Оптимизация процессов управления персоналом с помощью внедрения цифровых технологий

Сегодняшний мир охвачен волной цифровых технологий, которые революционизируют различные отрасли бизнеса. Одной из областей, которая особенно ощущает и преимущества, и потребности в цифровом преобразовании, является управление персоналом. В наше время, компании сталкиваются с возрастающими вызовами в области управления персоналом, такими как оптимизация процессов, обеспечение прозрачности, повышение эффективности и удовлетворенности сотрудников. И здесь на помощь приходят современные цифровые технологии.

Цифровые инструменты и решения перестали быть просто дополнением и превратились в неотъемлемую часть успешного управления персоналом. Они предлагают компаниям совершенно новый уровень гибкости, автоматизации и аналитики. В этой статье мы обратим внимание на несколько ключевых аспектов, которые делают цифровые технологии необходимыми для современного управления персоналом.

Одно из значимых преимуществ использования цифровых технологий, это автоматизация процессов [1]. Следующие процессы можно оптимизировать.

Процесс найма и подбора персонала: один из самых трудоемких процессов в управлении персоналом – это подбор кандидатов для вакансий. Цифровые технологии позволяют автоматизировать различные этапы этого процесса. Например, компания может использовать систему управления кандидатами (Applicant Tracking System, ATS), которая позволяет автоматически собирать резюме, оценивать их соответствие требованиям вакансии и рассылать приглашения на интервью [2]. Это упрощает и ускоряет процесс отбора персонала, а также позволяет более эффективно управлять большим количеством резюме и кандидатами.

Учет времени и посещаемости. Например, можно использовать интегрированные инструменты для учета времени, такие как биометрические устройства, считыватели карт или приложения на мобильных устройствах. Сотрудники могут регистрировать свое время работы с помощью этих инструментов, а система автоматически записывает эти данные и генерирует отчеты о рабочем времени. Это позволяет сотрудникам и HR-специалистам легко отслеживать время работы, отпусков, больничных и других параметров, связанных с учетом времени.

Оценка производительности. Например, вместо традиционных бумажных анкет оценки, компании могут использовать электронные формы или системы управления процессами (Business Process Management Systems, BPMS). Это позволяет HR-специалистам управлять процессом оценки производительности, отслеживать его ход, собирать и анализировать данные сотрудников. Также, с помощью цифровых технологий можно использовать ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI), чтобы измерить и оценить производительность сотрудников.

Обучение и развитие персонала. Автоматизация процессов также может быть применена в области обучения и развития персонала. Цифровые технологии позволяют сотрудникам получать доступ к обучающим материалам и курсам в удобное для них время и из любого места. Сотрудники могут проходить онлайн-курсы, получать электронные сертификаты и отслеживать свой прогресс [3]. Также, системы могут автоматически отправлять напоминания о необходимости обучения или предлагать персонализированные программы развития для каждого сотрудника.

Облачные технологии имеют значительное влияние на управление персоналом и предлагают ряд преимуществ.

Хранение и доступ к данным. Облачные технологии позволяют хранить большие объемы данных о сотрудниках и компании в безопасном и доступном из любого места. Вместо локально установленных серверов и баз данных компании могут использовать облачные хранилища данных, таких как Яндекс.Cloud и т.д. Например, сотрудники и HR-специалисты могут получить доступ к системе управления персоналом через интернет со своих мобильных устройств или компьютеров, что позволяет им редактировать персональные данные, просматривать график рабочего времени и получать информацию о зарплате.

Коллаборация и обмен информацией. Облачные технологии обеспечивают возможность совместной работы и обмена информацией между сотрудниками и отделами компании, даже если они находятся в разных местах.

Безопасность и резервное копирование данных. Облачные технологии обеспечивают высокий уровень безопасности данных и резервное копирование информации. Эти системы управления персоналом обычно обеспечивают шифрование данных в покое и во время передачи, а также резервное копирование информации на удаленных серверах. Это защищает данные от утери, повреждения или несанкционированного доступа.

Масштабируемость и гибкость. Облачные технологии позволяют масштабировать и гибко адаптировать систему управления персоналом к потребностям компании. Например, если компания растет и число сотрудников увеличивается, облачная система управления персоналом может легко масштабироваться, добавляя новых пользователей и ресурсы [4]. Кроме того, компании могут выбирать конкретные модули или функции системы, которые соответствуют их потребностям, и добавлять новые по мере необходимости.

Интеграция с другими системами. Облачные системы управления персоналом легко интегрируются с другими бизнес-приложениями и системами, что позволяет обменивать данные и автоматизировать процессы. Облачная система управления персоналом может интегрироваться с системой учета рабочего времени или системой управления проектами. Это позволяет автоматически переносить данные о рабочем времени или проектах в систему управления персоналом, что снижает нагрузку на HR-специалистов и обеспечивает точность данных.

Вместе с этим важным моментом в бизнес-процессах является аналитика данных компании. Цифровые технологии позволяют собирать и анализировать большие объемы данных о сотрудниках. С помощью аналитики данных можно выявлять тенденции и паттерны в работе персонала, оптимизировать процессы подбора персонала, оценки производительности и развития сотрудников [5]. Это помогает компаниям принимать более обоснованные решения в области управления персоналом и повышать эффективность работы.

Также, цифровые технологии позволяют сотрудникам самостоятельно управлять своими персональными данными и процессами, связанными с управлением персоналом. Например, сотрудники могут самостоятельно заполнять и отправлять заявки на отпуск, обновлять свои контактные данные или получать доступ к обучающим материалам. Это упрощает процессы и повышает удовлетворенность сотрудников.

Таким образом, в статье были представлены некоторые цифровые технологии в системе управления персоналом. Они помогают компаниям повысить эффективность работы, улучшить коммуникацию и принимать обоснованные решения в области управления персоналом.

Рецензент – Яценко А. В.