Трудовая книжка – важнейший элемент осуществления трудовой деятельности

Важнейшим периодом в преобразовании российского государства является принятие в июле 1918 году Конституции РСФСР, в 5 главе которой закреплено, что труд – это обязанность всех граждан. Данным положением была введена всеобщая трудовая повинность и воздвигнут лозунг "Не трудящийся, да не есть" [1]. Уже в октябре 1918 года был принят Декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР "О трудовых книжках для нетрудящихся", на тот момент, трудовая книжка заменила удостоверение личности для класса нетрудящихся, который считался классовым врагом пролетариата.

Более современный образ трудовая книжка стала приобретать с января 1939 года. На основании Постановления Совета Народных Комиссаров от 20 декабря 1938 г. для всех рабочих и служащих были введены трудовые книжки единого образца [2]. Целью данного преобразования стало закрепление работника на одном рабочем места, а некоторых смыслах и психологическое давление.

Именно с 1939 года и до настоящего времени трудовая книжка является основным документом, который, подтверждает трудовой страж работника, свидетельствует о трудовых отношениях и служит документом кадрового учета. М.Г. Дилягиным даже было высказано мнение что, трудовая книжка выступает в качестве рекомендательно письма. Ответственность по ведению трудовых книжек возложена на всех работодателей, а также организации и индивидуальных предпринимателей, исключением, согласно Трудовому кодексу (далее – ТК РФ) являются работодатели физические лица, не зарегистрированные как индивидуальные предприниматели.

Трудовая книжка должна быть оформлена для каждого работника, который осуществляет трудовую деятельность более 5 дней, и данная работа является его основной. По желанию работника основной работодатель может вносить в трудовую книжку информацию о работе по совместительству, на основании документа, который подтверждает такую работу [3]. Трудовая книжка подлежит постоянному изменению и дополнению, в нее вносится основная информация: о работнике, о выполняемой им работе, смене должности, о поощрениях и увольнениях. Но не заносится информация о взыскании штрафов, выговорах и предупреждениях, исключением являются случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С течением времени как известно, технологический прогресс не стоит на месте. Привычные всем бумажные трудовые книжки становятся не совсем удобными: во-первых, с течением времени они могут изнашиваться и приходить в негодность, во-вторых, все чаще работники осуществляют свою трудовую деятельности удаленно, работая на различных информационных площадках всего мира, криптовалюта становится эквивалентом заработной платы и вводится электронный документооборот. Поэтому законодателю важно предпринять меры, для того, чтобы сделать трудовую деятельность работника наиболее удобной.

При переходе на электронные трудовые книжки, работодатель обязан внести соответствующие изменения в свои локальные нормативные акты — это предусмотрено ФЗ от 16.12.2019 № 439. [4] Подлежат изменений такие документы как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, локальный нормативный акт, который регламентирует введение и хранение трудовых книжек, трудовые договоры. Так же в отдельных случаях для внесения изменений в локальный акт должно учитываться мнение представительного органа работников (профсоюза). ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ [5].

Полный переход на электронные трудовые книжки должен перейти по мнению государственных чиновников в 2021 году. Важно отметить, что работники оставляют за собой право сохранения бумажной трудовой книжки. Для этого до 1 января 2021 года работнику нужно подать соответствующее заявление. Если работник согласен на ведение электронной трудовой книжки, то бумажный вариант выдается ему на руки, и работодатель более не отвечает за ее ведение и хранение. Исключением являются лица, которые будут впервые поступать на работу после 31 декабря 2020 года, для них бумажные "книжки" выдаваться не будут, а сведения о трудовой деятельности сразу будут формироваться в электронной форме, согласно ст. 66.1 ТК РФ.

С февраля 2020 года работодатели уже предоставляют в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности - по форме СЗВ- ТД. Данный отчет содержит основные сведения о трудовой деятельности работника: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также информацию о приеме заявлений по выбору формата трудовой книжки. Сведения передаются вместе с ФИО и СНИЛС не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступили подобные события.

Электронная трудовая книжка – для большинства работников и работодателей является не привычным документом, поэтому важно сделать переход на подобный формат "плавно", чтобы минимизировать возможные риски, дать работникам свободно выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой, а работодателем правильно подготовиться к изменениям.

На основе всего вышеизложенного авторы сформировали положения, которые отражают достоинства и недостатки электронной трудовой книжки.

Достоинства электронной трудовой книжки для работника:

• Работник сможет в любое время просмотреть информацию о своей трудовой деятельности в приложении смартфона. Так же быстро получить любую интересующую информацию через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда России или через портал "Госуслуги". В бумажном виде работник может получить информацию – у работодателя по последнему месту работы, или направив в территориальные органы ПФР и МФЦ заявку.
• После окончания своей трудовой деятельности работник сможет без дополнительных документов, а лишь через данные лицевого счета оформить себе пенсию.
• Появится возможность дистанционного трудоустройства. При увольнении работник сможет забирать сведения в бумажном или электронном виде и предоставлять их при повторном трудоустройстве.
• По данным электронной трудовой книжки работник сможет пользоваться некоторым гоуслугами, а также проверять отчисление работодателем страховых взносов с его заработной платы.
• Так же сократится численность судебных разбирательств по поводу того, что работодатель не передал трудовую книжку при увольнении. 

К достоинствам введения электронных трудовых книжек для работодателя можно отнести:

• Значительное уменьшение затрат на ведение и хранение бумажных трудовых книжек, а также полная ликвидация риска потери трудовой книжки сотрудника.
• Электронная трудовая книжка позволит более быстро и удобно обрабатывать данные. Так же позволит минимизировать риски внесения каких-либо неточностей и ошибок о трудовой деятельности работника.
• Электронная трудовая книжка поможет избавиться от штрафов за неправильное ведение трудовой книжки.
• Так же после введения электронных трудовых книжек повысится уровень защиты персональной информации о сотрудниках.

Недостатки электронных трудовых книжек:

При введении электронных трудовых книжек увеличился риск взлома электронной системы и утер информации, а также в следствии компьютерного сбоя безвозвратного ее удаления.

Увеличение затрат на разработку или покупку новых программ кадрового учета.

У работников старшего поколения появляется страх утери бумажных трудовых книжек, а в связи с тем, что пользоваться электронной системой могут не все бумажный экземпляр для них, является привычнее и безопаснее.

Возникновение ошибок в переносе информационных данных работодателем в Пенсионный Фонд России

Возникновение сложностей с внесением сведений о представлении работника к награждению, так как в электронную книжку они не вносятся, такую информацию нужно будет запрашивать у самого работника.