Проблема процесса преадаптации новых сотрудников в российских компаниях

На сегодняшний день в корпоративном мире HR-специалисты начинают все чаще уделять пристальное внимание процессам адаптации персонала [9]. Адаптация или onboarding является важнейшей частью системы управления персонала [10]. Адаптационный процесс – это период ознакомления сотрудника с компанией, полное изучение ее структуры, целей, стратегии, деятельности, а также приспособление к новым условиям труда и внедрение в рабочую среду [7]. Одной из причин озабоченности процессом адаптации является рост текучести кадров в период испытательного срока [6]. Компания TalentTech провела исследование, в ходе которого было выявлено, что более 20% новых сотрудников увольняются ещё до окончания испытательного срока. Причиной такой текучести в первую очередь является страх неопределенности у новых сотрудников, а также испытываемым стресс в первый рабочий день. Ведь в первые рабочие дни новичков нагружают огромным количеством важной информации, которую нужно усвоить в короткий период времени, совместно с этим человеку необходимо познакомиться с коллективом и наладить контакт с коллегами и руководством [1]. Несмотря на то, что компании внедряют различные обучающие платформы, используют системы наставничества, автоматизируют и переводят процесс адаптации в цифровой формат, это не решает проблему тревожности новых сотрудников в первый рабочий день, а также не избавляет их от чувства неопределённости и страха нового коллектива. Решением в данном случае может послужить процесс преадаптации или preboarding. Пребординг – это комплекс мероприятий по взаимодействию с кандидатом в период, который начинается с момента принятия кандидатом предложения о трудоустройстве и длится до фактического выхода сотрудника на работу [3]. Считается, что пребординг является первым этапом адаптации, а за ним идет социализация в организации, завершение процесса и обратная связь по итогам [4]. Преадаптационный процесс является эффективным методом мотивации новых сотрудников, воодушевляющий их на работу еще до того, как они приступят к ее выполнению в первый день [3].

К сожалению, процессу преадаптации в России не уделяют должного внимания, в то время как на западе данный процесс активно используется, внедряется и совершенствуется. На сегодняшний день актуальных исследований отечественных авторов о пребординге, как самостоятельном процессе, найдено не было. Обычно российские компании ограничиваются так называемым письмом «welcome on board», где указана краткая информация о том, по какому адресу необходимо приехать в первый рабочий день, какие документы необходимо предоставить и какой стиль должен быть соблюден в одежде.

Статья 80 ТК РФ прописывает, что сотрудник должен известить начальство о планируемом уходе не позднее чем за 14 дней. Большинство компаний прописывает в трудовых договора обязанность сотрудника отработать две недели после подписания заявления об увольнении. Таким образом человек попадает в ситуацию, где он подписывает новое предложение о работе и две недели находится в подвешенном состоянии, ведь ему предстоит покинуть понятную и безопасную для него среду и приступить к работе в совершенно новых условиях и коллективе. Информации, которую предоставляют HR-специалисты во время собеседования, зачастую недостаточно для того, чтобы полностью понять корпоративную культуру работодателя, правила, политики, внутренние процессы и т.д. Осознавая данную проблему, такие зарубежные компании гиганты как Apple, Google, Netflix, Facebook и т.д. активно используют преадаптационный процесс, чтобы обеспечить наиболее плавное внедрение нового сотрудника в компанию, снизить вероятность отказа от предложения о работе на финальном этапе рекрутмента, а также снизить тревожность нового сотрудника за счет его осведомленности о предстоящей деятельности, задачах, коллективе и компании в целом. По итогам проведенного опроса новых сотрудников Google было выявлено, что более 77% удовлетворены процессом адаптации, что превышает отраслевые стандарты [5].

Согласно исследованию TalentTech, посвященному адаптации сотрудников в российских компаниях, только 27% российских компаний организовывают пребординг новым сотрудникам. Более того, 52% респондентов не знали о целях и задачах, которые нужно было выполнить в период испытательного срока, а остальные 18% утверждают, что поставленные цели им были не ясны. Порядка 20% опрошенных высказались, что в первые дни работы они не понимали, зачем компания наняла их и в чем заключается ценность их работы [11]. В связи с этим, показатель текучести кадров в период испытательного срока в большинстве российских компаний не снижается, а только растет. Данная проблема возникает как раз по средствам отсутствия пребординга и структурированного процесса адаптации. Исходя из полученных данных нельзя не отметить проблему пребординга в российских организациях.

Для того, чтобы избежать текучесть кадров и обеспечить оперативное и эффективное внедрение новых сотрудников в компанию зарубежные компании-гиганты в своих процессах пребординга придерживаются следующих правил:

1. Направляют письмо, в котором подчеркивают важность роли нового сотрудника, отмечают уникальность его опыта;
2. Предлагают ознакомиться с миссией компании, ценностями, корпоративной культурой, структурой отдела, руководством и т.д;
3. Отправляют новому сотруднику набор различных предметов с логотипом компании еще до первого рабочего дня (welcome pack);
4. Предоставляют возможность подписать необходимые документы и настроить все системы в удаленном формате, чтобы не тратить на это время в первый рабочий день;
5. Наставник еще до начала работы связывается с новым сотрудником, чтобы ответить на возникшие вопросы и рассказать, что его ждет в первый рабочий день;
6. Включают нового сотрудника в неформальный чат с командой, чтобы была возможность познакомиться с коллегами заранее;
7. Предоставляют доступ к обучающему порталу и назначают лекции, которые необходимо прослушать до начала работы [2].

Помимо этого, многие HR-процессы сегодня переводятся в цифровой формат, преадаптационный процесс не является исключением, за рубежом многие компании активно внедряют различных чат-ботов, специализированные платформы для качественного пребординга и т.д. Возвращаясь к успешной практики предварительной адаптации Google, можно сказать, что их процессы однозначно находятся на высшем уровне, так как помимо стандартной процедуры пребординга, они отправляют новых сотрудников в специальный лагерь для “новичков”, где они проявляют себя, знакомятся в неформальной обстановке с будущими коллегами и подготавливаются к предстоящей работе благодаря различным обучающим треннингам [5].

В целом, процесс пребординга способствует созданию эмоциональной привязки у нового сотрудника, что в дальнейшем помогает ему почувствовать свою уникальность и важность для компании, а также создать впечатление, что его ждут на новом месте работы [8].

Таким образом пребординг решает сразу несколько проблем:

1. Снижает вероятность отказа от предложения о работе;
2. Снижает тревожность нового сотрудника в период ожидания первого рабочего дня;
3. Обеспечивает оперативное внедрение в компанию;
4. Снижает вероятность увольнения в период испытательного срока.

Помимо этого, современные исследования зарубежных авторов указывают на то, что сотрудники нуждаются в качественном процессе пребординга. Такой вывод был сделан на основе опроса работников различных организаций в США, 81% опрошенных специалистов указали на то, что хотели бы иметь возможность получить подробную информацию до их фактического первого рабочего дня в компании, а также познакомиться с командой и руководителем, пройти базовое обучение и подписать необходимые документы заранее [3].

Проанализировав зарубежные и отечественные источники информации, мы можем прийти к выводу о том, что российским предприятиям необходимо пересмотреть процесс предварительной адаптации новых сотрудников, опираясь на практики иностранных компаний. Ведь их опыт указывает на то, что пребординг является действенным методом, который способствует повышению эффективности компании по средствам предварительной мотивации нового персонала.