Цифровые технологии в нотариальной деятельности

Цифровые технологии в настоящее время стремительно развиваются во всех сферах общества. Внедрение современных технологий в установившуюся систему документоведения нотариата предоставляет новые возможности по прогрессированию нотариальных действий. Так, в 2014 году в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате были внесены изменения и добавлена глава – Единая информационная система нотариата, которая дала мощный толчок к быстрому развитию электронного взаимодействия. Было введено понятие Единая информационная система нотариата (далее – ЕИС) – автоматизированная информационная система, принадлежащая на праве собственности Федеральной нотариальной палате и предназначенная для комплексной автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена) [2]. В единую информационную систему нотариата в соответствии со главой VII.1 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11 февраля 1993 г. № 4462-1) (далее – Основ) подлежат включению сведения, в том числе в форме электронных документов, о совершении нотариальных действий; она также включает в себя ведущиеся в электронной форме реестры: 1) нотариальных действий; 1.1) нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами; 2) наследственных дел; 3) уведомлений о залоге имущества, не относящегося к недвижимым вещам; 4) списков участников обществ с ограниченной ответственностью; 5) распоряжений об отмене доверенностей, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей (далее – реестр распоряжений об отмене доверенностей) [2]. Помимо, ЕИС содержит сведения все нотариальные документы, создаваемые в электронной форме, электронные скан-образы доверенностей, завещаний и других документов, и другие сведения, которые касаются деятельности нотариусов и состав которых определяется федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой. Создание ЕИС упростило как работу нотариусов, так и время граждан, обращающихся за нотариальными услугами. Так, запросы в банки, Росреестр, налоговые органы теперь подаются нотариусом в электронном виде, и значительно сокращает количество затраченного времени. ЕИС также предоставила нотариусам беспрепятственно получать большое количество информации в сокращенные сроки, например, о дееспособности обратившихся физических лиц, сведения о завещаниях при открытии наследственных дел, об отмене доверенностей при совершении нотариальных действий, нотариусах и нотариальных палатах, об ограничениях и обременениях на объекты недвижимости. Все без исключения нотариусы ведут электронный реестр, в который должны вносить информацию обо всех совершенных ими нотариальных действиях. Введение ЕИС в работе нотариата помогло повысить как доступность информации, так и достигнуть прозрачности совершаемых гражданско-правовых сделок, что, является важнейшим инструментом нотариальной защиты гражданских прав. В результате перехода нотариусами на электронный документооборот резко сократилось количество мошеннических действий с нотариальными документами.

В настоящее время в нотариальной деятельности уже активно используются электронные доверенности, предназначенные для многих банковских операций. Нотариусы удостоверяют электронные доверенности и сразу же отправляют их через защищенные каналы связи в банки. Такой метод имеет существенные преимущества, например, позволяет избежать задержек, связанных с передачей доверенности поверенному. После оформления цифрового документа доверитель может проводить операции на своем счете сразу в нескольких банковских отделениях, а банк получает гарантии достоверности документа непосредственно от нотариуса. Таким образом, риск подделки или утраты документа минимизируется. Стоит отметить, что нотариусы отвечают за законность удостоверяемых ими сделок, включая те, что проводятся в цифровой форме, и несут ответственность за возможный ущерб, вызванный их деятельностью [1].

Создание электронного реестра отмененных доверенностей имеет важное значение с практической точки зрения. Нотариус, как и любой другой человек или организация, может за считанные секунды проверить статус доверенности, что позволяет экономить ресурсы. Создание такого реестра является необходимым шагом в современном мире, где быстрота и эффективность являются важнейшими факторами в развитии экономики и общества в целом. Получить такую информацию может каждый. Таким образом, обеспечивается безопасность гражданского оборота и защищаются права и законные интересы всех его участников.

В электронной форме нотариусы могут совершать нотариальные действия по подаче документов для регистрации юридических лиц и индивидуального предпринимателя, а также направлять в налоговый орган заявления о государственной регистрации изменений, внесенных в учредительный документ юридического лица, и (или) о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц [4].

В настоящее время происходит внедрение в практику удалённых нотариальных действий и дистанционного удостоверения сделок. Благодаря цифровым технологиям с 29 декабря 2020 года все нотариусы могут дистанционно удостоверять сделки: сделки с недвижимостью сделки с долями в Обществах с ограниченной ответственностью, алиментные соглашения, соглашения о разделе имущества или брачные договоры. Так, стороны удаленной сделки могут находиться в разных городах Российской Федерации. Подготовив документы, нотариусы устанавливают между собой видеосвязь посредством защищенных каналов, и в дистанционном режиме проводят все необходимые процедуры, удостоверяя такую сделку. Договор, который заверили несколько нотариусов, будет считаться заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами. Такое новшество в нотариальной деятельности позволяет экономить время, средства обратившихся граждан [3]. Также удаленно можно совершить такие нотариальные действия как свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой, передача документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам, принятие в депозит денежных средств, взыскание денежных сумм или истребование имущества от должника по исполнительной надписи нотариуса и другие согласно статьи 44.3 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

С 29 декабря 2020 года введена новая цифровая защита нотариальных документов, относящихся к категории «сделка». Согласно нововведению, такие документы теперь маркируются специальным QR-кодом, который гарантирует безопасность и защиту от подделок. Это важная мера в области защиты законных интересов граждан и юридических лиц. Каждый QR-код, проставленный на нотариальный документ при оформлении сделки, является уникальным и защищенным от дублирования. Для проверки подлинности документа гражданин может просто отсканировать соответствующий QR-код. Внедрение двойной защиты юридически значимых документов не требует дополнительных расходов от граждан, поскольку стоимость маркировки включена в стоимость нотариального действия. Для разработки и поддержки платформы QR-кодирования отвечают средства нотариата. Это обеспечивает безопасность и качество процесса защиты. В случае необходимости государственные органы и органы местного самоуправления могут запросить информацию о соответствии текста нотариального документа через ЕИС нотариата. Использование QR-кода при маркировке нотариальных документов предоставляет новый уровень защиты в сфере нотариата. Это предоставляет надежность и безопасность для всех сторон, связанных с заключением договоров и сделок.

В настоящее время электронные технологии являются неотъемлемой частью нотариальной практики и обеспечивают высокий уровень защиты и достоверности юридически значимых сведений. Так, нотариат в значительной мере ускоряет и упрощает процессы не только для граждан, но и для бизнеса. Развитие электронного документооборота стимулирует развитие экономики Российской Федерации. Растущее значение информационных технологий в государственном устройстве и экономике требует дальнейшего развития электронного нотариата. Сегодня он становится важной составляющей быстрого и динамичного гражданского оборота, в котором электронный нотариат неизбежен и неотъемлем.

Единая информационная система нотариата создает новые возможности для защиты прав граждан в сфере документооборота, выступает дополнительной гарантией охраняемых государством ценностей, каковыми являются права и свободы граждан [5, с.5].