Внутренний контроль оценивает систему внутренней ревизии и контроля компании, включая процессы корпоративного управления и бухгалтерского учета. Эти средства внутреннего контроля могут обеспечить соблюдение законов и правил, а также точную и своевременную финансовую отчетность и сбор данных. Они помогают поддерживать операционную эффективность, выявляя проблемы и исправляя недостатки до того, как они будут обнаружены в ходе внешнего аудита.
Нет двух одинаковых систем внутреннего контроля, но многие основные принципы финансовой честности и бухгалтерского учета стали стандартной управленческой практикой. Несмотря на то, что они могут быть дорогостоящими, правильно реализованные внутренние средства контроля могут помочь упростить операции и повысить операционную эффективность, а также предотвратить мошенничество.
Система внутреннего контроля компании должна включать следующие компоненты:
Среда контроля: среда контроля устанавливает для всех сотрудников важность честности и приверженности выявлению и устранению нарушений, включая мошенничество. Совет директоров и руководство создают эту среду и подают пример. Руководство должно внедрить внутренние системы и персонал для облегчения целей внутреннего контроля.
Оценка риска: компания должна регулярно оценивать и выявлять возможность или наличие риска или убытков. На основе результатов таких оценок могут быть реализованы дополнительные усилия и уровни контроля для обеспечения сдерживания риска или наблюдения за риском в связанных областях.
Мониторинг: компания должна контролировать свою систему внутреннего контроля на предмет постоянной жизнеспособности. Таким образом, благодаря обновлениям системы, добавлению сотрудников или необходимому обучению сотрудников можно обеспечить постоянную способность внутреннего контроля функционировать по мере необходимости.
Информация/коммуникация: надежная информация и последовательная коммуникация важны на двух фронтах. Во-первых, ясность целей и ролей может заложить основу для успешного внутреннего контроля. Во-вторых, облегчение понимания и приверженности шагам, которые необходимо предпринять, может помочь сотрудникам выполнять свою работу наиболее эффективно.
Действия по контролю: они относятся к процессам, политикам и другим направлениям действий, которые поддерживают целостность внутреннего контроля и соответствие нормативным требованиям. Они включают профилактические и оперативно-розыскные мероприятия.
Внутренний контроль обычно состоит из контрольных действий, таких как авторизация, документация, согласование, безопасность и разделение обязанностей. Их условно можно разделить на профилактические и оперативно-розыскные.
Действия по превентивному контролю направлены в первую очередь на предотвращение ошибок или мошенничества и включают тщательное документирование и методы авторизации. Разделение обязанностей, являющееся ключевой частью этого процесса, гарантирует, что ни один человек не сможет санкционировать, регистрировать и хранить финансовую транзакцию и полученный в результате актив. Утверждение счетов-фактур и проверка расходов являются внутренними средствами контроля.
Кроме того, превентивные меры внутреннего контроля включают ограничение физического доступа к оборудованию, инвентарю, денежным средствам и другим активам.
Детективный контроль – это резервные процедуры, предназначенные для обнаружения элементов или событий, которые были пропущены первой линией защиты. Здесь наиболее важным действием является сверка, которая используется для сравнения наборов данных. При обнаружении существенных различий предпринимаются корректирующие действия. К другим средствам детективного контроля относятся внешние аудиты бухгалтерских фирм и внутренние аудиты таких активов, как товарно-материальные запасы.
Независимо от политики и процедур, установленных организацией, внутренний контроль может только обеспечить достаточную уверенность в том, что финансовая информация компании верна.
Эффективность внутреннего контроля может быть ограничена человеческим суждением. Например, бизнес может дать персоналу высокого уровня возможность игнорировать внутренний контроль по соображениям операционной эффективности.
Более того, внутренний контроль можно обойти путем сговора, когда сотрудники, чья рабочая деятельность обычно разделена внутренним контролем, тайно работают вместе, чтобы скрыть мошенничество или другие неправомерные действия.
Внутренний контроль – это механизмы, правила и процедуры, применяемые компанией для обеспечения целостности финансовой и бухгалтерской информации, обеспечения подотчетности и предотвращения мошенничества. Помимо соблюдения законов и нормативных актов и предотвращения кражи активов или совершения мошенничества сотрудниками, внутренний контроль может помочь повысить эффективность работы за счет повышения точности и своевременности финансовой отчетности. Внутренний контроль в целом подразделяется на превентивную и оперативно-розыскную деятельность. Действия по превентивному контролю направлены в первую очередь на предотвращение ошибок или мошенничества и включают тщательное документирование и методы авторизации. Детективный контроль – это резервные процедуры, предназначенные для обнаружения элементов или событий, которые были пропущены первой линией защиты.
Разделение обязанностей, являющееся ключевой частью превентивного процесса внутреннего контроля, гарантирует, что ни одно лицо не сможет санкционировать, регистрировать и хранить финансовую транзакцию и полученный в результате актив. Авторизация счетов, проверка расходов, ограничение физического доступа к оборудованию, запасам, денежным средствам и другим активам являются примерами превентивного внутреннего контроля. Детективный внутренний контроль пытается найти проблемы в процессах компании после их возникновения. Они могут использоваться в соответствии со многими различными целями, такими как контроль качества, предотвращение мошенничества и соблюдение законодательства. Здесь самым важным действием является сверка, которая сравнивает наборы данных. Другие средства детективного контроля включают внутренний и внешний аудит. Успех внутреннего контроля может быть ограничен персоналом, который урезает контрольную деятельность ради операционной эффективности, и теми сотрудниками, которые работают вместе, чтобы скрыть мошенничество.
Управление, соблюдение нормативных требований, контроль и аудит традиционно считались второстепенными или даже раздражающими факторами в финансовых модулях классического программного обеспечения «большой ERP». Было легко и, к сожалению, часто игнорировать эту тему при планировании, создании и оценке корпоративного программного обеспечения для бизнеса. Концепции управления не так безотлагательны, как обработка транзакций, не так наглядны, как финансовая отчетность, и не так интересны, как аналитика, поэтому о них почти всегда забывают.
Подход «послепродажного обслуживания» имеет ряд недостатков:
- Добровольный – пользователь должен выбирать, а затем применять каждый элемент управления, что требует осознанного мышления и значительных усилий, ведущих к внедрению минимального, а не оптимального набора элементов управления. Добровольность – очень плохая функция в элементе управления.
- Неэффективность. Системы контроля послепродажного обслуживания добавляют веса процессам, которые никогда не были рассчитаны на обработку нагрузки, что приводит к тому, что пользователи отключают элементы управления системой и вручную контролируют соблюдение требований.
- Внутренняя ревизия. Группа или отдельный сотрудник в организации может проводить внутренние ревизии. Они могут помочь руководителям и заинтересованным сторонам получить точное представление о пригодности компании. Владельцы или акционеры компании обычно заказывают внутреннюю ревизию, которая может быть сосредоточена на следующих типах расследований: Финансовый учет и отчетность; Соответствие политике и законодательству; Эффективность текущих процедур; Операционные проблемы.
- Внешняя ревизия. Беспристрастные третьи стороны, такие как государственные органы и финансовые компании, проводят внешний аудит. Аудиторы должны придерживаться Общепринятых стандартов аудита (GAAS) при работе с информацией компании. Внешний аудит может быть более официальным, чем внутренний аудит, и часто используется для демонстрации надежности финансовых и операционных отчетов компании.
- Судебно-медицинская ревизия. После пандемии стала актуальна внешняя ревизия на предприятиях. Судебно-медицинские проверки – это высокотехнологичные проверки, часто проводимые в рамках уголовного или гражданского расследования или просто желание предприятия соответствовать внутренним моральным стандартам компании. Судебные аудиторы применяют как бухгалтерские знания, так и следственные процедуры. Результаты этих проверок могут быть использованы в качестве доказательств в судебных разбирательствах или для разрешения разногласий между корпорациями или акционерами компании. Например, агентство по борьбе с мошенничеством может провести расследование в отношении инвестиционной компании, чтобы проверить законность управления всеми корпоративными и клиентскими активами.
Следует отметить, что ревизии могут иметь разные цели, а также иметь внешних характер, ссылаясь на авторитет в данном конкретном вопросе.
