Автоматизация бизнес-процессов помогает организациям осуществлять полный контроль за документооборотом, упрощает процесс формирования и сдачи отчетности, повышает эффективность работы сотрудников.
На сегодняшний день в вопросах автоматизации экономической и управленческой деятельности организаций на территории Российской Федерации и стран СНГ лидирующую позицию занимает российская компания «1С» с программным продуктом «1С Предприятие». Данный комплекс в тех или иных вариациях внедрен практически на каждом предприятии страны. Такая популярность подразумевает определенные обязательства и ограничения: обновления должны выходить своевременно, чтобы не нарушать сроки предоставления отчетности организациями, и отражать все принятые в законодательстве изменения, касающиеся оформления экономического учета.
Внедрение на территории страны единого программного продукта для экономического учета обладает как рядом преимуществ, так и недостатков. К преимуществам такого подхода относятся: упрощение создание сервисами электронного документооборота специальных модулей для обмена пакетами документов не выходя из программного комплекса «1С», специалистам не приходится переучиваться при смене места работы, единые для всех сроки выпуска обновлений, упрощение обмена данными между отдельными предприятиями (единая платформа делает возможным объединение баз данных нескольких предприятий в одну, в случае реорганизации, а также упрощает контроль налоговых органов за деятельностью предприятия). Недостатками являются: из-за монополизации на территории РФ у фирмы «1С» нет конкурентов, что позволяет свободно диктовать цены на свою продукцию; внедрение каждого отдельного модуля программы сопровождается значительными затратами; доработку конфигурации для нужд конкретного предприятия может осуществлять только сертифицированный программист «1С»; после выпуска версии программ 8.3, предприятия оставшиеся на предыдущей версии 7.7 столкнулись с огромным количеством проблем из-за прекращения поддержки и обновления некоторых модулей, что вынуждает их перейти на обновленный программный продукт.
Остановимся более подробно на проблеме перехода на обновленный программный продукт, произведем анализ по методике Черняка. Данная методика позволяет наиболее полно изучить проблему, проанализировать возможные решения и дальнейшие перспективы развития ситуации в зависимости от принятого управленческого решения.
Проанализируем проблему внедрения обновленного программного продукта «1С 8.3» с точки зрения руководства некоторого предприятия.
Этап 1. Анализ проблемы.
Ввиду возникновения новых требований от различных организаций, осуществляющих контроль за деятельностью предприятия, а также увеличения объема обрабатываемой информации и необходимость отражать вносимые изменения в законодательстве, касающихся ведения бухгалтерского учета и кадрового дела, перед организациями остро встал вопрос обновление программного продукта «1С 7.7».
Точное формулирование проблемы: недостаток функционала, прекращение поддержки, длительные сроки ожидания обновлений устаревающего программного комплекса «1С 7.7» для решения новых задач.
Предмет проблемы: бухгалтерия, кадровое дело, административная и законодательная области.
Содержание проблемы: недостаточные функциональные возможности внедренного программного комплекса «1С 7.7» для решения новых поступающих задач.
Возможны следующие пути решения проблемы: адаптация и модификация «1С 7.7» для решения конкретных задач, внедрение дополнительных программных комплексов; переход на обновленную платформу «1С 8.3.».
Серьезность проблемы росла постепенно: перестал поддерживаться программный комплекс «Зарплата и Кадры», что привело к необходимости доработки модуля специалистами при любых изменениях в положениях о кадровом деле, начислении заработной платы и страховых выплат. Обновления к поддерживаемой версии «Бухгалтерии» выходят с опозданиями, так как большинство разработчиков компании сострочено над работой «1С 8.3».
В дальнейшем, даже при доработке и адаптации программного комплекса для решения возникающих задач, это может привести к штрафным санкциям на предприятие, за несвоевременную сдачу отчетности, так как поиск решения и доработка требует значительного количества времени. Проблема связана не только с тонкостями бухгалтерского учета, но и с кадровым и административными делами, а также с продуктивностью работы персонал предприятия.
Проблема оптимально разрешима путем обновления платформы до «1С 8.3», т.к. после значительных финансовых вложений предприятие сможет вести учет без обращения к помощи специалистов.
Этап 2. Определение системы.
Объектом проблемы является комплекс для ведения автоматизированного электронного документооборота. Проблема разрешима в системе ведения электронного документооборота, который разбивается на подсистемы: продуктивная деятельность предприятия, бухгалтерское и кадровое дело. Среда – компьютерное и программное обеспечение.
Этап 3. Анализ структуры системы.
Изучаемая система является динамической, требующей постоянного обновления и совершенствования в таких вопросах как: подготовка и отправление отчетности, перечисление заработной платы и страховых взносов, кадровые отчеты, ведение бухгалтерского учета.
Этап 4. Формулирование общей цели и критерия системы.
Цели: автоматизация в обновлении отчетов в соответствии с новыми регламентами, обеспечение простоты и удобства работы пользователей, решение проблем с интеграцией программы с другими комплексами ЭДО (СБиС, Контур и т.д.).
Общая цель: замена программного комплекса «1с 7.7» на «1С 8.3».
Этап 5. Декомпозиция цели выявление потребности о ресурсах и процессах
Цели текущих процессов: автоматизация обновления отчетности, упрощение интеграции с другими компонентами.
Цели эффективности: повышение продуктивности труда за счет сокращения ручного труда и автоматизация путем расширенного функционала обновленного комплекса.
Цели развития: отказаться от необходимости постоянной индивидуальной доработки программного комплекса специалистами и перейти на общую поддержку специализированных организаций, оптимизировать процесс хранения и реорганизации информационных баз данных.
Ограничения: программный комплекс должен включать в себя функционал необходимый для специфики работы предприятия, в которое происходит внедрение.
Этап 6. Выявление ресурсов и процессов, композиция целей.
Оценка существующей технологии и мощности: необходимо провести анализ технического обеспечения предприятия, выявить технические средства, необходимые для достижения поставленных целей.
Оценка социальных факторов: оценить требуется ли подготовить к реорганизации рабочего процесса персонал, как процесс внедрения нового программного комплекса сделать наиболее комфортным для работников.
Возможности взаимодействия с другими системами: рассмотреть, какие еще цели, помимо выделенных основных, поможет достичь внедрение «1С 8.3».
Этап 7. Прогноз и анализ будущих условий.
В программном комплексе «1С 8.3» разработчики предусматривают и оперативно реагируют на любые изменения в тенденциях или законодательной базе, что в свою очередь является наиболее существенным минусом в «1С 7.7». На основе анализа в этапе 6, в совокупности с ожидаемыми изменениями в законодательной базе, регламентирующей учет, необходимо сравнить возможные перспективы самых неблагоприятных условий обоих вариантов (варианта внедрения обновленного комплекса и варианта доработок старого).
Несмотря на очевидные преимущества обновленного комплекса, существует ряд организаций, в работе которых более удобна старая платформа. Как правило, это организации, имеющие в своем штате специалистов, компетентных в доработке программы. Базы данных таких предприятий очень сильно отличаются от типовых конфигураций «1С», что при переходе на обновленную версию может привести к частичной потере данных. Также в используемой программе могут находиться индивидуальные обработчики, которые существенно увеличивают продуктивность труда и удовлетворяют потребности конкретного предприятия.
Если таких обработок и данных не очень много, то предприятию целесообразнее перейти на обновленную версию в как можно более сжатые сроки. Но, если учет предприятия ведется на протяжении нескольких десятилетий, программа постоянно дорабатывалась и дописывалась штатными программистами, то переход на обновленную версию может повлечь за собой финансовые затраты, в несколько раз превосходящие затраты предприятия на доработку конкретных модулей.
Дополнительным преимуществом «1С 7.7» является также то, что система более гибкая, любой конфигурации можно дописать функции, присущие другим. В более поздней версии придется приобретать дополнительный модуль программы.
Очень важно, как можно точнее спрогнозировать будущие условия, т.к. предприятие рискует столкнуться с большим объемом дополнительных расходов, к которым может быть не готово.
Этап 8. Оценка целей и средств.
После прогнозирования и анализа дальнейших перспектив руководителю предприятия необходимо выбрать приоритетную, а главное достижимую стратегию: совершить переход на обновленную программу или отсрочить модернизацию на неопределенный срок. Важно отметить, что по прошествии некоторого времени все организации РФ будут вынуждены осуществить данный переход, но к нему нужно очень тщательно подготовиться как в материальном вопросе, так и вопросе подготовки персонала.
Этап 9. Отбор вариантов.
После формулировки стратегий следует отбор вариантов достижения поставленных целей. Проработать необходимо обе стратегии, а именно: более детально изучить поставленные цели и проверить их на полноту, отсечь лишние цели, оценить и сравнить варианты.
Этап 10. Диагноз существующей системы.
Данный этап посвящен детальному анализу текущей обстановки на предприятии в модернизируемой сфере. Уже на данном этапе необходимо сформировать комиссию из ответственных лиц – представителей отделов, работающих с данной программой и осведомленных о дальнейших тенденциях изменения учета, хорошо знакомых с текущими проблемами и недоработками существующей системы. Создание данной комиссии позволяет наиболее широко взглянуть и оценить уровень проблемы, что является важным пунктом в процессе принятия окончательного решения.
Этап 11. Построение комплексной программы развития.
В зависимости от решения комиссии будет строиться комплексная программа развития. На данном этапе ответственные сотрудники, входящие в состав комиссии будут определять наиболее подходящее время и способы внедрения программы, в случае утверждения перехода на обновленную версию продукта. Переход стоит осуществлять плавно, наиболее полно учитывая потребности каждого отдела и всего предприятия.
При решении отсрочить переход, членам комиссии следует продумать стратегию подготовки предприятия к отсроченной модернизации. Эффективный и благоприятный результат возможен только в случае тесного сотрудничества всех членов комиссии и учета потребностей работающего персонала.
Этап 12. Проектирование организации для достижения целей.
После построения программы, ответственному лицу определяется сфера его ответственности: важно иметь ответственное лицо в каждом отделе, участвующем в модернизации. Такой подход позволяет обеспечить наибольший контроль по достижению целей и внедрению программы на предприятие.
Для стратегии отложенного перехода на данном этапе целесообразно сконцентрироваться на основных задачах отделов: заняться мониторингом рабочей деятельности каждого отдела, выявить основные производственные задачи, выполняемые в программе, искать способы оптимизации труда за счет сторонних ПО, для постепенной подготовки информационной базы к обновлению.
Преимуществом метода Черняка является возможность наиболее полно и всесторонне проанализировать проблему, проработать стратегию и спрогнозировать ожидаемые результаты. На сегодняшний день такой подход позволяет руководителем увидеть объективную и наиболее точную картину обстановки предприятия, что способствует грамотному и своевременному принятию решений.
.png&w=640&q=75)
