Особенности построения организации внутреннего контроля в экономическом субъекте

Для современной ситуации экономики в стране и мире характерны такие тенденции как ускорение темпов развития технологий и производства, что влечет за собой сокращения сроков принятия решений. В подобных условиях и осуществляется управление современными организациями, в связи с чем часто принимаются запоздалые, а иногда неадекватные решения менеджмента. Повышенная конкуренция, а также стремление современных организаций к повышению рентабельности на фоне внедрения инноваций и роста производительных мощностей, повышается значимость грамотного и эффективного внутреннего контроля [1].

Вопросами исследования внутреннего контроля занимались отечественные и зарубежные авторы, среди которых можно назвать В.Д. Андреева, С.А. Бурдуковского, В.В. Бурцева, Е.Е. Выгонову, М.В. Кириченко, О.А. Кузнецову, А.Л. Михайловскую, О.Ю. Нетесову, Е.С. Никитину, Б.Н. Соколова, А.М. Старостину, Ч.Т. Хорнгрен, Н.В. Якушину и других.

Целью внутреннего контроля является обеспечение предупреждения или обнаружения отклонений от утвержденных правил и процедур, а также ошибок в учетных данных и бухгалтерской (финансовой) и другой отчетности. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению [2].

Контроль представляет собой функцию управления, обеспечивающую обратную связь между субъектом и объектом управления в целях принятия корректирующих управленческих решений, направленных на достижение поставленной цели [3]. Эффективность внутреннего контроля является фактором, определяющим эффективность функционирования хозяйствующих субъектов, которая, в свою очередь, обуславливает эффективность всего общественного производства. Осуществление внутреннего контроля, как управленческой функции, в современных условиях должно реализовываться на всех уровнях управления [4, с. 6].

Внутренний контроль предоставляет руководителям организаций достоверную информацию, характеризующую выполнение функциональных задач структурными подразделениями, эффективность использования активов, наличие возможностей и резервов снижения себестоимости продукции или услуг, направления и методы их реализации и т.д. [5, с. 15].

В настоящее время проблема эффективно функционирующей системы внутреннего контроля, несмотря на ее значимость и необходимость, остается, не в полной мере, изученной и осмысленной с научной позиции и в плане практической реализации в различных организациях. Поэтому важно понимать, что необходимо создавать не просто систему внутреннего контроля, которая помогала бы выявлять ошибки, но и такую систему, которая могла бы их своевременно устранять и минимизировать без значительного ущерба компании.

Организация внутреннего контроля осуществляется на основании решения ее руководства, на средства экономического субъекта. Зачастую информация внутрихозяйственного контроля используется управленческим персоналом. Объектами внутрихозяйственного контроля выступают все структурные подразделения и участки субъекта экономики. Внутрихозяйственным контролем охватывается вся производственная и финансово-экономическая деятельность организации в целом [6].

Объектом контроля обычно выступают либо циклы операций, либо участки учета, однако может быть подвергнут любой аспект деятельности экономического субъекта.

В рамках исследования был применен один из значимых приемов контроля за сохранностью материально-производственных запасов – инвентаризация, позволяющая осуществлять контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, проверять его достоверность и сохранность запасов.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, – это приказ генерального директора экономического субъекта о его проведении, которым утверждается инвентаризационная комиссия. Существующая унифицированная форма приказа – № ИНВ-22 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должно быть указано следующее:

1) состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии;

2) объем инвентаризуемого имущества и обязательств;

3) сроки проведения инвентаризации;

4) дата представления документов, оформленных по результатам проведенной инвентаризации, в бухгалтерию.

Первоначально по результатам анализа о состоянии системы бухучета и внутреннего контроля в экономическом субъекте могут быть выявлены следующие недостатки в существующей системе учета:

1) отсутствие в организации четкой системы внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни по учету товаров;

2) отсутствие графика документооборота;

3) нерегулярность проведения инвентаризаций.

Отсутствие названных моментов говорит о достаточно слабой системе внутреннего контроля, что создает значительный риск возникновения и несвоевременного обнаружения ошибок и злоупотреблений, которые могут существенно повлиять на достоверность финансовой отчетности.

В связи с тем, в процессе создания общей контрольной среды в организации происходит формирование основы внутреннего контроля, необходимо изначально сформировать правильное отношение к ней. Соответственно, следует сформулировать ключевые компетенции, права и обязанности сотрудников, а также установить порядок делегирования полномочий в организации. На следующем этапе существует необходимость разработки правил и контрольных процедур, связанные с достижением целей деятельности организации, провести анализ внутренних и внешних рисков, определить мероприятия по их снижению. На данных этапах целесообразно провести анализ связанных с обработкой информации процессов, а также политики разделения полномочий сотрудников, целесообразности применения средств физического контроля и т.д. Дальнейшее поддержание системы внутреннего контроля требует осуществления ее мониторинга на должном уровне. Нижеперечисленные действия представляют собой процесс оценки качества внутреннего контроля, то есть содержания разработанных процедур и эффективности их практического применения. В качестве дополнительной меры может быть предусмотрено использование внешней информации, например такой, как анализ претензий клиентов.

Обеспечение эффективности системы внутреннего контроля подразумевает тестирование контрольных процедур и оценку их качества.

В связи с низкой оценкой системы внутреннего контроля организации следует использовать меры, направленные на усовершенствование этого направления:

1) организовать систему внутреннего аудита в виде постоянно действующей ревизионной комиссии, ответственность возложить на председателя ревизионной комиссии;

2) ввести график документооборота;

3) проводить внезапные инвентаризации имущества и денежных расчетов, с целью совершенствования контроля за сохранностью и движением материальных ценностей.

Для устранения всех нарушений в организации можно порекомендовать разработать средства контроля, направленные на исключение возможных рисков.

1. Контроль обработки данных. Средства контроля обработки данных для составления бухгалтерской, управленческой, налоговой отчетности экономического субъекта должны обеспечить формирование достоверной отчетности.

2. Контроль системы защиты. Иногда его называют контроль доступа к активам. Системой внутреннего контроля в данном случае является система складского учета, которая должна предусматривать определенный порядок хранения, расположения, маркировки, порядок ограничения доступа в каждое складское помещение. Кроме того, должен быть определен круг лиц, имеющих доступ к наличности в кассе, а также порядок обращения с наличностью.

3. Независимый контроль (проверяющие не зависят от проверяемых). Само существование службы внутреннего контроля в организации – это уже есть средство независимого контроля.

Необходимо учитывать, что при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее результаты должны подтверждать достоверность каждой из статей бухгалтерского баланса.

Результаты проведенных исследований показывают, что чаще всего в организациях отсутствует график документооборота, что само по себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к различным нарушениям, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия.

График документооборота можно представить в виде схемы, предназначенной для описания движения первичных документов организации, начиная с момента их создания до момента сдачи документов на хранение. График документооборота применительно к каждому отдельному документу и включает следующие разделы:

1) порядок создания документа: ответственные за выписку, оформление и исполнение; количество экземпляров; срок исполнения;

2) порядок проверки документа: порядок и срок представления; кто представляет на проверку; ответственный за проверку;

3) порядок обработки документа: срок исполнения; исполнитель;

4) порядок передачи документа в архив: срок передачи; исполнитель.

В целях совершенствования внутреннего контроля также необходимо разработать Карту внутреннего финансового контроля. Она должна содержать наименование объекта проверки, инициалы руководителя проверяемого объекта, периодичность контроля, инициалы должностных лиц, осуществляющих контрольные действия, а также иные необходимые данные.

При разработке Карты внутреннего финансового контроля необходимо учесть следующее:

1) актуальность проверок и их периодичность;

2) уровень обеспеченности ресурсами (трудовыми, техническими, материальными и финансовыми);

3) равномерность распределения нагрузки контролеров.

На основании Информации Минфина России N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» также рекомендуется разработать и принять схему распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля в экономическом субъекте [6]:

Таблица

Схема распределения полномочий и функций по организации и осуществлению внутреннего контроля

Дополнительный контроль за осуществлением элементов учетной политики в организации повлечет сокращение или полное отсутствие в дальнейшем нарушений в бухгалтерском учете. Организация системы внутреннего контроля должна обеспечить сохранность активов, предотвращение и обнаружение фактов мошенничества и ошибок, точность и полноту бухгалтерских записей, и своевременную подготовку достоверной финансовой информации. Графики документооборота помогут избежать ошибок, связанных с отсутствием графиков (утеря документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами).

Таким образом, можно прийти к выводу, что внутренний контроль является важнейшей частью современной системы управления, которая позволяет достичь целей, поставленных владельцами компаний, с минимальными издержками. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов определяется во многом грамотным организованным контролем, поскольку он призван не только выявить нарушения и недостатки, но и их предупредить, а также обеспечить их своевременное устранение.

То, как именно будет организован внутренний контроль, определяет сам хозяйствующий субъект (к примеру, путем создания подразделения внутреннего контроля, ревизионного отдела, внутреннего аудита либо заключения договора со сторонней компанией). Основным принципом должен являться принцип, что все должны следовать разумности и сравнивать трудозатраты при проведении контроля с полученным итогом. При планировании системы внутреннего контроля необходимо применять наиболее эффективные подходы, учитывающие масштабы организации, и быть направленным к тому, чтобы с минимальными издержками (на консультантов, штатных работников, аутсорсинг и применяемые программы) проводить достаточный и необходимый внутренний контроль. Эффективная структура внутреннего контроля не представляется возможной без разумного разграничения полномочий и разделения несовместимых функций, например, таких как: разрешение на проведение операций с активами; непосредственный доступ к активам; отражение хозяйственных операций в бухучете и непосредственное осуществление хозяйственных операций.