Особенности электронного документооборота (ЭДО) в Италии
научный журнал «Актуальные исследования» #24 (51), июнь '21

Особенности электронного документооборота (ЭДО) в Италии

В статье авторы раскрывают теоретические основы электронного документооборота.

Аннотация статьи
электронная подпись
электронный документооборот
электронный документ
Ключевые слова

Электронный документооборот – это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО. Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ – это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде [2].

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства [3].

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» [1].

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам [3].

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Система «Электронный документ» – система обмена электронными документами. С ее помощью вы сможете добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит ваши счета-фактуры, акты и накладные – это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы. Система «Электронный документ» умеет работать с любыми форматами электронных документов, в том числе с утвержденными ФНС [1].

На сегодняшний день на рынке Италии существует две системы, позволяющая осуществить электронной документооборот между какой-либо фирмой и налоговой службой. Эти системы разработаны двумя крупными компаниями интеграторами «Edicom Group» и INPOSIA. Рассмотрим данные системы подробнее.

Фирма «Edicom Group» представляет свое собственное решение «EDICOM Global e-Invoicing». Рассмотрим данную систему подробнее. «EDICOM Global e-Invoicing» – это платформа, состоящая из 4 модулей: модуль интеграции, модуль проверки и соблюдения правовых норм, коммуникационный модуль и модуль управления [2].

Модуль интеграции – этот модуль занимается установлением соединений с внутренней системой управления для интеграции выставления и получения счетов. Данный модуль обеспечивает преобразование структур данных в соответствии с необходимыми стандартами, внедрение установленных систем цифровой подписи или управления процедурами декларирования в соответствии с положениями действующего законодательства. Взаимодействие данного модуля с внутренней системой управления осуществляется по средствам обмена файлами формата «*.csv» либо же прямым подключением к базе данных с помощью COM соединения, но с учетом что внутренняя система управления является продуктом «Edicom Group».

Модуль проверки и соблюдения правовых норм – на данном этапе выставленные счет-фактуры анализируются и синтаксически проверяются на предмет соответствия всем необходимым техническим спецификациям. Модуль выполняет семантическую оценку, направленную на обеспечение того, чтобы информация, содержащаяся в каждом документе, соответствовала определенным руководящим принципам, чтобы согласовать требования различных деловых партнеров [2]. То есть на данном этапе осуществляется проверка валидности файла. Также следует отметить, что это один из ключевых элементов платформы электронного выставления счетов EDICOM. Его функция заключается в интеграции технических и юридических спецификаций, установленных каждой цифровой системой выставления счетов в различных странах. Это модуль, который взаимодействует с «интегратором» платформы, постоянно указывая тип управления, которое должно выполняться над данными каждого счета, чтобы они всегда оставались согласованными и соответствующими действующим законам [2].

Коммуникационный модуль - на этом этапе электронный счет готов к отправке в налоговый орган. Коммуникационный модуль идентифицирует получателя электронного документа и отправляет его автоматически, направляя через протокол связи, согласованный с получателем, данный модуль позволяет отправителю в любое время узнать, где находится его сообщение [3].

Модуль управления – этот модуль настраивает доступную в Интернете среду, из которой можно полностью управлять и контролировать платформу.

Вторая фирма INPOSIA представляет решение для автоматизации данного бизнес-процесса с помощью системы «INPOSIA e-invoicing».

Данной системой на сегодняшний день пользуются многие крупные компании:

  1. Датская компания, основанная в 1941 году Виллумом Канном Расмуссеном, занимающаяся производством строительных материалов в основном мансардных окон.
  2. Голландская независимая многонациональная компания, которая хранит и обрабатывает продукты, от химикатов, нефти, газа и СПГ до биотоплива и растительных масел.
  3. Группа компаний, использующих бренд «Toyota».

Преимущество данной системы заключается в том, что она может быть использована на территории более чем 60 стран, так как регламенты отправки счет-фактур в данной системе соответствуют юридическим и налоговым требованиям обмена. Также в данной системе есть возможность использования цифровой электронной подписи [3].

Текст статьи
  1. Касьянова Г.Ю. Документооборот. Основные средства, АБАК, 2019 год, 256 с.
  2. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2019 год, 224 с.
  3. Баласанян В.Г. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. - 2015. №1.
Список литературы
Ведется прием статей
Прием материалов
c 24 июля по 30 июля
Осталось 2 дня до окончания
Публикация электронной версии статьи происходит сразу после оплаты
Справка о публикации
сразу после оплаты
Размещение электронной версии журнала
03 августа
Загрузка в eLibrary
03 августа
Рассылка печатных экземпляров
11 августа