Современные образовательные программы высшей технической школы предполагают формирование у обучающихся такой компетенции как способность к коммуникации в устной и письменной формах на русском и иностранном языках для решения задач межличностного, межкультурного и профессионального взаимодействия.
Владение навыками коммуникации в устной и письменной формах для осуществления профессиональной деятельности, несомненно, включает в себя и умение представлять полученную информацию, результаты выполненной работы и т.п. в виде презентаций в том числе и на иностранном языке.
В современном мире как профессиональной, так и учебной деятельности важно не затеряться в колоссальном потоке исходящей информации и суметь ярко заявить о себе, привлечь внимание к результатам работы, заинтересовать аудиторию новыми идеями и перспективами их развития.
К сожалению, опыт работы со студентами технического ВУЗа показывает, что студентам часто не хватает понимания того, как грамотно структурировать имеющуюся у них информацию, как правильно распределить ее по слайдам и, наконец, как выступить с подготовленной презентацией перед аудиторией.
Подобное выступление требует от студентов целого набора навыков и умений. Одни навыки, такие как работа с компьютерными программами для создания презентаций типа PowerPoint, не представляют сложности для студентов технического ВУЗа. Другие же, такие как структурирование текста, выделение в нем ключевой информации, знание языковых аспектов и особенностей лексико-грамматического строя английского языка (как и любого другого иностранного языка) представляют определенную сложность для студентов технических специальностей, зачастую не имеющих развитых навыков работы с текстом.
Поскольку презентация в современном деловом и научном мирах является одной из самых распространенных форм представления информации, важно научить студентов системному поэтапному подходу в подготовке к выступлению с презентацией на английском языке (впрочем, большая часть данных ниже рекомендаций в равной степени относится к созданию презентаций как на любом другом иностранном, так и на русском языке).
Прежде всего студентам необходимо пояснить, что презентация – это совокупность равновеликих элементов единого целого: содержание-форма-представление. И только тщательная работа по подготовке всех трех составляющих дает в конечном итоге успешную презентацию. Следовательно, обучая студентов особенностям подготовки презентаций, следует четко выделить три последовательных шага в этой работе. Первый шаг – работа над содержанием презентации, второй шаг – работа над формой и третий шаг – работа над выступлением.
Чем четче будут обозначены этапы работы, тем качественнее будет конечный результат. Практический опыт показывает, что многие студенты нуждаются в помощи, не зная с чего начать работу. Поэтому стоит проговорить с ними всю последовательность действий с тем, чтобы избежать распространенных ошибок.
Итак, необходимо объяснить, что не стоит браться за создание слайдов, не проработав содержание презентации. Для этого необходимо определить тему презентации и собрать необходимую информацию. Организовав собранный материал в логическом порядке, нужно написать текст, структурировать его, разделив на абзацы. Русскоязычные студенты склонны писать тексты с малым количеством абзацев, что мешает дальнейшей трансформации текста в слайд. Поэтому необходимо обратить внимание на величину абзацев, в которых не должно быть включено больше трех идей. Также стоит подчеркнуть важность задающего тон начала и суммирующего основные идеи окончания текста.
Следующим шагом будет объединение нескольких абзацев под одним подзаголовком или, при необходимости, оглавление каждого абзаца. На этом этапе нужно порекомендовать еще раз посмотреть на логичность повествования и, если необходимо, изменить порядок изложения.
Далее, важно напомнить о том, что студенту необходимо уложится во временной лимит, что может потребовать дополнительных сокращений текста, и это лучше сделать на этапе работы над содержанием презентации, а не тогда, когда информация уже будет распределена по слайдам.
Создав таким образом текст выступления, можно делать второй шаг – приступать к работе над формой, в данном случае – над слайдами презентации. Выбирая различные программы для создания презентации, студенты получают огромный выбор средств дизайна, что зачастую оказывает губительное действие на конечный результат. Пытаясь сделать оригинальный, не похожий на другие продукт, студенты перегружают слайды цветом, фоновыми заставками и анимацией. Следует напомнить им, что фокусироваться нужно на представляемой информации, а не на украшательстве слайдов. Это означает выбор одного фона для всех слайдов, использование контрастных цветов в умеренном количестве. Недопустимо помещать тест на фотографии или рисунки, поскольку это значительно осложняет чтение. Кстати, необходимо помнить об особенностях цветового восприятия разных групп людей, поэтому следует рекомендовать учитывать этот аспект, иначе часть аудитории, не различающая, например, красный и зеленый цвета, не сможет воспринимать представленную в этих цветах информацию.
Главным лейтмотивом рекомендаций должен стать совет стремиться сделать визуальное восприятие как можно более комфортным для аудитории, даже если приходится ради этого пожертвовать интересной, но слишком замысловатой композицией.
Сама структура презентации довольно стандартна и с небольшими вариациями обычно предлагают выстраивать следующую цепочку: титульный слайд – содержание – слайды с основной информацией – источники – Thank you слайд. При создании титульного слайда следует обратить внимание на крупный размер шрифта, отсутствие кавычек у названия презентации и месторасположение имени студента, группы и факультета в правом нижнем углу.
Для слайда с содержанием презентации пригодятся те заголовки, под которыми ранее группировали абзацы текста. Не нужно ставить запятые или точки в конце каждого пункта содержания. Также стоит напомнить разницу в значении слов content (содержание) и contents (оглавление), для слайда с содержанием презентации подходит заголовок Contents.
Следующая группа слайдов будет содержать основную информацию по теме. Самым важным требованием здесь будет использование только ключевых слов, имен, цифр, дат, а не полноценных предложений. Слишком часто для заполнения слайдов используют полные предложения и даже абзацы подготовленного текста. Это сводит на нет само выступление с презентацией, и студентам обязательно нужно внушить, что полноценный текст должен звучать в их исполнении, а аудитория должна видеть на слайде только ключевую информацию, проговариваемую выступающим в виде полных предложений. Это очень важное требование, без следования которому презентация обречена на провал.
Часто для большей наглядности в слайды вставляют фотографии и картинки, забывая при этом как-то их прокомментировать в письменном виде. Под каждой картинкой должна быть дана информация о том, что эта картинка иллюстрирует.
Выбор одинаковых элементов, таких как цвет, маркеры, размер и тип шрифта, служат важной идее единообразия, что в конечном счете объединяет разрозненные слайды в единую презентацию. Этой же идее служат одинаковые грамматические формы элементов. В частности, при перечислении следует продумать и выбрать либо инфинитивы, либо существительные или герундии для начала каждого пункта. Студенты технического ВУЗа не всегда склонны обращать внимание на такие языковые нюансы, поэтому необходимо отдельно остановиться на этой рекомендации и, при необходимости, отработать навык подобных формулировок.
Отдельного упоминания заслуживает так называемый телеграфный стиль изложения информации на слайдах: предложения сокращаются до ключевых словосочетаний, опускаются артикли и вспомогательные глаголы, т.е. отдается предпочтение компактности и немногословности.
Для студентов, не имеющих четкого представления о композиции, необходимо отметить важность равномерного распределения материала по слайду: не должно быть много пустого места, информация не должна быть сгруппирована в одном углу слайда. Ее следует равномерно распределить по слайду, чтобы не создавать впечатление скудности представленного материала.
Использованная литература перечисляется на слайде References в алфавитном порядке, не смешивая бумажные и электронные источники.
И, наконец, слайд со словами Thank you должен быть набран крупным шрифтом без добавления неуместных смайликов, если презентация не выполнена в юмористическом стиле.
Как показывает практика, многие студенты считают, что на этом их работа по подготовке презентации завершена. Здесь необходимо напомнить о третьем, не менее важном шаге на пути к эффективной презентации – подготовке выступления или, скорее даже представления, потому что выступление с презентацией – это шоу.
В процессе выступления с презентацией главная задача – не потерять внимание аудитории, сохранить ее интерес до самого конца выступления. Такая задача тоже требует подготовки, и студенты это должны осознавать.
Самое важное в выполнении данной задачи – не читать текст, а рассказывать свою историю, используя подготовленные слайды как подсказки. Если при создании слайдов текст сокращался до ключевых слов и выражений, то на этапе выступления происходит обратный процесс: ключевые слова трансформируются выступающим в полноценный связный текст.
Впрочем, начинать нужно, разумеется, с приветствия и представления себя и темы своей презентации. Важный нюанс: стоит порекомендовать заранее объявить аудитории, когда выступающий будет готов отвечать на вопросы – в конце презентации или по ходу рассказа. Это поможет избежать неловкостей и сбивания с толку неуверенных в себе студентов.
Часто студенты не знают, как прокомментировать слайд с содержанием презентации и пропускают его. Этого делать нельзя. Нужно порекомендовать прокомментировать этот слайд фразами типа: First, I’ll tell about… Then, I’ll describe… I’ll finish with…
По ходу рассказа студенты совершают много мелких поведенческих ошибок, поэтому не лишне будет напомнить им использовать указку, а не палец для привлечения внимания к какому-либо пункту на слайде; не забывать менять слайды; не жевать жевательную резинку; не держать руки в карманах; выбрать деловой стиль одежды; не мямлить; говорить уверенно и дружелюбно, поддерживая визуальный контакт с аудиторией.
Для того, чтобы отработать беглость речи и уложиться во временные ограничения, стоит порекомендовать студентам организовать репетицию перед дружелюбной аудиторией, которая сможет подсказать, как улучшить презентацию с точки зрения слушателей.
Только после прохождения всех этапов студент может считать свою презентацию подготовленной к демонстрации ее на публике.
Возможно, многие из перечисленных пунктов покажутся слишком простыми и не заслуживающими отдельного упоминания, но многолетний опыт работы со студентами показывает, что даже общеизвестные вещи нуждаются порой в отдельном комментарии. Мощный перманентный поток информации, обрушивающийся ежедневно на современных студентов, часто не оставляет времени для того, чтобы уделить внимание деталям, которые, тем не менее, являются важной составляющей успешной презентации. При должной выработке навыков создания презентации и выступления студенты становятся полноправными участниками процесса сначала учебной, а затем и профессиональной коммуникации, что является одной из целей образовательного процесса в высшей технической школе.
