу которых отнесена и эпидемия 2020 года. В частности, кодекс выводит за рамки принудительного труда, который запрещен в России, работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, включая эпидемию (абз. 3 ч. 3 ст. 4 ТК РФ). Кроме того, узаконена возможность заключения по соглашению сторон срочного трудового договора для проведения неотложных работ по предотвращению эпидемий, а также для устранения их последствий (абз. 5 ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Остальные упоминания в ТК РФ 2020 г. об эпидемиях касались возможности:

1. перевода работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения эпидемии или устранения ее последствий (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ);
2. прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в случае наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (в том числе эпидемии), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
3. привлечения работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия при производстве неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, в частности эпидемии (п. 3 ч. 3 ст. 99 ТК РФ);
4. привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия для выполнения неотложных работ в условиях эпидемии при наличии угрозы жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части (п. 3 ч. 3 ст. 113 ТК РФ).

Рассмотрим, какие способы перехода на удаленную работу были возможны в 2020 г. Если особенности удаленной работы при принятии работника на нее, оформления необходимых документов, организации труда и т. п. не вызывают особых вопросов, поскольку четко регламентированы в главе 49.1 ТК РФ, то порядок оформления перевода уже работающего по трудовому договору сотрудника вызывали вопросы у работодателей. Связано это с тем, что ТК РФ в 2020 г. не содержал прямых норм, регулирующих этот процесс именно в период эпидемии.

Многие юристы выделяли всего два варианта:

1. заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
2. оформление временного перевода на срок до одного месяца.

Первый способ возможно реализовать в силу ст. 72 ТК РФ, которая допускает изменение определенных условий трудового договора. Для реализации такого варианта важны два нюанса – наличие соглашения сторон трудового договора и заключение такого соглашения в письменной форме.

Если работодатель выберет такой путь оформления трудовых отношений с работником в условиях коронавируса, то он должен подумать о целесообразности закрепления в дополнительном соглашении некоторых положений – в частности, о:

1. новом формате работы (дистанционной работе) и ее сроках;
2. режиме труда и отдыха;
3. размере оплаты труда (если объем трудовых обязанностей не уменьшился, то не должен снижаться и размер оплаты труда, однако по договоренности работника с работодателем оплата удаленной работы может производиться на иных условиях);
4. порядке обмена служебной документацией;
5. порядке обеспечения работника средствами, необходимыми для выполнения трудовой функции;
6. размере компенсации работнику расходов за использование личного имущества в рабочих целях (оплата электроэнергии, Интернета, эксплуатации компьютера и т. д.);
7. порядке обеспечения работнику безопасных условий и охраны труда;
8. правилах и формах контроля работодателя за работником на время удаленной работы и т. п.

Если рассмотреть второй способ –  ст. 72.2 ТК РФ предполагалось, что в случае эпидемии может быть произведен перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения распространения эпидемии или устранения ее последствий. Для оформления трудовых отношений в данной ситуации достаточно решения работодателя о переводе без расторжения основного трудового договора.

Речь идет о временной приостановке работы. Важное уточнение, что временная приостановка работы может считаться простоем, когда работодатель издает приказ об объявлении простоя, где содержится информация о причинах, а также о том, что в указанный период будут производиться выплаты в соответствии со ст. 157 ТК РФ.

Так как перевод сотрудника в результате простоя из-за эпидемии носит непостоянный характер, рекомендуется указать в приказе о введении простоя конкретный срок, а далее – при необходимости – продлевать период простоя, то есть издавать новые приказы.

Кроме вышесказанного, можно выделить и еще один возможный вариант оформления перевода – прекращение трудового договора с сотрудником и заключение с ним нового договора на условиях дистанционной работы.

Не стоит забывать и о том, что в условиях правовой неопределенности данного вопроса могут возникнуть некоторые риски как для работодателей, так и для работников.

В числе потенциальных рисков для работодателя можно выделить следующие:

1. риск отказа работника при заключении дополнительного соглашения о дистанционной работе от такого условия (устранить этот риск позволит перевод работников без их согласия по правилам ст. 72.2 ТК РФ путем издания приказа о простое в связи с пандемией и приказа о переводе на дистанционную работу);
2. злоупотребления со стороны работника, связанные с недостаточным регулированием режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника (целесообразно прописать этот вопрос в дополнительном соглашении).

На дату 1 октября 2020 года мэр Москвы Сергей Собянин подписал указ об обязательном переводе 30% от общего числа сотрудников всех компаний на режим дистанционной работы. Кроме того, в обязательном порядке всех тех, кто старше 65 лет, также должны отправить домой и по возможности открыть больничные листы. Это обязательный для исполнения указ. Разрешено оставить на рабочих местах только тех работников, которые не могут его покинуть, так как без них функционирование невозможно. По мнению государственной власти, на рабочем месте должны находиться только те люди, чье присутствие критически важно.

Рассматриваемый Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, которые регулируют два основных вопроса:

• Дистанционная работа;
• Временный перевод сотрудника на такую работу по инициативе работодателя.

Рассмотрим основные положения данного закона.

Дистанционная работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:

• работодателя;
• его филиала, представительства;
• иного обособленного структурного подразделения
• стационарного рабочего места;
• территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Обязательное условие при дистанционной работе – использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для:

• выполнения трудовой функции;
• взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему можно предусматривать выполнение трудовой функции дистанционно на:

• постоянной основе – в течение срока действия трудового договора;
• временно – в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением срока, но не более 6 месяцев;
• периодически – чередование периодов выполнения трудовой функции дистанционно и непосредственно на рабочем месте.

Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения о дистанционной работе с 2021 года:

1. Их можно заключить путем обмена электронными документами. Порядок предусмотрен ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ.
2. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее 3-х рабочих дней со дня его получения обязан направить оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения на бумажном носителе.

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами остальные необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) можно предъявить в форме электронных документов.

С 2021 года статьей 312.5 ТК РФ установлена важное уточнение по оплате труда сотрудника на удаленном режиме работы: выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы.

Согласно новой ст. 312.6 ТК РФ, работодатель должен обеспечить дистанционного сотрудника необходимым:

• оборудованием;
• программно-техническими средствами;
• средствами защиты информации;
• иными средствами.

Дистанционный работник может использовать свои или арендованные девайсы и ПО. При этом работодатель:

• выплачивает ему компенсацию за их использование;
• возмещает расходы, связанные с их использованием.

С какими проблемами может столкнуться управленческий персонал при переходе на дистанционную работу? Это обеспечение безопасного доступа к ИТ-инфраструктуре, удаленный контроль работы и взаимодействие с сотрудниками.

Технические проблемы при переходе на "удаленку" тоже существуют. Например, увеличилось количество видеоконференций, из-за этого периодически возникают проблемы со связью и качеством звука. Многие сотрудники работают из дома на собственных девайсах – обслуживать эти устройства в удаленном формате сложнее, чем в офисе, когда программист может подойти к любому работнику и посмотреть, в чем проблема.

Как изменится рынок труда после пандемии, пока трудно прогнозировать. Многие организации уже сегодня готовятся ко второй волне распространения инфекции. То, что наш мир меняется, очевидно. Не готовы организации и сказать, сколько сотрудников они оставят на удаленной работе после отмены ограничений. Многим придется искать новую работу, а в плюсе окажутся ИТ-специалисты и похожие профессии, потому что именно их востребованность будет только возрастать. Умрут многие стартапы, которые были начаты до кризиса, потому что их место в новой реальности неочевидно. Зато появятся другие, которые предложат востребованные сейчас технологии и продукты.