Электронный документооборот – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО. Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ – это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде [2].
Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства [3].
Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» [1].
Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам [3].
Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.
Система «Электронный документ» – система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные – это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Система «Электронный документ» умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС [1].
На сегодняшний день на рынке Италии существует две системы, позволяющая осуществить электронной документооборот между какой-либо фирмой и налоговой службой. Эти системы разработаны двумя крупными компаниями интеграторами «Edicom Group» и INPOSIA. Рассмотрим данные системы подробнее.
Фирма «Edicom Group» представляет свое собственное решение «EDICOM Global e-Invoicing». Рассмотрим данную систему подробнее. «EDICOM Global e-Invoicing» – это платформа, состоящая из 4 модулей: модуль интеграции, модуль проверки и соблюдения правовых норм, коммуникационный модуль и модуль управления [2].
Модуль интеграции – этот модуль занимается установлением соединений с внутренней системой управления для интеграции выставления и получения счетов. Данный модуль обеспечивает преобразование структур данных в соответствии с необходимыми стандартами, внедрение установленных систем цифровой подписи или управления процедурами декларирования в соответствии с положениями действующего законодательства. Взаимодействие данного модуля с внутренней системой управления осуществляется по средствам обмена файлами формата «*.csv» либо же прямым подключением к базе данных с помощью COM соединения, но с учетом что внутренняя система управления является продуктом «Edicom Group».
Модуль проверки и соблюдения правовых норм – на данном этапе выставленные счет-фактуры анализируются и синтаксически проверяются на предмет соответствия всем необходимым техническим спецификациям. Модуль выполняет семантическую оценку, направленную на обеспечение того, чтобы информация, содержащаяся в каждом документе, соответствовала определенным руководящим принципам, чтобы согласовать требования различных деловых партнеров [2]. То есть на данном этапе осуществляется проверка валидности файла. Также следует отметить, что это один из ключевых элементов платформы электронного выставления счетов EDICOM. Его функция заключается в интеграции технических и юридических спецификаций, установленных каждой цифровой системой выставления счетов в различных странах. Это модуль, который взаимодействует с «интегратором» платформы, постоянно указывая тип управления, которое должно выполняться над данными каждого счета, чтобы они всегда оставались согласованными и соответствующими действующим законам [2].
Коммуникационный модуль - на этом этапе электронный счет готов к отправке в налоговый орган. Коммуникационный модуль идентифицирует получателя электронного документа и отправляет его автоматически, направляя через протокол связи, согласованный с получателем, данный модуль позволяет отправителю в любое время узнать, где находится его сообщение [3].
Модуль управления – этот модуль настраивает доступную в Интернете среду, из которой можно полностью управлять и контролировать платформу.
Вторая фирма INPOSIA представляет решение для автоматизации данного бизнес-процесса с помощью системы «INPOSIA e-invoicing».
Данной системой на сегодняшний день пользуются многие крупные компании:
- Датская компания, основанная в 1941 году Виллумом Канном Расмуссеном, занимающаяся производством строительных материалов в основном мансардных окон.
- Голландская независимая многонациональная компания, которая хранит и обрабатывает продукты, от химикатов, нефти, газа и СПГ до биотоплива и растительных масел.
- Группа компаний, использующих бренд «Toyota».
Преимущество данной системы заключается в том, что она может быть использована на территории более чем 60 стран, так как регламенты отправки счет-фактур в данной системе соответствуют юридическим и налоговым требованиям обмена. Также в данной системе есть возможность использования цифровой электронной подписи [3].
