Подготовка и проведение деловых переговоров

Основная часть

Деловые переговоры – это форма делового общения между партнёрами, которая направлена на поиск конструктивного подхода к решению проблемы, заключение договоров и сделок и решение спорных вопросов.

Умение вести переговоры – важный навык и основополагающий фактор успеха в деловом общении. Во время переговоров собеседники обмениваются мнениями, в идеале – аргументировано и бесконфликтно отстаивают личную позицию и добиваются определённых целей, например, договариваются о сотрудничестве [2].

Для эффективного ведения переговоров и их проведения на хорошем профессиональном уровне необходима определенная подготовка. Качественная подготовка переговоров – лучшая предпосылка для успешного контакта с покупателями. Когда сторона хорошо подготовилась, это поможет демонстрировать большую уверенность в себе и произвести хорошее впечатление на оппонента. При тщательном планировании к переговорам возникает еще одно преимущество: экономия времени, так как, хорошо подготовленная встреча длится существенно меньше (до 30%), чем неподготовленная [2].

Но что это означает – быть хорошо подготовленным? Конечно, разбираться не только в отрасли и в предприятии, где работает оппонент, но и в людях, с которыми предстоит дело на переговорах. Важно выяснить шансы и возможности, определить цели и выработать для себя стратегии разговора, действуя следующим образом:

1. В ходе тщательного анализа заранее определить все шансы и возможности – аналогично потребностям и желаниям клиентов, их проблемам и возможным мотивам покупок.

2. На втором этапе определите свои цели и частичные цели переговоров. Это могут быть, например:

• формирование интереса к собственной фирме и своей продукции: выяснение мотивов покупки, проблем и желаний клиента;
• информирование об определенных новостях в области производства этой продукции – представление о специальных акциях и т. д.;
• создание атмосферы доверия.

3. После этого в соответствии со стоящей целью следует обдумать свою стратегию: как Вы хотите построить разговор, какую тактику продажи использовать?

После завершения переговоров следует проконтролировать достигнута ли цель и как действовать дальше [3].

Подготовка к переговорам включает в себя достаточно широкий спектр вопросов, который можно разложить на три основные составляющие.

• информационная;
• психологическая;
• тактическая.

Это и есть базовые элементы подготовки к проведению переговоров. Их особенность состоит в том, что они прежде всего предопределяют поведение на переговорах и являются основой для выбора стратегии, методики и приемов для их реализации. Вот несколько подробных каждых из базовых элементов.

1. Информационная подготовка. Сбор информации – один из важнейших этапов подготовки к переговорам. Информацию условно можно подразделить на три категории:

• информация о собственных целях, планах и условиях, определяющих решение задач;
• информация о партнере. Эта информация никогда не бывает чрезмерной. Она включает в себя личностные характеристики оппонента, финансовое положение его фирмы, особенности продукции, его деловые связи и т. п.;
• информация о внешней среде, в которой идут переговоры. Под внешней средой здесь понимается политическая обстановка, ситуация на рынке, условия функционирования средств доставки, законы и положения, регламентирующие тот или иной вид деятельности, налоговое и таможенное законодательство.

Необходимо собрать информацию не только о партнере, его цели, мотивации, но и проработать содержание будущей беседы. Это правило необходимо соблюсти на подготовительной стадии переговорного процесса.

Информация о партнерах имеет определяющее значение и может существенно повлиять на результаты переговоров. Это аксиома [3].

2. Психологическая подготовка. Включает в себя два основных аспекта:

• личная психологическая подготовка;
• общая психологическая подготовка, необходимая для создания определенного климата переговоров.

3. Тактическая подготовка. Включает разработку таких тактических приемов, применение которых позволяет «вести другую сторону» и добиваться поставленной цели с минимальными потерями.

Перед этим вам нужно будет выполнить ряд задач:

Чётко осознать предмет обсуждения или специфику проблемы, а для этого следует тщательно разобраться в теме [3].

Продумать желаемый ход переговоров: начало, конец, тональность беседы, план, настроение, которое нужно поддерживать. То есть, разработать программу и сценарий, хотя бы в самых общих чертах.

Заготовить вопросы, которые следует задать собеседнику, а также свои тезисы и аргументы. Определиться с приоритетами, то есть определиться к чему нужно будет отнестись с повышенным вниманием, а чем можно пренебречь и отложить на потом [3].

Решить, какие пункты следует отстаивать любой ценой, а какими можно пожертвовать ради компромисса. Так как в деловой беседе есть место и наступлению, и обороне.

Поставить себя на место собеседника, будь то клиент, контрагент и т. п. Понять, чего он хочет, чем мотивируется, к каким целям стремится? Постараться отыскать его уязвимое место – то, что для него наиболее важно и ценно в переговорах. Поняв, что конкретно интересует оппонента, постараться уступить ему в этом. Например, на тех, кто озабочен ценой товара, можно воздействовать, снижая цены [3].

Порепетировать свою речь заранее, особенно если будущая встреча включает презентацию товара или услуги. Говорить внятно и как можно ближе к делу и уверено [3].

Продумать, сколько следует людей привлечь в качестве участников с вашей стороны. Это должны быть лучшие эксперты, прекрасно разбирающиеся в вопросе и обладающие развитыми навыками убеждения. Объяснить им, какова их роль и для чего вообще проводится эта встреча.

Ничем нельзя заменить тщательную подготовку переговоров. Профессионал по всегда – если возможно – тщательно готовится к переговорам, так как хочет, чтобы они прошли успешно. Иными словами: подготовка – это не все, но без подготовки все – ничто [3].

Переговорный процесс может выглядеть по-разному и длиться сколь угодно долго, но обычно деловые переговоры включают в себя несколько четко выделяемых этапов [4].

1-й этап: подготовительный.

Получение исходной информации о собеседнике, очень нужная тактика. С одной стороны, он демонстрирует, что представляет собой компания и ее продукция, с другой стороны – есть вопросы, обращенные к клиенту, стоит поделиться своими ощущениями, дать оценку увиденному.

Выгода от этого двойная: так удается подогреть интерес потенциального заказчика, показать ему, что он обратился к профессионалам, и сама компания получила первое представление о нем, его запросах.

2-й этап: монологи и предложения или начало очных переговоров [4].

Если встреча происходит впервые, то первое – знакомство друг с другом.

Высказывание каждой стороной своих исходных предложений – обычно это аргументы, продуманные заранее, поэтому их озвучивание проходит быстро.

В случае, если представительство коллективное, то следует дать слово после главного лица переговоров, другим участникам переговоров, к примеру консультантам, экспертам по тем или иным вопросам, с подготовленными материалами. В ходе обсуждения нужно использовать различные наглядные материалы. При этом нецелесообразно вкладываться исключительно во внешний вид презентации, превращая ее в красочное и эффектное шоу. Для деловых людей важнее содержание, чем оформление информации.

Подведение первого итога, что участники понимают стоящую перед ними задачу и нацелены на достижение соглашения.

3-й этап: обсуждение и торг [4].

Это ключевая стадия переговоров, которая и определяет их исход.

В ходе полемики необходимо следовать определенным правилам:

Держать в голове основные ориентиры (цель, варианты решения вопроса, допустимые или недопустимые уступки).

Прежде чем вступать в спор, нужно полностью прояснить позицию собеседника, узнать, какие параметры сделки являются для него принципиально важными. Например, это может быть стоимость, сроки, какие-то технические характеристики и пр.

В ходе обсуждения важно уточнять подробности. Во-первых, так можно получить больше информации о проекте. Во-вторых, это возможность понять, какие еще альтернативные варианты по условиям сделки рассматривает оппонент.

Объективным критерием того, насколько эффективно прошли переговоры, это сопоставление достигнутых договоренностей с первоначальными предположениями.

Конечно же не всегда первая встреча заканчивается подписанием договора, главное – установление контакта.

4-й этап: принятие решения [4].

Возможны три основных варианта:

• Достигнуто взаимопонимание – сотрудничаем!
• Остаются вопросы, и нужно обсуждать их дальше.
• Сотрудничество невозможно.

В конце встречи участники подводят резюме. Далее инициатор переговоров может отправить другой стороне письмо с изложением условий договоренностей и просит подтвердить, что все верно [5].

На данном этапе важно определить главные детали:

• порядок дальнейших действий;
• ответственные лица;
• ориентировочные сроки.

В идеале исходный проект соглашения принимается без каких-либо дополнений и изменений, но это происходит достаточно редко. Чаще у сторон появляются встречные предложения, которые необходимо координировать. Последующее обсуждение деталей может длиться долго, однако общая достижимость сделки обычно становится понятной уже по итогам первой встречи.

Общие советы, как повысить шансы на успех в деловых переговорах:

• Установление временного ограничения на продолжительность встречи. Это позволит ускорить ход переговоров и избежать траты времени на обсуждение второстепенных деталей.
• Изначально просить чуть больше, чем вы реально рассчитываете получить. Это дает пространство для торга, и в итоге проще добиться требуемого.
• Проявление осмотрительности, даже в общении с уже известными вам партнерами. Не стоит расслабляться, поскольку в приоритете у вас должно быть достижение собственных целей.
• Не поддаваться на провокацию, не отвечать на агрессию. Если вы не желаете срыва переговоров, то нужно уметь разряжать обстановку.
• Использование пауз. Если обсуждение зашло в тупик и явно утратило конструктивный характер, в том числе из-за усталости участников, то целесообразно сделать перерыв или даже перенести продолжение переговоров на другой день [5].

Заключение

Ведение деловых переговоров – непростая сфера активности бизнесменов любого уровня. Организация, проведение переговорного процесса имеют множество особенностей, требует соблюдения определенных правил. Необходимо уметь грамотно вести деловую беседу и добиваться поставленной цели. Немаловажная составляющая для проведения эффективных переговоров является подготовка к переговорам.

Это, несомненно, достаточно специфичная область работы деловых людей, которая имеет большой вес в их деятельности и влияет на развитие бизнеса. Поэтому необходимо иметь большой комплекс знаний, обладать навыками, которые позволяют деловому человеку успешно добиваться выгодного для него соглашения даже на весьма сложных деловых переговорах.