Культурные учреждения предпринимают все больше и больше инициатив на благо местной аудитории, очень часто это события разнообразного характера. Каждое из них имеет конкретную цель, строгие сроки и бюджет, а также объем работ, которые необходимо выполнить. Следовательно, это предполагает характер проекта. Организация театральных мероприятий часто предполагает сотрудничество с артистами и партнерами, согласование различных точек зрения и объединение их в единое целое. Также следует подчеркнуть, что в случае театральных проектов в форме мероприятия мы имеем дело с услугой, то есть проект охватывает подготовку и продолжительность мероприятия. Работа над театральным проектом сопровождается различными изменениями, которые могут предполагать необходимость адаптации деятельности к требованиям среды [3, с. 448-452], например, спонсоров: обустройство пространства с учетом элементов визуальной идентификации спонсора, организация эксклюзивного интервью артиста с медиа-партнером. Поэтому актуальной представляется цель настоящей статьи, направленная на исследование особенностей управления рисками при реализации театрального проекта и разработку направлений совершенствования данных процессов.
Проект – это единовременное мероприятие, запланированное по определенной причине и в определенных условиях, начинающееся с идеи или проблемы и заканчивающееся результатом. Это простое определение можно расширить несколькими деталями, давая несколько более полную картину начинания, называемого проектом. Очень важным вопросом здесь является время: проект всегда содержится в строго определенных временных рамках, имеет четкое начало и конец, обозначенный в датах. Особенно это касается окончания проекта, так как его начало может быть сложнее указать, если принять во внимание тот факт, что идея или идея рождается и формируется во времени [4, с. 16]. Характерные особенности проекта также включают его уникальность, уникальность или привнесение инновационных элементов по отношению к предыдущему опыту. Н. М. Бороздина также обращает внимание на то, что каждому проекту свойственна определенная неопределённость и стабильность, вызванная тем, что решения о существовании и реализации проекта принимаются в зависимости от хода его отдельных фаз [2, с. 247-251].
Поэтому, дополнив и несколько видоизменив приведенное в начале определение, проект можно определить как разовое мероприятие, реализуемое в четко определенных условиях и сроках для достижения конкретной, уникальной цели, осуществляемое в соответствии с заранее установленным планом, принимая во внимание изменяющиеся обстоятельства. Большинство инициатив, осуществляемых в сфере культуры, в том числе театральной, представляют собой мероприятия, имеющие характер проекта – создание социального театра, подготовка театрального спектакля или концерта и т. п.
Команда, работающая над проектом, состоит из людей, участвующих в проекте на разных стадиях. Независимо от того, являются ли инициаторы проекта его последующими реализаторами или идея исходит извне, следует различать клиента – человека, перед которым несет ответственность проект. Клиент может быть внутренним – например, директор учреждения, в рамках которого реализуется проект. Фактическую работу над проектом выполняет «видимая» команда людей, непосредственно выполняющая отдельные задачи. Его возглавляет руководитель проекта (лидер, координатор). Однако, существует и «невидимая» команда – люди или организации, которые различными способами способствуют завершению проекта.
Работа над театральным проектом включает в себя различные виды деятельности, формирующие процессы, ведущие к достижению конечного результата [1, с. 89-95; 5]:
- непосредственное создание театра;
- коммуникации – внешние и внутренние: маркетинг, привлечение спонсоров и субсидий, продвижение, а также информирование членов команды и других заинтересованных сторон о ходе работы и т. д.;
- менеджмент – организация и контроль времени, денег, местоположения, качества и т. п.;
- принятие решений.
В начале каждого из вышеперечисленных процессов осуществляется их планирование, что является основной предпосылкой управления проектами. Для проекта, управляемого по правилам планирования, характерно принятие решений о переходе на следующий этап на основе результатов предыдущего этапа.
Реализация каждого проекта сопряжена с риском, чаще всего понимаемым как неопределенное событие, которое, если произойдет, окажет негативное влияние на проект. Таким образом, идентификация, анализ рисков и последующее принятие соответствующих мер являются чрезвычайно важной частью реализации театрального проекта, поскольку могут существенно способствовать достижению цели проекта, принимая во внимание ограничения, возникающие из-за времени, ресурсов и объема проекта при заданном качестве. Важным в такой ситуации представляется разработка структурированного каталога рисков, полезного при планировании и реализации театральных проектов, который может помочь выявить и проанализировать риски в культурных проектах.
Реестры рисков содержат по-разному сформулированные определения риска, например: «нежелательное явление, которое может повлиять на достижение цели/задачи учреждения культуры», «возможность наступления события, которое повлияет на реализацию предполагаемых целей, задач и подзадач», «вероятность того, что конкретное событие, действие или бездействие произойдет и может отрицательно повлиять на достижение намеченной цели», «возможность наступления какого-либо события, действия или бездействия, измеряемая воздействие (сила воздействия) и вероятность наступления, которое повлияет на достижение целей и задач организации, формируя ее имидж или истощая ее активы», «неопределенность, связанная с событием или действием, которое повлияет на способность организации достичь целей» своей деятельности». Таким образом, разработка каталога рисков означает одновременно практическое предложение по организации концепций, связанных с описанием риска в контексте проектов в учреждениях культуры.
Метод ATOM (Active Threat & Opportunity Management) создан на основе практического опыта его создателей Дэвида Хиллсона и Питера Саймона. Они предложили структуру реестра рисков, адаптированную к малым, средним и крупным проектам. Согласно предположениям, АТОМ, риск – это любая неопределенность, которая в случае возникновения окажет положительное или отрицательное влияние на достижение цели проекта. Авторы метода рекомендуют, чтобы описание риска состояло из следующих элементов: причина – риск – следствие. При выявлении и анализе риска Дэвид Хиллсон и Питер Саймон рекомендуют использовать конструкцию: может возникнуть эффект, который приведет к [5].
При выявлении риска в проекте влияние риска связано с целями проекта, продолжительностью проекта, бюджетом, объемом или качеством результатов проекта. Преимуществом такого описания риска является прозрачность и навязывание определенного порядка, что приводит к пониманию сути риска, даже если определение не очень точное. Учитывая специфику театральных проектов и специфику деятельности учреждений культуры, автор предлагает включать в реестр рисков театральных проектов следующую информацию:
- основные данные проекта: название проекта, руководитель проекта (координатор); дата создания реестра, дата последнего изменения (постоянно обновляется);
- данные о риске: порядковый номер, краткое наименование, полное описание по причинно-риск-следственной схеме, владелец риска;
- анализ риска: вероятность возникновения (от 1-очень низкая до 5-очень высокая), влияние на цели проекта (от 1-очень маленькое до 5-очень большое), балл, т. е. произведение вероятности и воздействия;
- реакция на риск: метод реакции: избегание, перенос, снижение, переносимость и мониторинг, – информация о действиях, предпринимаемых в случае возникновения риска.
Ключевой частью реестра является описание рисков, поэтому в рамках отчета был предложен каталог рисков, остальные элементы реестра, такие как владелец, вероятность и оценка воздействия, зависят от многих факторов, связанных с контекстом проекта и его финансированием, опытом команды проекта, размером учреждения, масштабом сотрудничества с партнерами и другие. В таблице приведены образцы пример каталога рисков для театрального проекта «Создания социального театра».
Таблица
Каталог рисков – описание рисков с использованием методологии ATOM
|
Причина/факт |
Риск (событие или обстоятельства) |
Эффект |
|---|---|---|
|
недостаточный бюджет на деятельность |
может привести к тому, что мы не сможем привлечь на фестиваль лучших артистов |
что приведет к тому, что на спектакли придет меньше людей, чем планируется |
|
неправильное планирование расходов |
может привести к нехватке средств на рекламу мероприятия |
в результате на спектакле будет недостаточно зрителей (например, занято менее 50% мест) |
|
использование средств не по назначению |
может привести к дополнительным проверкам |
это заблокирует нашу работу в ближайшие месяцы |
|
огонь / стихийные бедствия |
может причинить материальный ущерб |
это будет означать необходимость приостановить деятельность |
|
отсутствие знаний законодательства при заказе услуг |
возможно нарушение правил Закона о государственных закупках |
это приведет к наложению финансовых санкций на учреждения |
|
в результате отсутствия в шаблонах договоров четко прописанных указаний относительно отмены авторских встреч (концертов) |
возможна ситуация, при которой исполнитель не согласен на изменение с нашей стороны. |
это повлечет за собой необходимость уплаты штрафов или компенсаций |
Таким образом, работая над театральным проектом, часто приходится сталкиваться с изменениями и адаптацией проекта к новым условиям. Изменения могут быть обусловлены спецификой этих проектов, поэтому во время проектных работ необходимо учитывать риск. Идентификация, анализ рисков и последующее принятие соответствующих мер являются важной частью реализации проекта, поскольку они могут способствовать достижению цели проекта, принимая во внимание ограничения, возникающие из-за времени, ресурсов и объема проекта при заданном качестве.
