Использование MS Access 2013 в работе заместителя директора

Составление расписания в школе является одним из важнейших и сложных видов деятельности администрации школы. Умело составленное расписание определяет эффективность работы школы, создаёт условия для оптимальной работы учителей и учащихся.

Педагогическая работа в нашей школе специфична, деликатна и имеет весьма локальное применение.

Работа педагогов нашей школы в корне отличается от работы в обычной общеобразовательной школе. Федеральная служба исполнения наказания, в лице администрации исправительного учреждения предъявляет особые требования к учителям школы: высокий профессионализм учителя, способного работать с педагогически запущенными учениками; с учащимися, имеющими большой перерыв в обучении.

Расписание уроков – это основной организационный документ школы, который определяет работу как ученического, так и учительского коллективов школы, администрации и всей образовательной организации в целом. Это важнейший этап планирования образовательного процесса. Расписание устанавливает распорядок работы в течение дня, недели, месяца, года. Расписание балансирует характер и продолжительность работы обучающихся и труд учителей над подготовкой к урокам.

Расписание занятий определяет эффективность работы образовательного учреждения, создает оптимальные условия для деятельности педагогического и ученического коллективов.

Существует множество программ для автоматизированного составления расписания уроков, но мы остановимся на СУБД Microsoft Office Access 2013.

При создании БД «Расписание уроков в школе» мы используем следующие этапы проектирования:

• проектирование инфологической модели предметной области;
• физическое проектирование БД, для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

База данных «Расписание уроков в школе» состоит из следующих таблиц:

1. Кабинеты.
2. Классы.
3. Неделя.
4. Предметы.
5. Расписание.
6. Уроки.

Инфологическая модель информационной системы (рис. 1).

Рис. 1. Реляционная модель данных

Отношения (таблицы), составляющие базу данных «Расписание уроков в школе»

Кабинеты (№ кабинета, предмет, учитель)

Классы (Класс, количество учащихся, классный руководитель)

Неделя (День, день недели)

Предметы (Класс, предмет, учитель)

Расписание (День недели, класс, № урока, кабинет, предмет)

Уроки (№ урока, начало, конец)

На рис.1 линии, соединяющие объекты БД, помечены значками 1 и М. Это означает вид связей: один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим. Например, в одном классе учатся много учеников или, один учитель преподает во многих классах. Отношение многие-ко-многим (М и М) может применяться в такой ситуации: один и тот же учитель читает в разных классах и один и тот же предмет читают разные учителя. А связь один-к-одному обозначает точное совпадение количества записей в таблицах.

Приступим к разработке структуры таблиц и типов полей в БД «Расписание уроков в школе» (табл. 1).

Для того чтобы создать первую таблицу нужно перейти в раздел «Таблицы», запустить конструктор и ввести названия полей, их тип и размер.

БД «Расписание уроков в школе» состоит из следующих таблиц:

Таблица 1

Кабинеты

Для того чтобы мы знали, какие конкретно данные вводить в таблицы БД, составим списки предметов (табл. 2), которые будут читаться в разных классах.

Таблица 2

Предметы

Таблица 3

Уроки

Таблица 4

Классы

Таблица 5

Неделя

Таблица 6

Расписание

Когда все таблицы созданы, нужно перейти в раздел «Работа с базами данных – Схема данных…», установить связи и обеспечить целостность, а также удаление и обновление данных (рис. 2).

Рис. 2. Схема данных

После установления связей между таблицами возможно следующее:

• Выбирая кабинет можно просмотреть какие предметы проводятся в нем, и какие учителя преподают тот или иной предмет (табл. 7).
• Выбирая тот или иной класс, можно увидеть расписание этого класса в течении недели (табл. 8).
• Выбирая день недели, можно просмотреть расписание на это день по всем классам.
• Выбирая предмет, можно увидеть в какой день, он проводится, каким уроком, в каком кабинете.
• Выбирая предмет, можно просмотреть какой учитель его преподает.
• Выбирая № урока, можно просмотреть какой класс, в каком кабинете и какой предмет проходит урок.

Таблица 7

Кабинеты

Таблица 8

Классы

Чтобы создать отчет нужно перейти в раздел «Создание – Конструктор запросов», далее выбрать таблицу, например, «Расписание», затем отобрать необходимые поля, добавить уровни группировки. А в конце задать имя запроса и сохранить его.

Расписание 11а на неделю.

Таблица 9

Запрос 1