Управление коммуникациями в менеджменте казахстанских компаний

Введение. Как известно, эффективный менеджмент подразумевает оценку деятельности управленцев. На постоянной основе необходимо осуществлять ряд мероприятий:

• проводить мониторинг ситуации по бизнес-процессам;
• поддерживать обратную связь со всеми структурами менеджмента;
• принимать согласованные решения на основе анализа динамики производительности труда, эффективности работы менеджеров;
• вести контроль загруженности менеджеров [1].

Все перечисленные выше мероприятия напрямую связаны с коммуникациями в организации, поэтому важной составляющей успешного менеджмента являются качественно организованные коммуникации.

Эффективное управление коммуникациями в компании представляет собой сложную категорию экономики, ее рассмотрение предполагает учет целого ряда факторов, оказывающие прямое или косвенное воздействие на процесс управления. Эффективность системы менеджмента определяется как профессионализмом и личными качествами самого руководителя, так и зависит от оснащенности предприятия, его ресурсов, организационной структуры управления, кадровой политики и в немалой степени от продуманности и гибкости системы коммуникаций в организации.

Качество управления в компании и успешность коммуникаций в ней определяется такими значимыми показателями, как прибыль и рентабельность, так как представляют конечные результаты работы организации и, соответственно, отражают эффективность ее менеджмента.

Правильно продуманные и организованные коммуникации в компании могут повысить ее конкурентоспособность и повысить интерес покупателей. Грамотная стратегия коммуникаций в организации даже в период кризиса способствует формированию хорошей репутации компании и увеличивает ее рыночную стоимость.

Объекты и методы исследования. Объектом исследования в данной статье являются коммуникации в крупных казахстанских компаниях.

При рассмотрении вопросов управления коммуникациями, в частности, в менеджменте казахстанских компаний, по нашему мнению, важно учитывать две особенности трудовой деятельности, связанные со сферой управления:

• предметом труда в области управления является информация;
• результатом труда в управленческой сфере также служит информация.

Бурный рост научно-технического прогресса в современных условиях, как отмечает академик В.А.Трапезников, привел к тому, что «наиболее ценным продуктом» стала информация, «связанная с процессами управления». По его мнению, оценивать квалификацию сотрудника следует на основе выявления «количества генерируемой им управляющей информации при учете ее полезности или ценности» [2].

Механизм управления базируется на целенаправленной работе с информацией с целью получения хорошего продукта как результата эффективного управленческого труда.

Ведущим элементом данной работы является обработка и систематизация информации для ее осмысления и доведения до готовности, поскольку для принятия верных, хорошо просчитанных управленческих решений необходима достоверная, полная и своевременная информация. При этом следует помнить, что в ходе движения информации по управленческой структуре возможны некоторые ее искажения, и это способно оказать отрицательный эффект на качество продукта.

В.И. Кнорринг полагает, что причинами подобного искажения информации могут явиться следующие факторы:

• 2 одинаковых сообщения, как правило, получают разный анализ и оценку в зависимости от времени их поступления (более близкое по времени событие фиксируется сильнее и изучается более глубоко);
• эмоциональное состояние сотрудника (гнев, недовольство, страх, радость);
• желание угодить вышестоящему начальству, представив информацию в выгодном свете или исказив ее [3].

Возможной причиной искажения информации может также служить непосредственное указание руководителя находящемуся в его подчинении работнику о внесении корректив в информацию для обоснования выдвинутой им идеи. Подобная практика наблюдается в тех организациях, где пренебрегают научными методиками и новыми технологиями и подходами. Лица, которые действуют по этой схеме, руководствуются только собственными, личными интересами, несовместимыми с интересами компании и ее менеджмента. Происходит либо искажение информации, либо ее утаивание.

В решении вопросов управления также важно наличие ресурсов для функционирования системы менеджмента, точнее их объем. Он должен быть оптимальным: как дефицит, так и переизбыток ресурсов влияют отрицательно на работу системы управления.

Так, дефицит ресурсов ведет к сокращению решаемых задач, и, следовательно, не реализуется максимально эффективное ключевое управленческое решение.

Избыток ресурсов способствует «раздуванию» управленческого аппарата, что в итоге приводит к неуправляемости или плохой управляемости им.

Следовательно, необходимо учитывать тот факт, что эффективность менеджмента определяется двумя аспектами.

Первый – это достижение результатов, то есть «внешний» аспект, который относится к весомым, убедительным показателям, наблюдаемым всеми. Он свидетельствует о высоком уровне системы управления.

Второй аспект – это характеристика внутренней деятельности системы менеджмента, которая отражает соотношение между ее «выходами» и «входами», то есть в узком понимании – соотнесенность между затратами на управление и полученными результатами.

Потребность в совершенствовании управления коммуникациями в компании обусловливается изменениями, происходящими во внешней среде: политические, экономические, технологические, социальные, правовые и конкурентные факторы служат основой для развития менеджмента организации, ее коммуникационной политики. Также постоянно улучшаются методы принятия управленческих решений, к примеру, сейчас широко внедряются информационные технологии.

Решающее же значение для эффективного менеджмента любой компании имеет человеческий фактор. Это понятие включает основные качества работника, то есть уровень профессиональных знаний и компетенций, нравственные приоритеты, отношение к общественным нормам поведения, личностные и жизненные ориентиры, представление о правах и свободах, гражданском долге и социальной справедливости.

Для хорошего, эффективного управленца и руководителя необходимы как минимум 4 качества: профессиональная подготовленность, уметь управлять, способность концептуально мыслить и созидать.

Качество управления коммуникациями в менеджменте и его результативность определяются и выбором показателя измерения эффективности управления. Воздействие на объект управления для улучшения его показателей не всегда приносит нужный результат. Это может быть обусловлено несогласованностью параметров объекта и субъекта управления, либо слабым учетом фактора внешней среды, ее особенностей [4].

Для выявления особенностей коммуникаций в системе менеджмента казахстанских компаний мы применили сравнительный, системный и описательный методы, а также структурно-функциональный метод.

Результаты и их обсуждение. На данном этапе развития в казахстанских компаниях проблемы управления решаются при помощи процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Этот подход сейчас является наиболее популярным, поскольку позволяет улучшить процессы управления и более плодотворно решать задачи менеджмента.

Реализация данной стратегии приводит к следующим результатам:

1. Формализуется существующая модель компании, устраняется дублирование функций сотрудников, четко определяется необходимый для управления перечень документации: должностные инструкции, положения, регламенты.
2. Регламенты бизнес-процессов представляют систему показателей для управления, способствующих дальнейшему повышению качества процессов, они составляют нормативную основу организации как для материального стимулирования сотрудников, так и для применения мер наказания.
3. Контроль за процессами приводит к лучшему исполнению работниками своих обязанностей, более добросовестное, с меньшим количеством ошибок при оформлении платежных и первичных документов.
4. Определяются и ликвидируются основные средства, которые не используются в обороте, уменьшается количество неоправданных закупок товаров [5].

В современных компаниях, на крупном производстве, в настоящее время разрабатываются и внедряются различные методы оценки эффективного управления в организации в соответствии с оценкой результатов. В частности, следующие:

• в соответствии с оценкой процесса достижения результатов;
• специализированные методики сбора информации;
• в соответствии с оценкой экономической эффективности;
• методики организационной диагностики;
• в соответствии с оценкой социальной эффективности менеджмента.

Казахстан, как известно, перешел от административно-командной экономической системы на рельсы рыночной экономики. И если раньше управление организацией заключалось в передаче приказов от руководства к подчиненным, при этом они не уточнялись, нельзя было проявлять инициативу, невозможно было продвинуться по службе благодаря хорошим идеям, улучшению качества работы, то сейчас руководители применяют другой подход к работникам и ценят проявление профессиональной креативности и сообразительности.

Теперь в компаниях проводятся коллективные собрания, дается возможность для выдвижения предложений и рекомендаций по улучшению процесса, проблемы разбираются, инициатива поощряется как морально, так и материально. Есть возможность для карьерного роста.

Все отмеченное выше, а также проведенный нами сравнительный анализ работы менеджмента двух крупных казахстанских компаний «ТНК «Казхром» и АО «Рахат», определяет, по нашему мнению, необходимость создания отдела контроллинга в «ТНК «Казхром».

Представляя важную составляющую концепции современной системы управления, контроллинг организуется и используется там, где наблюдаются следующие позиции:

• есть дублирование отдельных функций и конфликтные ситуации при их выполнении;
• новые цели существующих условиях функционирования компании;
• нет методик учета и анализа.

Успех применения контроллинга основан на 3 этапах:

• возникновение у руководства организации потребности в высоком уровне информационной поддержки управленческих решений с учетом стабильного развития компании;
• система знаний и технологий контроллинга, обеспечивающих решение соответствующих управленческих задач;
• общая информационная поддержка технологий и методов контроллинга в составе новых информационных систем управления.

Предлагаемый мною для казахстанских компаний контроллинг будет состоять из двух частей: стратегический контроллинг и оперативный.

У каждого вида свои цели, принципы, методы и инструменты. Так, стратегический контроллинг должен гарантировать финансовую стабильность компании, отслеживать достижение цели долгосрочной конкурентоспособности. Объектами данного контроллинга служат такие показатели, как стратегии и факторы успеха, возможности, угрозы и последствия, сильные и слабые стороны компании.

Ведущая цель оперативного контроллинга – это создание системы управления, которая позволит добиваться текущих целей организации, улучшит соотношение показателей «затраты-прибыль». Данный вид контроллинга, таким образом, связан с краткосрочными целями и отслеживает рентабельность, ликвидность, прибыль и производительность.

Контроллинг – это прежде всего оказание помощи руководителю. Следовательно, он входит в основу управления компанией, то есть интегрируется в общую систему менеджмента организации. Находясь на пересечении нескольких функций: учета, контроля, планирования и анализа контроллинг займет особое место в информационно-аналитической системе управления компанией. Он позволит систематизировать данные функции, связать их в единое целое и, таким образом, перевести предприятие на новый, более высокий уровень развития.

Контроллинг облегчает решение задач, стоящих перед менеджментом, так как позволяет сконцентрироваться на общих проблемах компании, освобождая от управленческих проблем внутри соответствующей службы. У контроллинга есть направленность на контроль за соответствием деятельности других служб.

При внедрении контроллинга в организации в целом можно выделить 5 фаз или этапов:

1. Принятие соответствующего решения;
2. Формирование системы контроллинга;
3. Внедрение контроллинга в деятельность организации;
4. Устойчивое функционирование контроллинга в компании;
5. Развитие внедренной системы контроллинга [6].

Внедрение системы контроллинга даст возможность АО «ТНК «Казхром» построить жизнеспособную стратегию и принимать эффективные управленческие решения по различным направлениям:

• определению себестоимости различных видов услуг и товаров;
• установлению гибкой системы ценообразования;
• оценке бизнеса в целом и деятельности отдельных подразделений;
• управлению ассортиментом предоставляемых товаров и услуг;
• планированию финансирования компании.

АО «ТНК «Казхром», являясь компанией по добыче и обогащению хромовой, марганцевой руды и производству соответствующих ферросплавов, включает в себя 4 основных структурных подразделения: «Казмарганец», Донской ГОК, Актюбинский и Аксуский заводы ферросплавов.

В 2021 году у компании выручка снизилась сравнительно с предыдущим 2020-м годом на 6,3 процента, сократились и уплаченные налоги с 98,3 миллиарда тенге до 50,1 [7].

Еще одна казахстанская компания, в менеджменте которой уделяется большое внимание совершенствованию процесса управления в организации, в том числе коммуникациями, является АО «Рахат».

Акционерное общество «Рахат» относится к числу крупнейших производителей кондитерских изделий в Казахстане, которое имеет восьмидесятилетнюю историю развития на рынке страны.

В данное время товары, произведенные АО «Рахат», пользуются спросом и реализуются не только на отечественном рынке, но и за пределами страны: в России, Кыргызстане, Узбекистане, Германии, Таджикистане, Китае и Афганистане. В планах компании, в связи с растущим интересом к ее продукции в дальнем и ближнем зарубежье, увеличение объемов производства и расширение рынков сбыта за счет увеличения объемов экспорта продукции.

Я полагаю, что в обеих компаниях есть определенные проблемы в аспекте эффективного управления коммуникациями, которые необходимо решать.

В частности, выявлены и определены следующие недостатки в коммуникационном процессе:

1. Расплывчатость и туманность формулировок сообщения. Неточное, небрежное изложение мыслей, недостаток лексических средств приводит к неправильному пониманию и, соответственно, к ошибкам в работе.
2. Ошибки при передаче информации. Менеджеры выступают в роли как получателей, так и отправителей информации. Получив информацию, они передают ее своим подчиненным в адаптированном, понятном для них варианте. Иногда при этом требуются пояснения, но они отсутствуют. Такое приблизительное понимание влияет на эффективность, часто приводит к убыткам.
3. Искажение сообщений. При движении информации внутри организации снизу вверх или сверху вниз наблюдается ее непреднамеренное искажение. Иногда возможно сознательное искажение, если менеджер не согласен с чем-либо. Тогда он вносит изменения в смысл текста сообщения для соблюдения своих интересов. Искажение часто возникает вследствие фильтрации информации, когда она идет снизу вверх, так как менеджеры стараются снабжать высшее руководство только положительной информацией и препятствуют передаче отрицательных новостей.
4. Несвоевременность донесения информации до сотрудников. Причиной может служить географический фактор, то есть нахождение филиалов компании или ее сотрудников в разных регионах страны. Кроме того, это может быть связано с невыполнением должным образом своих обязанностей менеджером.

Каким же образом можно решить эти проблемы? Мы предлагаем следующее.

Решение первой проблемы возможно при правильном, точном формулировании сообщений. При этом нужно обратить внимание на обратную связь, так как это позволит определить адекватность понимания информации. Также важен контроль первых результатов работы, так как они продемонстрируют уровень восприятия информации.

Для устранения искажений сообщений следует установить систему сбора предложений от сотрудников, чтобы облегчить их поступление наверх. Будет обеспечена возможность генерации идей с целью совершенствования работы по различным направлениям деятельности организации. Это приведет к уменьшению фильтрации информации, идущей снизу. Можно использовать систему ящиков, куда работники смогут в анонимной форме сообщать свои предложения. Другой вариант – частная телефонная сеть, которая позволит анонимно задавать вопросы.

Несвоевременное доведение информации до сотрудников можно решить разработав проект, целью которого является постоянное и своевременное информирование всех работников о деятельности компании, ее стратегии, проектах, социальной политике, текущих задачах и т.д. Необходимо опираться на современные информационные возможности, в том числе электронную почту и видеоконференции.

АО «Рахат» также необходимо осуществить:

• Совершенствование структуры менеджмента, необходимость ее упрощения, децентрализация многих функций, формирование полномочий руководства исходя из их квалификаций и личных качеств.
• Разработка стратегии развития компании на основе анализа ее сильных и слабых сторон, а также философии и политики организации, охватывающей все аспекты ее деятельности.
• Подготовка информационной системы предприятия, которая позволит обеспечить эффективную коммуникационную связь между работниками и подразделениями компании.
• Разработка системы принятия управленческих решений, а также вопросов стимулирования и поощрения сотрудников.
• Разработка улучшенной системы подбора и обучения руководящих кадров, совершенствование вопроса планирования карьеры руководителей, а также выработка стиля руководства, соответствующего внутренним и внешним факторам, оказывающим влияние на компанию.
• Использование более эффективных методов подбора и оценки сотрудников, создание коллектива совместимых работников с высоким уровнем трудоспособности, организация благоприятного психологического климата.
• Разработка культуры организации, создание совместных ценностей, одобряемых всеми работниками компании.

Немаловажное значение имеют также социальные факторы, точнее показатели эффективности менеджмента в социальной сфере, в частности, степень интеграции процессов управления, уровень квалификации сотрудников – менеджеров, удовлетворенность их своим трудом, условиями работы, научно-технический уровень управления, обоснованность принимаемых решений, степень общественного доверия, увеличение роста социальной ответственности компании, соблюдение экологических норм и экологические программы.

Заключение. Успешное развитие бизнеса невозможно без современной хорошо продуманной системы менеджмента и коммуникаций в компании. При этом любая структура управления в условиях нынешнего динамизма должна строиться на трех составляющих: прогрессивных методах менеджмента, высокоразвитой управленческой культуре и широком применении цифровых технологий.

Успех в работе обеспечивается не только созданием продукта, в котором есть общественная потребность, а также, что немаловажно, стилем управления, правильно развитыми коммуникациями в организации, так как благодаря этому продукт продвигается. Коммуникации в компании позволяют координировать работу сотрудников, улучшать их взаимодействие, следовательно, повышать внутренние показатели, поддерживать хороший темп рабочего процесса и высокий уровень организации производства. При таком подходе и развитости коммуникаций появляется шанс выдвинуться на мировой рынок.

Казахстанскому менеджменту предстоит улучшить работу с коммуникациями в организациях, особенно в части предоставления обратной связи работникам, совершенствования системы внутренних коммуникаций. Ведь, как известно, у многих руководителей работа ориентирована в основном на решение операционных задач через контроль и отчетность. Меньше внимания уделяется транслированию стратегических направлений и выстраиванию системы карьерного передвижения, поддержки инициативности и творчества.

Акцент на совершенствовании коммуникаций в компании с опорой на новейшие научные концепции и подходы позволит улучшить процесс принятия управленческих решений и ускорит производство, эффективная обратная связь откроет возможности для быстрого выявления проблемных зон и корректировку процедур и направлений деятельности организации, исходя из конкретных сложившихся условий. Все это обеспечит эффективную работу производства и компании.