Назначение и этапы проведения фотографии рабочего дня

В число ресурсов для повышения эффективности работы любой организации входит наиболее продуктивное использование трудовых ресурсов. Рассмотрим целесообразный и эффективный инструмент для анализа объективных данных – фотографию рабочего дня.

Фотография рабочего дня (далее – ФРД) – это инструмент, позволяющий проанализировать распределение рабочего времени конкретного работника путем рассмотрения, измерения и документирования всех затрат рабочего времени на выполнение рабочих операций в течение одного рабочего дня [1].

К целям использования ФРД относятся:

• определение наиболее затратных рабочих операций и видов работ;
• проанализировать опыт работ сотрудников с высокой производительностью;
• выявить причины невыполнения установленных норм труда;
• определить потери рабочего времени в течение одного дня;
• усовершенствовать процесс организации труда;
• определить эффективность труда конкретного работника.

В зависимости от числа объектов анализа и конкретного задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная – определяют затраты времени конкретными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;
• групповая – наблюдают за деятельностью нескольких работников, взаимосвязанных по рабочим процессам, для последующего рационального распределения обязанностей между всеми единицами коллектива;
• комплексная – определяют взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучают производственный ритм работы, определяют степень рационального использования ресурсов, разрабатывают конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда;
• самофотография – работник самостоятельно выполняет замеры времени трудовой деятельности.

Технология проведения фотографии рабочего дня

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из следующих этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению ФРД [2].

На первом этапе устанавливают цель проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если надо выявить потери рабочего времени, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими работниками и структурными подразделениями [4].

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать работникам о проведении ФРД или придумать подходящую ситуативную историю для внедрения наблюдателя. Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей.

Необходимо заранее утвердить бланки ФРД, для правильного отражения в них необходимой информации. Очень важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 – при обработке результатов фотографии. Ниже приведены ФРД.

ФРД инженера:

Настоящая фотография проведена 23.03.2023 г. методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа № 1112 от 23.03.2023 г. с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника. Результаты изложены в таблице 1.

Пример. Ф.И.О. работника: Петрова И.К.

Должность работника: инженер.

Стаж работы по специальности: 5 лет.

Подразделение: отдел менеджмента качества.

Таблица 1

Фотография рабочего дня инженера

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала бюджетного учреждения высшего образования СурГУ применяли следующую классификацию затрат рабочего времени:

ОВ – общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ – организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП – оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН – затраты времени на отдых и личные надобности;

НТД – нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 2 представлен баланс рабочего времени инженера.

Таблица 2

Баланс рабочего времени инженера

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 2 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 10 = 20 (мин.);

ОП = 45+65+120+105+115 = 450 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 = 70 (мин.);

Расчет коэффициента К1, который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 20 / 540 × 100 % = 3,7 %;

К1(ОП) = 450 / 540 × 100 % = 83,3 %;

К1(ОЛН) = 70 / 540 × 100 % = 13 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков [2].

Анализ фотографий рабочего дня инженера показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины, так как нарушения отсутствуют.

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

По результатам проведения ФРД инженера было принято решение о внесении изменений порядок наставничества, время работы с новичками было увеличено до 150 минут и общий срок работы с одним новым работником до 1-го месяца, после постоянной и усердной работы с работником, у него остается еще 1-го месяц для самостоятельной работы и по итогам прошедших 2-х месяцев становится понятно, прошел ли новый работник испытательный срок.