Цифровизация функций корпоративного секретаря: влияние на процессы корпоративного управления

Теории корпоративного управления

Теории корпоративного управления обеспечивают основу для понимания структуры, механизмов и динамики управления компанией. Применение этих теорий особенно актуально в условиях быстро меняющегося бизнес-пейзажа, глобализации и технологических инноваций. Ниже рассмотрены некоторые ключевые теории корпоративного управления и их применение в современных условиях.

Одной из наиболее известных теорий корпоративного управления является теория принципала-агента, которую изучали М. Дженсен и У. Меклинг. В рамках этой теории компания рассматривается как набор контрактов между "агентами" (менеджментом) и "принципалами" (владельцами или акционерами). Основная проблема заключается в том, чтобы согласовать интересы этих двух сторон и минимизировать "издержки агентства", возникающие из-за информационных асимметрий и конфликтов интересов [5].

Теория стейкхолдеров, развиваемая такими учеными как Р. Эдвард Фримен, предлагает расширенный взгляд на корпоративное управление, включая не только акционеров, но и других участников – сотрудников, поставщиков, потребителей и даже общество. По данной теории, успешность компании зависит от ее способности эффективно управлять и распределять ресурсы, которые она не может произвести самостоятельно. В условиях глобализации и повышения уровня конкуренции, эффективное управление ресурсами становится все более критичным фактором успеха.

Помимо упомянутых теорий, существуют и другие, например, теория ресурсной зависимости и теория стратегического управления. Эти теории открывают новые перспективы в понимании Корпоративного управления и его применения в различных контекстах. Теория ресурсной зависимости, в частности, акцентирует внимание на том, как организации взаимодействуют с внешней средой для получения необходимых ресурсов. Такой подход может быть крайне полезен в современных условиях, когда компании все чаще вступают в сложные партнерские отношения и сети.

Теория стратегического управления, в свою очередь, исследует, как различные формы собственности (например, семейная или государственная) влияют на эффективность управления и стратегические решения компании. Поэтому целью данного обзора является систематизация основных теорий Корпоративного управления и их адаптация к современным условиям. Рассмотрим подробнее на рис. 1.

Рис. 1. Обзор теорий корпоративного управления и их применение в современных условиях

Как видно из рисунка, каждая из рассмотренных теорий предлагает свой уникальный подход к Корпоративному управлению и открывает новые возможности для его оптимизации. Современные технологические инновации предоставляют дополнительные инструменты для реализации этих теорий на практике. Например, внедрение блокчейн-технологий может значительно улучшить прозрачность и снизить издержки агентства в рамках теории агентства. Но, эффективное Корпоративное управление не заключается в слепом следовании какой-либо одной теории.

Корпоративный секретарь – это основная фигура в системе корпоративного управления, и его роль варьируется в зависимости от принятой в компании теоретической модели. Рассмотрим, как роль корпоративного секретаря меняется в рассмотренных выше теорий корпоративного управления (см. рис. 2).

Рис. 2. Роли корпоративного секретаря в основных теориях корпоративного управления

Так, мы можем определить, что корпоративный секретарь не является статичной фигурой, ограниченной одним набором обязанностей. В зависимости от теоретической модели Корпоративного управления и текущих потребностей компании, его роль может значительно эволюционировать. С учетом быстро меняющегося характера современного бизнеса и возрастающей сложности корпоративных структур способность корпоративного секретаря адаптироваться и усваивать новые навыки становится все более ценной.

Институт корпоративного секретаря

Институт корпоративного секретаря имеет долгую историю развития и широкое распространение в современном мире. В конце XIX века данный институт появился в Великобритании и стал основным элементом системы корпоративного управления. Исследователи подчеркивают, что цель существования корпоративного секретаря заключается в обеспечении надлежащего корпоративного управления путем балансировки интересов стейкхолдеров, минимизации "агентского конфликта", соблюдения корпоративных процедур и внедрения управленческих практик, направленных на повышение эффективности внутрикорпоративного взаимодействия [2].

В начале ХХ века институт корпоративного секретаря начал активно развиваться и в других англосаксонских странах, а затем и в развитых странах мира, в разных странах он приобрел свои особенности и подходы к регулированию.

В Великобритании, где этот институт зародился, был создан институт дипломированных секретарей еще в 1891 году. Ключевым законодательным актом, регулирующим деятельность корпоративных секретарей в Великобритании, стал Закон о компаниях 2006 года.

В других англосаксонских странах, таких как США и британские доминионы, институт корпоративного секретаря получил широкое распространение в первой половине ХХ века. Эти страны разработали свои собственные подходы к регулированию деятельности корпоративных секретарей.

В континентальной Европе институт корпоративного секретаря был внедрен позднее, но сегодня в большинстве компаний институт успешно функционирует.

В России, в отличие от ряда зарубежных стран, институт Корпоративного Секретаря не регулируется на законодательном уровне. Его внедрение в компаниях рекомендуется Кодексом корпоративного управления и стимулируется нормами, регулирующими порядок размещения ценных бумаг на организованных торгах. В 2010-2014 годах ряд актов был принят Федеральным агентством по управлению государственным имуществом с целью повышения качества корпоративного управления через участие корпоративного секретаря [3].

В Казахстане, как и в России, институт корпоративного секретаря начал формироваться ещё в 2000-х годах, когда были приняты первые нормативные акты, направленные на стимулирование корпоративного управления. Основной акцент был сделан на прозрачность деятельности компаний и защиту прав акционеров. По результатам совместной работы совета корпоративных секретарей группы компаний АО «ФНБ Самрук-Казына» и клуба корпоративных секретарей при проекте IFC по корпоративному управлению, должность «корпоративный секретарь» была внесена в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» Министерства труда и социальной защиты населения РК.

Корпоративный секретарь в Казахстане функционирует на принципах независимости и отчитываясь перед советом директоров. Его главная роль заключается в поддержании систематизированных коммуникаций между различными уровнями корпоративного управления, акционерами и дочерними организациями. Положение о корпоративном секретаре является основным документом, регулирующим его деятельность.

Правовой статус корпоративного секретаря

Правовой статус Корпоративного Секретаря включает четыре элемента: назначение на должность и прекращение полномочий, обязанности, права и ответственность. Корпоративный секретарь обычно назначается на должность по решению совета директоров и заключает бессрочный трудовой договор. Его обязанности включают корпоративно-процедурные, взаимодействие со стейкхолдерами, совершенствование практики корпоративного управления и контрольные функции.

Корпоративный секретарь обладает определенными правами, включая информационные права, право инициативы и контрольные права. Корпоративный секретарь подвержен различным видам юридической ответственности, включая дисциплинарную, материальную, административную и гражданско-правовую ответственность.

В России профессиональное сообщество корпоративных секретарей выступило с законодательными предложениями по "легализации" корпоративного секретаря и внесению изменений в соответствующее законодательство. Эти предложения направлены на установление и уточнение элементов правового статуса корпоративного секретаря.

В Казахстане в соответствии с законодательством Республики Казахстан деятельность корпоративного секретаря определяется и регулируется Законом РК "Об акционерных обществах". Корпоративный секретарь является работником акционерного общества, который не входит в состав совета директоров или исполнительного органа данного общества. Основные функции корпоративного секретаря заключаются в контроле за подготовкой и проведением заседаний собрания акционеров и совета директоров, обеспечении формирования материалов к заседаниям, а также контроле за обеспечением доступа к этим материалам.

Данный специалист назначается советом директоров акционерного общества и находится в иерархической подчиненности этому органу. Его деятельность и компетенция определены не только законодательством, но и внутренними документами акционерного общества.

Для публичных компаний Республики Казахстан наличие корпоративного секретаря является обязательным. Устав каждой публичной компании должен включать в себя ряд элементов, таких как: кодекс корпоративного управления, должность корпоративного секретаря, наличие корпоративного веб-сайта, и запрет на так называемую "золотую акцию". Критерии, которым должно соответствовать Акционерное Общество для признания его публичной компанией, установлены в статье 4-1 Закона РК "Об акционерных обществах".

Цифровизация функций корпоративного секретаря

В данном историческом и правовом смысле существует неизбежная потребность в адаптации института корпоративного секретаря к современным проблемам. Одним из наиболее значимых тенденций последних лет является цифровизация, которая оказывает глубокое влияние на все аспекты бизнеса, включая корпоративное управление. По мере того как цифровые технологии становятся все более переплетенными с традиционными бизнес-процессами, роль корпоративного секретаря переосмысливается в этих радикальных изменениях.

Цифровизация не является просто технологическим трендом; это целая парадигма, которая переопределяет способы ведения бизнеса, управления данными и взаимодействия со стейкхолдерами. Она началась с появления первых компьютеров и цифровых баз данных в конце XX века, но настоящий рывок произошел с развитием интернета, облачных технологий, больших данных, искусственного интеллекта и блокчейна. Так, концепция приобрела огромное значение в современном мире, где информационные технологии стали неотъемлемой частью повседневной деятельности компаний.

Научные исследования и работы различных авторов, таких как Н.Э. Жиянова, Р.Х. Карлибаева, С. Гулямов, Ш.С. Мухамаджанов, П.В. Нестеров, Э. Тоффлер, А.П. Шихвердиев, С. Уэстлейк, А.М. Карминский, Дж. Хаскел, Дж. Синк, В. Виссер, У. Инмон, К. Шваб, Р. Баркер, Б. Либерт, А. Вулдридж, E. Вермулен, Ф. Меслейн и других, позволяют глубоко изучить эту проблему [5].

Одним из ключевых выводов, вытекающих из исследований, является то, что цифровая трансформация стала неотъемлемой частью бизнеса независимо от его размера или формы организации. Большие компании, благодаря своим ресурсам, имеют больше возможностей для внедрения передовых цифровых технологий, но с другой стороны, разветвленные структуры управления, характерные для крупных компаний, могут создавать проблемы и особенности развития на каждом уровне.

Проблемы компаний-агломератов, основанных на консолидации активов, включают отсутствие стратегии интенсивного развития, что является следствием многолетней реализации стратегии экстенсивного роста. Такие компании сталкиваются с глобализацией и различиями в законодательстве и рынках разных стран, что усложняет их взаимодействие. Отсутствие единых технологий и инструментов цифрового развития в группах компаний затрудняет определение корпоративных стратегических направлений развития.

Для успешной цифровой трансформации компаний необходима подготовка сотрудников, чтобы они были вовлечены в процессы цифровой трансформации и обладали необходимыми навыками.

Информационные технологии, такие как умные устройства, блокчейн, интеллектуальные приложения для анализа больших данных, системы класса CPM/BI, интернет вещей, технологии машинного обучения и сервисы когнитивной аналитики – инструменты позволяют компаниям повысить эффективность рабочих процессов и создать более совершенные продукты.

Основными направлениями применения цифровых технологий в управлении бизнес-процессами являются автоматизация управления, ресурсное планирование, снабжение, взаимодействие с поставщиками и клиентами, регулирование процессов сбыта и потребительского спроса. Системы управления ресурсами предоставляют возможность повысить эффективность и автоматизировать логистические операции, продажи и снабжение.

В мировой практике цифровые технологии продолжают развиваться, и в 2023 году можно выделить новые цифровые тренды, ориентированные на бизнес и применяемые в информационных системах Корпоративного управления. Эти тренды включают: фабрику данных, сеть кибербезопасности, сервис информационной безопасности, облачные платформы, составные приложения, интеллект для принятия решений, гиперавтоматизацию и автономные системы [1].

Цифровизация позволяет автоматизировать многие управленческие процессы, сокращая тем самым вероятность человеческой ошибки и увеличивая эффективность. Например, современные системы управления документооборотом позволяют автоматически формировать, архивировать и распределять корпоративную документацию [4].

Современный корпоративный секретарь уже не просто "хранитель документов" или "координатор собраний". В эпоху цифровизации это означает переход от бумажных архивов к цифровым базам данных. С использованием систем управления электронным документооборотом (ЭДО) и баз данных корпоративный секретарь теперь может быстро и эффективно находить, архивировать и передавать документы. Блокчейн-технологии могут быть применены для обеспечения прозрачности и неизменности записей, что исключает возможность фальсификации или несанкционированного доступа.

Взаимодействие со стейкхолдерами претерпело существенные изменения, например, использование CRM-систем, социальных сетей и других платформ для управления отношениями с клиентами позволяет корпоративному секретарю мониторить и анализировать обратную связь в реальном времени. Алгоритмы машинного обучения могут помочь анализировать большие объемы данных для выявления трендов, проблем и возможностей, которые могут быть неочевидными при традиционных методах анализа [6].

Инновации в данном смысле могут помочь корпоративным секретарям не только следить за изменениями в законодательстве, но и автоматизировать процессы для соблюдения этих норм. Например, искусственный интеллект может быть обучен для распознавания и интерпретации юридических текстов, обновляя корпоративные политики и процедуры в автоматическом режиме.

Цифровые инструменты полезны в стратегическом планировании, особенно при использовании аналитических инструментов на базе искусственного интеллекта для выявления бизнес-трендов и прогнозирования рыночных условий. Корпоративный секретарь, оснащенный этими инструментами, служит стратегическим советником для руководства компании, предоставляя данные, которые помогут в принятии обоснованных решений.

Автоматизация рутинных процессов позволяет корпоративному секретарю сосредоточиться на более сложных и стратегических задачах. Он может участвовать в разработке и внедрении системы электронного голосования на корпоративных собраниях, использовать интерактивные доски для мониторинга корпоративных показателей или даже разрабатывать чат-ботов для автоматизации взаимодействия со стейкхолдерами. Используя алгоритмы анализа данных, корпоративный секретарь может наблюдать за выполнением корпоративных стратегий и их соответствием установленным KPI, и предоставлять рекомендации по оптимизации.

Секретари должны быть обучены использованию новых цифровых инструментов и технологий. Возможности для онлайн-обучения и семинаров постоянно расширяются, предлагая курсы по анализу данных, цифровой безопасности и другим вопросам цифровой трансформации. Эта необходимость становится еще более критичной, учитывая растущие требования к компетенциям и умениям корпоративного секретаря в современных условиях. От корпоративного секретаря ожидается не просто владение базовыми навыками управления и организации, но и умение применять новые технологии для эффективного решения сложных задач.

Рис. 3. Влияние инноваций на функции корпоративного секретаря

После рассмотрения рисунка становится очевидно, что инновации, внедряемые в функции корпоративного секретаря, не просто ускоряют и упрощают рутинные задачи – они кардинально меняют подход к организации рабочих процессов и взаимодействию с окружающей средой. Эти изменения требуют не только технологической перестройки, но и изменения корпоративной культуры, подходов к управлению и даже бизнес-модели.

В первую очередь, стоит заметить, что роль корпоративного секретаря трансформируется. Если раньше эта позиция предполагала в основном исполнительские функции и работу с документами, то теперь корпоративный секретарь становится стратегическим партнером руководства. С появлением технологий для анализа больших данных, искусственного интеллекта и машинного обучения, корпоративный секретарь получает инструменты для глубокого анализа хода выполнения корпоративной стратегии и принятия обоснованных решений.

Такое изменение требует и нового подхода к обучению. Помимо юридических и организационных навыков, корпоративным секретарям теперь необходимо освоить работу с новыми IT-решениями. От них требуется понимание принципов работы искусственного интеллекта, аналитики больших данных и кибербезопасности. Сложные интегрированные системы управления, например, CRM или ERP, также требуют освоения.

Инновации вносят изменения не только в операционную деятельность, но и в этические и юридические аспекты работы. Использование алгоритмов для анализа данных может столкнуться с вопросами конфиденциальности и защиты персональных данных. Сюда же добавляются и этические дилеммы, например, насколько корректно использовать алгоритмы для принятия решений, которые ранее принимались человеком.

Период пандемии COVID-19 стал одним из наиболее ярких иллюстраций того, как ограничения, связанные с карантином и социальным дистанцированием, вынудили компании всех масштабов и отраслей активнее использовать цифровые технологии для поддержания своей деятельности. Так, многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на дистанционную работу. Традиционные офисные процессы и встречи стали невозможными или ограниченными, что подняло вопрос о необходимости быстрой цифровизации рабочих процессов. В этом смысле роль корпоративного секретаря стала еще более значимой, так как именно этот специалист стал заниматься вопросами организации онлайн-собраний, внедрения систем электронного голосования и обеспечения безопасности корпоративной коммуникации.

Цифровизация стала основным элементом в сфере корпоративного управления. Компании стали активнее использовать облачные решения, системы автоматизации и интерактивные инструменты для анализа данных. Все это позволило предприятиям оставаться гибкими и реагировать на изменения во внешней среде, сохраняя при этом эффективность своей работы.

Особое внимание в данный период было уделено вопросам цифровой безопасности. Увеличение числа онлайн-транзакций и переход к дистанционному взаимодействию повысили риски кибератак и утечек конфиденциальной информации. В этой ситуации корпоративный секретарь стал главным фигурантом, ответственным за защиту корпоративных данных и соблюдение стандартов кибербезопасности.

Пандемия также демонстрировала необходимость гибкости и способности быстро принимать решения на основе актуальной информации, например, аналитика больших данных позволили Корпоративным Секретарям предоставлять руководству компаний своевременные и обоснованные рекомендации, опираясь на анализ текущей ситуации. Инновационные технологии предоставляют корпоративному секретарю доступ к данным для более эффективного стратегического планирования. Интеграция с другими отделами и системами позволяет создать комплексное представление о текущем состоянии компании и более точно прогнозировать будущие тренды.

Итак, инновации кардинально изменяют функции и роль корпоративного секретаря в современной бизнес-среде. Эти изменения предъявляют новые требования к навыкам, уровню подготовки и компетенциям специалистов. Они открывают новые возможности для оптимизации работы, повышения эффективности и укрепления позиций компании на рынке. Но вместе с этим они требуют тщательного планирования, внимания к деталям и глубокого понимания как технологий, так и изменяющейся бизнес-среды.