Роль ERP-системы в бизнес-процессах

Развитие и распространение компьютерной обработки информации привели к возникновению в середине ХХ века потребностей в технологиях, позволяющих машинам осуществлять распознавание в обрабатываемой ими информации. Разработка методов машинного распознавания позволяет расширить круг выполняемых компьютерами задач и сделать машинную переработку информации более интеллектуальной.

В современном мире сложно представить компании, организации и предприятия без развитой информационной системы, благодаря которой можно автоматизировать сбор и обработку большого объема данных. Как правило для хранения и работы с данными, содержащим определенные сведения о некоторой предметной области, создается база данных.

База данных (БД) – именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Под предметной областью принято понимать некоторую область человеческой деятельности или область реального мира, подлежащих изучению для организации управления и автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Одно из основных свойств БД – независимость данных от программы, использующих эти данные. Работа с базой данных требует решения различных задач, основные из них следующие:

• создание базы;
• запись данных в базу;
• корректировка данных;
• выборка данных из базы по запросам пользователя.

Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных.

Основополагающими понятиями в концепции баз данных являются обобщенные категории «данные» и «модель данных».

Понятие «данные» в концепции баз данных – это набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. Данные не обладают определенной структурой, данные становятся информацией тогда, когда пользователь задает им определенную структуру, то есть осознает их смысловое содержание. Поэтому центральным понятием в области баз данных является понятие модели.

Если мы говорим о современном виде использования базы данных – то тут следует отметить, что в мире технологий появились различные ERP-системы – это своего рода программное обеспечение, которое внедряется в структуру крупной организации и позволяет структурировать, использовать и хранить необходимую информацию.

ERP – планирование ресурсов предприятия (англ. Enterprise Resource Planning).

ERP-система – это корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации основных бизнес-процессов компании, учета и управления (планирование, контроль и анализ) ресурсами [1, с. 3].

Любое программное обеспечение содержит язык программирования, в данном случае – это декларативный язык программирования SQL. Он позволяет создавать, работать и поддерживать ERP-систему.

Основным назначением ERP-системы является то, что она позволяет достичь конкурентных преимуществ за счет оптимизации бизнес-процессов предприятия и снижения издержек [2, с. 16].

Рассмотрим на конкретном примере, в любой крупной компании есть отдел управления персоналом. В данной структуре хранятся все персональные данные сотрудников организации. Каждый день hr-admin работает с данным «инструментом» – оформляет отпуск, перевод, увольнение и т.д.

Безусловно, на скорость обработки задачи влияет такой показатель – как поиск необходимых данных работника. Для этого и были придуманы автоматизированные базы данных, как раз ERP-системы, могут предоставить такую функцию которые помогают оптимизировать и автоматизировать многие бизнес-задачи, при работе с большим объемом информации.

ERP – это, в первую очередь, информационная система, благодаря которой можно хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.

Рынок ERP систем растет из года в год, причем как в денежном выражении, так и в количестве автоматизированных рабочих мест. Об этом говорят многочисленные исследования рынка. Основные преимущества, которые может дать интегрированная в корпорации ERP-система:

• Более глубокое и системное понимание процессов, осуществляющихся в компании и сокращение времени выполнения каких-либо изменений. Благодаря консолидации всех основных данных в единой системе, открывается возможность оперативного формирования управленческой отчетности по всем направлениям деятельности компании в режиме реального времени;
• Одним из преимуществ консолидации операций и данных в одной системе является обеспечение сопоставимости данных, исключения дублирования и формирование единообразного видения происходящих процессов по всем направлениям бизнеса;
• Актуальные ERP-системы состоят из встроенных инструментов прогнозирования, которые мы можем применить для принятия обоснованных решений о дальнейших шагах по развитию бизнеса;
• Уменьшение издержек за счет интеграции единых сквозных бизнес-процессов, автоматизации рутинных задач, исключение избыточных операций, а также оптимизацию процедур обучения и адаптации новых пользователей:
• Благодаря единообразному IT-ландшафту ERP-система позволяет повысить безопасность при хранении информации, оптимизировать задачи ограничения доступа и тем самым увеличить уровень информационной безопасности.

Но любая оптимизация бизнес-процессов, влечет за собой финансовые издержки. Поэтому прежде, чем внедрять систему в корпорацию, следует детально ознакомиться какие конкретно задачи и процессы будет покрывать выбранное программное обеспечение, насколько это сократит время и ресурсы, которые затрачиваются на обработку, хранение и работу с данными. После чего будет понятно на сколько ERP-система будет окупаема для компании. Далее я хотела бы выделить несколько тезисов, которые можно отнести к минусам внедрения, это:

• Высокая стоимость.

До сих пор традиционная схема интеграции в бизнес ERP-системы, подразумевает большие первоначальные затраты при внедрении. Как правило деньги нужно потратить еще до того, как система начнет приносить прибыль компании.

• Высокие риски внедрения.

Существует большое количество сложностей при внедрении, здесь и тяжелое наследие в виде особенностей работы старого программного обеспечения, которые надо учесть при переходе, и сопротивление персонала изменениям, и отсутствие квалифицированных специалистов внутри компании, способных организовать процесс перехода и последующего администрирования системы, и многое другое. На сегодняшний день задачи внедрения ERP-систем в крупных компаниях являются одними из самых рискованных для бизнеса.

• Недостаточная универсальность ERP-решений.

Несмотря на то, что ведущие производители пытаются сделать свои решения максимально гибкими и подходящими под любые требования бизнеса, тем не менее, реальность далека от теории. На рынке может просто отсутствовать полностью подходящее решение, поэтому зачастую происходит адаптация продукта под конкретную организацию, что значительно увеличивает стоимость проекта.

ERP-системы способны внести свой вклад в работу крупной организации не только с точки зрения экономической выгоды, но и с точки зрения структуризации работы и процессов, и с точки зрения экономии человеко-ресурсов.

На сегодняшний день подобных систем достаточно много. В процессе анализа я определила основные характеристики и функционал. Рассмотрела внутреннюю архитектуру.

В России ERP используются достаточно часто для решения множества бизнес-процессов. Из минусов системы можно подчеркнуть экономическую составляющую, т.е. прежде чем вводить в эксплуатацию – нужно определить рентабельность внедряемого продукта. Такие системы достаточно затратны в своем обслуживании.