Проверка наличия конфиденциальных документов

Одним из важнейших условий сохранения конфиденциальной информации (КИ) является правильно налаженная система контроля за наличием, учетом, хранением, и обращением с конфиденциальными документами в организации. В процессе регистрации и учета документов возможны ошибки, которые могут привести к искажению данных о документах. Это может быть вызвано недостаточной внимательностью при ручном внесении информации, техническими сбоями в системе учета или другими факторами. В результате таких ошибок может возникнуть несоответствие между фактическим наличием документов и информацией, содержащейся в учетной системе. Для предотвращения таких ситуаций и обеспечения более точного учета документов применяются различные методы и инструменты. Одним из таких инструментов является физическая инвентаризация. Проверка предполагает периодическую сверку фактического наличия документов. Это позволяет выявить возможные расхождения между учетными данными и реальным наличием документов, а также своевременно принять меры по их исправлению.

В зависимости от того, кто организует проверки и какие ставит перед ними цели и задачи проверки подразделяются на следующие виды:

• ежедневные – проводятся в конце дня исполнителями, а также работниками конфиденциального делопроизводства (КДП) на своем участке;
• еженедельные – проводятся самостоятельно руководителем структурного подразделения либо его заместителем или уполномоченным им лицом;
• ежемесячные (ежеквартальные) – проверка наличия конфиденциальных документов, находящихся у исполнителей в местах постоянного хранения, а также не подшитых в дела конфиденциального делопроизводства. Эти проверки проводят работниками КДП.
• ежегодная (по истечении года) – проверка фактического наличия всех носителей КИ, подготовленных и поступивших документов, в том числе не подшитых в дела или не переведенных на инвентарный учет, в течение прошедшего года.

Методика проверок

Ежедневные. Каждый исполнитель в конце дня должен проверить по описи наличие у себя документов и все ли они учтены в описи (проверка, как правило осуществляется только с документами, которые использовались в этот рабочий день). В подразделении КДП тоже проводится проверка всех подписей и записей в журналах учета, в том числе в журналах входящих и исходящих документов.

Еженедельные. Перед проверкой у проверяющего должны быть точные данные об объемах документов у исполнителей. Такие данные ему должны предоставить работники подразделения КДП. После проверки в описи исполнителя проверяющим вносится запись «документы в наличии, утрат не выявлено», проставляется подпись и дата. Иногда бывает, что в подготовке одного проекта или документа задействовано много работников, в таких случаях может осуществляться только еженедельная проверка.

Ежемесячные (ежеквартальные). Проводятся работником КДП. Работник КДП заблаговременно делает выборку документов, числящихся за исполнителем. После проверки на последней странице описи исполнителя также вносится запись «документы в наличии, утрат не выявлено», проставляется подпись и дата.

Ежегодная. Ежегодная проверка проводится специально созданной комиссией, в состав которой, как правило, входят:

• работник подразделения КДП;
• руководитель проверяемого подразделения либо его заместитель или уполномоченное им лиц;
• исполнители проверяемого подразделения.

Председателем комиссии назначается уполномоченное руководителем организации лицо. Все члены комиссии должны иметь соответствующий допуск к КИ.

Перед проведением проверки проводится заседание комиссии, на котором анализируется акт предыдущей проверки, составляется план проведения проверки с учетом выявленных предыдущей проверкой замечаний и недочетов.

Комиссия также может осуществлять проверку состояния режима сохранности КИ в организации, которая включает в себя:

• выполнение предложений предыдущих комиссий;
• выявление и закрытие каналов утечки КИ;
• проверку порядка допуска работников к КИ и конфиденциальным работам, проведение занятий с работниками организации по изучению нормативных актов, регламентирующих работу с КИ и ее защиту;
• проверку мест хранения конфиденциальных документов, организацию пропускного режима к ним.

Проверка наличия документов начинается с перечня не подшитых документов, который должен быть прикреплен к акту предыдущей комиссии. Удостоверившись в том, что все указанные там документы в наличии и в журналах учета есть отметки о подшивке их в дела, комиссия начинает проверять наличие дел, книг и журналов, одновременно проверяется правильность ведения номенклатуры и инвентарных книг, правильность оформления. Особое внимание комиссия может уделить тем делам, к которым имеют доступ много работников. Кроме того, проверятся порядок сдачи дел в архив, своевременность, уничтожения конфиденциальных документов.

Далее ведется сверка с журналами учета и книгами, и фактическим наличием документов, а также с актами на уничтожение и реестрами на отправленные документы. Проверка производится полистно путем сверки номеров и количества листов документа с тем, что указанно в реестрах и журналах учета, в том числе в журналах входящих и исходящих документов. Особое внимание обращается на наличие приложений в документах, если приложения нет, значит должна быть справка о том, где оно сейчас. Одновременно с этим комиссия проверяет наличие разработанных и размноженных документов, подшитых в делах. Когда все подшитые дела будут проверены, комиссия начинает проверять наличие не подшитых документов.

В книгах и журналах учета, переходящих из года в год все сделанные отметки об отправке, уничтожении, переучете документов заверяются специальным штампом «Учет сверен» с проставлением даты и подписи проверяющего. От комиссии к комиссии штамп хранится в тубусе, опечатанном председателем комиссии предыдущего года.

По результатам проверки составляется акт. Акт составляется в произвольной форме, где обязательно указывается:

• все ли поступившие, размноженные и изданные документы находятся в наличии. В случае выявления недостающего документа указываются его реквизиты, полное наименование, а также кратко излагаются соображения по его отсутствию;
• состояние учета, правильность ведения книг, дел, порядок разработки и размножения конфиденциальных документов;
• порядок учета, хранения пользования печатями и штампами;
• устранение выявленных предыдущей проверкой замечаний и недочетов;
• перечень документов, не подшитых в дела.

Акт представляется на утверждение руководителю организации и доводится в подразделения для учета в работе либо для дальнейшего устранения выявленных недочетов.

Таким образом, кратко были рассмотрены виды проверок документов, содержащих КИ и порядок их проведения. Такие проверки позволяют поддерживать порядок в конфиденциальном делопроизводстве, что в свою очередь позволяет обеспечивать надежный учет и контроль за сохранностью документов, содержащих КИ.