Электронный документооборот – это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде. В электронном документообороте заложена концепция «безбумажного делопроизводства», когда вся документация содержится в электронном виде, а собственноручные подписи заменяются на электронные цифровые подписи.
Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [1].
СЭД – позволяет управлять документооборотом компании: создание документов (договора, приказы, поручения, распоряжения, письма, инструкции, регламенты и пр.), предоставление доступа на чтение и редактирование документа определенным группам пользователей (управление правами доступа), согласование, подписание, визирование, передача ответственным на исполнение, отправка и получение корреспонденций (писем), архивирование и хранение. СЭД используются для решения прикладных задач, где важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, автоматизация работы сервисной службы, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и пр.
Как правило, система используется всеми сотрудники компании (иногда за исключением определенных отделов, которые никак не связаны с документацией и не являются ее исполнителями), имея одновременный доступ к функционалу системы.
На данный момент СК Согласие использует в качестве системы электронного документооборота DocsVision версии 4.5. Также внедрена система 1С: Документооборот для подразделений, ведущих кадровый учет и занимающихся безопасностью. Бухгалтерия использует 1С: Бухгалтерия.
Данные системы не несут единой целостности документооборота, требуют высоких затрат на интеграцию и поддержание актуальности информации. Усложнен поиск документации, а автоматизация бизнес-процессов без дублирования функционала в разных системах невозможна.
Рассмотрим подробнее, как устроены процессы документооборота с точки зрения функционала Департамента документационного обеспечения страховой компании «Согласие».
Регистрация входящей бумажной корреспонденции начинается с поступления документов на физическом носителе в компанию. Все документы, поступившие в компанию в конвертах, вскрываются и раскладываются по нескольким категориям, согласно теме и содержанию поступившей корреспонденции. В дальнейшем документы регистрируются в системе электронного документооборота DocsVision (далее DV), заполняется карточка документа с основными данными по документу.
Далее по процессу зарегистрированные документы передаются сотрудникам, отвечающим за сканирование документов, они производят сканирование документов и размещают их в соответствующие карточки документов в DV или на внутреннем дисковом пространстве компании. После чего документы консолидируются по структурному подразделению получателя и готовятся к передаче в оригинале. Описанный процесс показан на рис 1.
Рис. 1. Процесс работы с входящей корреспонденцией
Регистрация исходящих из компании документов начинается в структурных подразделениях, которые составляют текст документа и оформляют его в соответствии с внутренними регламентами компании, документ согласовывается и подписывается исполнителем у руководителей компании участвующих в работе над документом и в подписанном виде передается в Департамент документационного обеспечения на регистрацию. Сотрудники департамента создают карточку документа в системе DV, заполняя основные поля и прикладывая скан документа в карточку. Далее документ возвращается исполнителю или передаются на отправку согласно действующим процессам в компании. Процесс работы с исходящей корреспонденцией изображен на рис. 2.
Процесс документооборота в СК Согласие назвать эффективным нельзя. Отсутствует целостность документооборота (для работы с документами используется несколько систем) в связи с чем автоматизация бизнес-процессов вынуждает дублировать функционал в разных системах. От компании требуются высокие затрат на интеграцию систем и поддержание актуальности информации, усложнен поиск документации. Усложнен процесс управления и контроля, так как из-за отсутствия целостности отсутствует и прозрачность бизнес-процессов и необходимо тратить дополнительные ресурсы на подготовку отчетности для понимания текущей ситуации. Действующее программное обеспечение устарело морально и функционально. Отсутствие поддержки системы и обновления версий отнимает много ресурсов на ведение документооборота, в связи с чем в компании увеличена нагрузка на фонд оплаты труда.
Рис. 2. Процесс работы с исходящей корреспонденцией
Внедрение системы документооборота ELMA ECM+ с последующей настройкой автоматизации бизнес-процессов с учетом специфики компании позволит повысить эффективность работы СК «Согласие» за счет:
- выстраивания единой четкой типизации документов и настройки маршрутов для каждого типа документа (стандартными средствами ELMA создаются карточки документов и прорисовываются бизнес-процессы работы с каждым типом документа).
- создания единой базы данных (для каждого документа создается своя карточка в соответствии с типом, в которой может храниться несколько версий данного документа, а также хранится история работы с данным документом; поиск документации упрощается за счет использования стандартных функции поиска в системе ELMA, в том числе полнотекстового поиска).
- повышения прозрачности бизнес-процессов и дополнительного контроля со стороны системы (для каждого документа и каждого бизнес-процесса фиксируется история, система формирует уведомления по различным событиям, в том числе по нарушению сроков исполнения задач; сразу видно на каком этапе и из-за чего остановился процесс; система предоставляет возможность получения различной «типовой» отчётности по процессам документооборота, при необходимости есть возможность настройки отчетов стандартными средствами ELMA в соответствии со спецификой потребностей компании).
- повышения качества информационной безопасности (разграничение прав доступа на действия в системе, использование электронных цифровых подписей и других цифровых аналогов защиты электронной документации).
Рассмотрим, как изменятся бизнес-процессы СК Согласия при внедрении ELMA ECM+:
1. Регистрация входящей корреспонденции (рис. 3). Деление бизнес-процесса на несколько в зависимости от источника корреспонденции не имеет смысла, так как и электронные и бумажные письма проходят один и тот же маршрут.
Рис. 3. Бизнес-процесс «Регистрация входящей корреспонденции»
Инициатор (получатель письма или ответственный за разбор писем сотрудник компании) заводит письмо в систему, заполняет реквизиты и отправляет документ на регистрацию сотруднику департамента документационного обеспечения. В случае получения электронного письма заведение письма в систему может быть выполнено самой системой ELMA.
При регистрации входящего письма сотрудник департамента документационного обеспечения указывает ответственного за задачу «вынесение резолюции», которому после завершения процесса регистрации системой будет поставлен задача и отправлено уведомление.
В соответствии с настроенным процессом впоследствии система формирует задачи на остальных ответственных сотрудников. Также ELMA отслеживает сроки исполнения поставленных задач и уведомляет о нарушении сроков исполнителя, руководителя исполнителя, инициатора или сотрудника департамента документационного обеспечения.
2. Регистрация исходящей корреспонденции (рис. 4).
Рис. 4. Бизнес-процесс «Регистрация исходящей корреспонденции»
Инициатор формирует исходящее письмо в системе электронного документооборота, заполняя необходимые параметры и прикрепляя в карточку электронную версию документа.
В соответствии с организационной структурой компании система автоматически определяет руководителя сотрудника, формирующего документ и формирует на него задачу и уведомление. Остальных участников процесса (подписывающий и дополнительные согласующие) указываются инициатором вручную.
Подготовленное письмо отправляется по маршруту согласования. При необходимости согласующие могут вернуть документ инициатору на корректировку. Обновленная версия будет отправлена на повторное согласование.
Утвержденный документ поступает сотруднику департамента документационного обеспечения для регистрации и отправки адресату.
Исходя из рассмотренных бизнес-процессов видно, что система ELMA позволит закрыть не только задачи документооборота департамента документационного обеспечения, но и позволит автоматизировать типовые процессы кадрового отдела и бухгалтерии. В связи с этим можно отказаться от систем DocsVision и 1С:Документооборот.
Часть функционала бухгалтерии, может быть перенесена в систему ELMA, однако есть функционал системы 1С:Бухгалтерия, который не пересекается с процессами документооборота и данными в ELMA, а также не входит в качестве компонентов в систему ELMA. Соответственно в качестве системы документооборота в СК Согласие целесообразно использовать ELMA, а функции бухгалтерии оставить в системе 1С:Бухгалтерия (дублирования функционала не возникнет, так как системы выполняют разные роли и используют разные данные).
Автоматизированное переключение задач от исполнителя к исполнителю в соответствии с этапами бизнес-процесса и различные уведомления по событиям позволяют избавить сотрудников от выполнения избыточных действий, необходимости уточнять и перепроверять факт исполнения задач. В итоге общее затрачиваемое время на работу сокращается, а эффективность его использования повышается.
.png&w=640&q=75)
