Понятие, сущность и этапы проектного управления

Принятие верных управленческих решений практически в любой организации в современных условиях развития экономики, которые характеризуются высокой скоростью и непрерывностью тех или иных изменений, в значительной степени зависит от имеющейся системы проектирования своего дальнейшего развития и расширения деятельности, считают Пчелинцев В. В. и Подустов С. [5].

В этих условиях развитие и перспективность организации, а также ее место на рынке определяется способностью менеджмента своевременно предсказывать изменения, которые потенциально могут произойти и, в соответствии с данными изменениями, принимать управленческие решения, позволяющие адаптироваться к их последствиям с наибольшей эффективностью.

Таким образом, для повышения эффективности управленческой деятельности организации, возникает необходимость выработки такой системы управления, которая обосновывает принятие тех или иных решений, в том числе расширения деятельности. Одной из наиболее эффективных систем управления такими характеристиками является проектное управление.

В настоящее время проектное управление, считают Прохорова М. П., Шкунова А. А. и Егорова Т. А., становится все более эффективной управленческой технологией, позволяющей компаниями осуществлять успешное стратегическое развитие и повышать свою конкурентоспособность [4]. Под проектным управлением, по мнению Нелюбиной А.С., понимается деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов [2].

Потребность введения проектного управления, объясняет автор, определена тем, что большинство программ деятельности организаций любых форм собственности, остаются декларативными и не имеют практической результативности. Поэтому проектные принципы управления, считает автор, усиливают используемый программно-целевой метод управления, а не противоречат ему. Проектное управление на сегодняшний день, по мнению Поляковой Т. В. и Санниковой Е. А., признано самым эффективным методом управления, потому что, по мнению авторов, позволяет руководителю добиваться целей проекта не только за счет организаторских способностей, но и с помощью определенного набора мероприятий и процедур, что требует профессиональной подготовки в области проектного управления» [3].

Поскольку организации продолжают стремиться к окупаемости инвестиций и удовлетворению потребностей клиентов, управление проектами становится важнейшим инструментом, приводящим организации к огромному успеху. Успешное управление проектами - это не новая причуда или стратегия, а скорее прагматичный подход к работе.

Суть проектного управления, считает Беликова И. П., состоит в понимании того факта, что для разной степени осведомленности и предсказуемости нужны разные подходы к управлению [1]. Применение неэффективных подходов, по мнению автора, может привести к упущенным возможностям или убыткам, на порядок превышающим дополнительные затраты на внедрение инструментария проектного управления.

Наиболее существенными факторами, обуславливающими необходимость разработки проектов на предприятии, являются:

• неопределенность будущего;
• необходимость координации деятельности различных подразделений компании в процессе использования материальных, финансовых и иных ресурсов;
• ограниченность ресурсов, требующая оптимизации экономических последствий их использования;
• снижение эффективности деятельности компании [1].

Методологические аспекты проектного управления должны учитывать жизненный цикл проекта, под которым понимается это мероприятие с ограниченными рамками времени, по итогу которого создаются уникальные продукты или достигаются определенные цели. Ограниченность во времени выражается в старте проекта и моменте завершения. По итогу достижения целей проект считается оконченным.

Жизненный цикл проекта, считают Полякова Т. В. и Санникова Е. А. [3], – это совокупность этапов с момента появления идеи и реализации идеи, представленные на рисунке 1.

Рис. 1. Этапы жизненно цикла проекта

Опишем эти этапы более подробно. Цель начального этапа – это создание концепции будущего проекта. Концепция нужна для того, чтобы оценить важность, необходимость и реалистичность его реализации. Определение основного замысла дает начало этапа.

Далее создается план реализации. С помощью этого плана производится оценка ресурсов, которыми обладает компания. В заключении подводятся итоги о жизнеспособности этих идей и как нужно начать их реализацию.

Следующий этап – это планирование проекта. На этом этапе идет построение модели реализации проекта. Модель координирует деятельность всех субъектов, которые включены в этот проект. Именно модель задает порядок работы. В модели даются ответы на вопросы «кто?», «что?», «как?». Далее определяется список работ, которые приведут к цели. Затем определяется количество ресурсов для всего списка работ [3].

Далее этап - исполнение проекта, направлен на непосредственное создание продукта (услуги), ради которых реализуется данный проект. В первую очередь формируется команда, которая будет реализовывать этот проект. Проводится первичный инструктаж и происходит запуск по принятому плану.

В ходе работы выполняется корректировка плана и отладка командного взаимодействия. Главным на этом этапе становиться эффективное использование ресурсов компании. Согласно утвержденному плану, практические шаги должны обеспечить достижение поставленных целей компании.

Мониторинг – процесс отслеживания каких-либо параметров или показателей, для которых выставлены пределы отклонения. При завершении плановых работ проект переходит на этап итогового контроля. На этом этапе происходит анализ полученных результатов, т.е. сравнение фактических и плановых показателей.

По итогу завершения проекта происходит процедура составления заключительных отчетов, проведение окончательных расчетов. Описанные этапы формируют методы управления проектами. В зависимости от характера проекта он может обходиться не всеми этапами.

Например, Пчелинцев В. В. И Подустов С. П. [5], приводят сокращенную схему этапов жизненного цикла проекта (рисунок 2).   

Рис. 2. Этапы жизненно цикла проекта

По мнению данных авторов, каждый этап жизненного цикла проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. Вехой проекта считается значительное событие в проекте, обозначающее достижение значимого промежуточного результата или смену фазы проекта.

Основными задачами этапа концепции проекта на предприятии является определение и формулировка его целей, а также результатов развития, определение заинтересованных сторон и их ожиданий.

На этапе разработки проекта осуществляется планирование целей и границ проекта, разрабатывается его структура, определяется состав работ, состав потребляемых ресурсов, устанавливается последовательность работ и дается оценка продолжительности операций.

Также на этом этапе дается оценка затрат на выполнение работ, идентифицируются риски проекта развития и планируются меры по их минимизации, осуществляется календарное планирование проекта развития, подготовка бюджета проекта развития и сбор сводного плана развития.

Этап реализации проекта включает набор команды проекта, выбор поставщиков, обеспечение надлежащего качества работ и координации работ и исполнителей.

Процедуры закрытия проекта включают передачу результатов заказчику, ввод в эксплуатацию, подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами, архивирование документации проекта развития и закрытие проекта приказом по компании.

Таким образом, в результате изучения сущности и значения проектного управления, можно сделать следующий вывод. Проектное управление – это управленческая деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов, характеризующаяся тем, что посредством его использования обеспечивается эффективность и оптимальные сроки достижения запланированных результатов.