Проблемы неавтоматизированной системы учета материальных средств в войсках национальной гвардии Российской Федерации

Факторы, влияющие на учет материальных средств с неавтоматизированной системой:

• документооборот на бумаге;
• приемка имущества;
• размещение;
• инвентаризация;
• «человеческий фактор» и проблемы трудовой дисциплины.

На составление отчетов и формирование документов уходит много времени. На каждое имущество заводят отдельную карту, например карточку количественно-стоимостного учета товара по форме ТОРГ-28 (если имущества немного, его заносят на отдельную страницу специальной книги), в которой отмечают все характеристики имущества и все операции, которые проделывают с имуществом [1, с. 56-110].

Приходоваться поставка имущества может в срок до 1,5–2,5 недель. Процедура приемки имущества на склад является важнейшей составляющей складского технологического процесса. От её безошибочности зависит качество выполнения всех последующих операций и конечный результат работы. Чаще всего, ошибки, допущенные при приемке имущества на склад, всплывают на поверхность лишь при его выдаче. Для процедуры приемки имущества на склад характерны такие проблемы, большие трудозатраты на разгрузку непаллетизированного груза, сложности с идентификацией имущества, нехватка погрузочно-разгрузочного транспорта, дефицит места в зоне приемки имущества и т. д. Распространенной проблемой неавтоматизированных складов являются ошибки при приемке имущества по весу, и, соответственно, значительные потери имущества. Череда ошибок с приемкой бракованной продукции, а также товаров, не соответствовавших номенклатуре, определенной в договоре поставки, неизбежно приводит к экономическому ущербу воинской части, к недоразумениям и проблемам с поставщиками.

Проблема рационального использования складских площадей и обеспечения высокой пропускной способности актуальна для складов всех типов и категорий. Нерациональное размещение материальных ценностей на складе всегда влечет за собой неоправданный рост потребностей в материальных и человеческих ресурсах. Отсутствие «адресности» приводит к тому, что кладовщик не может ответить на вопрос – сколько имущества можно разместить на складе и где хранится имущество, принятое на хранение несколько недель или месяцев назад.

Инвентаризация на неавтоматизированном складе представляет собой сложный и утомительный для сотрудников процесс. Чем больше ассортимент продукции, хранящейся на складе, тем сложнее и дольше становится процесс проведения инвентаризации. Затруднена инвентаризация и на складах большой площади. Для проведения инвентаризации на несколько дней или даже недель приостанавливается работа складов, не осуществляются ни выдача, не приходы, в результате чего страдают ремонтные подразделения, а в конечном итоге, и сами кладовщики. Из-за отсутствия адресной системы хранения товары пересчитываются по несколько раз, а результаты подсчетов расходятся. Практика показывает, что расхождения по данным инвентаризации могут составлять до нескольких сотен тысяч рублей, в зависимости от профиля и оборота склада воинской части [2, с. 20-46].

Человеческий фактор оказывает влияние на каждый этап технологического процесса неавтоматизированного склада. Не имея четких правил и алгоритмов действия, контролируемых системой, персонал склонен поступать как легче, как удобнее. По мере роста оборотов имущества на складе на сотрудников обрушивается огромный поток информации, человеческая память попросту перегружается и как следствие, увеличивается число совершаемых ошибок. Людям свойственно забывать, отвлекаться, путать. Нередки ситуации, когда кладовщики склада чувствуют себя незаменимыми людьми, обладающими уникальной информацией о местоположении имущества. В таком случае увольнение кладовщика становится проблемой, ведь никто больше не знает, где хранится искомое имущество.

Ведение учёта материальных средств вручную требует значительных временных затрат и чревато ошибками и просчетами. Чтобы избежать всего этого, воинским частям, имеющим склады, целесообразно рассмотреть возможность автоматизировать учёт на складах с помощью современных учётных программ, переложив рутинную, требующую постоянной концентрации работу, на информационные системы, избежать влияния человеческого фактора и, как следствие, финансовых потерь.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что существующая на складе практика учета является неудобной, трудоёмкой и малопродуктивной в текущих условиях и требует замены.