Совершенствование методики оптимизации бизнес-процесса логистики посредством рассмотрения товарных групп

В последние годы, правительство всячески поддерживает экспорт и импорт продукции. Регулирование внешнеэкономической деятельности привело к очищению рынка от серых схем и защитило честных предпринимателей. Но появилась другая проблема, многие компании малого бизнеса, из-за неоптимизированных процессов логистики, теряют свои позиции на рынке. Оптимизация логистических бизнес-процессов является очень важной задачей и продиктована необходимостью постоянного улучшение работы компании, минимизации кризисных явлений, повышения ее конкурентоспособности в условиях динамично развивающихся рынков. Большое влияние на результативность деятельности оказывает способность точно прогнозировать спрос на рынке и активно реагировать на его изменение, поскольку содержание больших запасов на складе приносит существенный убыток, а отсутствие товара ведет к ухудшению репутации и штрафным санкциям. Именно поэтому оптимизация логистических процессов на сегодняшний день важнейшая задача для предприятий малого бизнеса.

Для понимания особенностей работы любой компании стоит рассмотреть ее деятельность с точки зрения процессного подхода. Процессный подход помогает рассмотреть деятельность предприятия, как набора связанных процессов, совокупность которых обеспечивает его функционирование. Существуют основные и поддерживающие процессы [3]. Основными являются бизнес-процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающими называют процессы обеспечения разнообразными ресурсами, поэтому основные бизнес-процессы не могут существовать без них [1]. Иногда, для решения проблем компании, достаточно рассмотреть только основные процессы, но чаще всего описывают и анализируют все.

Мало кто из руководителей малых предприятий задумывается о том, что всю деятельность фирмы можно описать в виде процессов и рассчитывать KPI для каждого процесса в отдельности. Это позволит лучше контролировать деятельность компании и повышать конкурентоспособность.

Отличительной особенностью компаний, которые осуществляют внешнеэкономическую деятельность, является временной фактор. Такая деятельность всегда связана с большими рисками, так как в цепочке поставок участвует очень большое число звеньев. Так возникает вопрос о том, как улучшить процесс логистики, чтобы снизить временные и финансовые издержки. В первую очередь, стоит рассмотреть продукцию, которую предлагает фирма. Если это сырье, продукты сельского хозяйства или единичный товар, то нужно оптимизировать процесс логистики с применением методологий: UML, IDEF, ARIS. Такой подход поможет найти “узкие места” и устранить их. Если же, в ассортименте большое количество позиций товаров, а также готовые изделия из комплектующих, то нужно рассмотреть всю продукцию с точки зрения предсказуемости спроса и возможности локального производства. Практики крупнейших компаний из разных сфер показали, что локальная сборка, аутсорсинг производства комплектующих, наем сезонных рабочих существенно снижает разного рода издержки. Такой подход напрямую не относится к логистике, но результат оказывает огромное влияние на нее.

На сегодняшний день существуют несколько основных подходов к оптимизации бизнес-процессов. Первый, “мозговой штурм” – это совместная работа группы менеджеров разного уровня для оптимизации процесса. Отличительной особенностью данной методики является скорость, процесс разработки и внедрения изменений не должен длиться дольше 90 суток. Второй, “инжиниринг” – это полное описание процессов и оценка необходимости изменений. Третий, “реинжиниринг” – радикальный метод, полное переосмысливание существующих бизнес-процессов в компании. Четвертый, “бенчмаркинг” – копирование поведения более успешной компании. Данная методика помогает быстро выстроить бизнес-процессы и избежать ошибок при их построении. Пятый, “перепроектирование процесса” – это самый консервативный метод, основанный на переосмысливании текущих процессов компании.

В нашем случае, мы для начала рассмотрим товарные группы, а потом, исходя из полученных результатов, изменим или оставим как есть процесс логистики.

Для оценки стабильности продаж продукции используется совмещенный ABC/XYZ анализ. В результате мы получаем безусловных лидеров и аутсайдеров продаж. Результаты представляются в сводной таблице:

Товары группы АХ и ВХ хорошо продаются и отличаются высокой стабильностью. Необходимо обеспечить постоянной наличие товара на складе. При этом, для них не нужен большой страховой запас.
Товары группы AY и BY имеют недостаточную стабильность расхода, поэтому страховой запас требуется больших размеров. Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Страховой запас по таким позициям обеспечивать очень неэффективно и дорого. Товары категории C – это товары новинки и товары спонтанного производства. Расчет страхового запаса позволит оценить тот объем средств, которые компания будет вынуждена заморозить на складах из-за неравномерного спроса. Либо, недополучит, если продукции не будет на складе.

Для анализа и проверки методики была выбрана компания малого бизнеса, которая осуществляет внешнеэкономическую деятельность. Компания занимается импортом оборудования и запасных частей из Китая, имеет достаточный товарооборот, чтобы провести оценку. В ассортименте компании абсолютно все запасные части попали в категории с нестабильными объемами продаж. За год реализуется 14280 единиц продукции. Усредненное значение сроков доставки составило 60 дней. Товарный запас по всем позициям составил 20% от общей стоимости всей продукции в одной поставке. В результате, стало понятно, что комплектующие выгоднее производить гораздо ближе, тем самым сократить временные издержки, увеличить выручку и снизить расходы на транспорт. Оборудование, состоящее из комплектующих, выгоднее импортировать из Китай. Так как совокупные затраты на производство единицы продукции существенно выше затрат на закупку готовых изделий и доставку. Для оптимизации процесса доставки готовой продукции была построена подробная схема поставки. В результате мы пришли к выводу, что оптимизировать процесс можно благодаря более продуманной системе формирования поставки, основываясь на квартальной потребности в товарах. Применив методику укладки штучных грузов в контейнер, была получена схема загрузки для стандартной заявки.

Итогом анализа стала новая схема бизнес-процессов компании, в которую добавилась новая ветвь процесса логистики от стадии заказа товара на производстве по близости, до стадии получения готового изделия. Временные издержки на поставку запасных частей снизились в 8 раз, что позволило снизить страховой запас и перенаправить денежные потоки на расширение ассортимента компании.

В условиях динамично развивающихся рынков, простых подходов к оптимизации бизнес-процессов недостаточно, нужно глубже погружаться в процесс работы компании, анализировать продукты и услуги, которые компания предоставляет. Только потом переходить к стандартным способам оптимизации бизнес-процессов, опираясь на полученный результат анализа.