Разработка информационной системы цветочного магазина

Основная часть

Информационная система нужна для сбора, хранения, обработки, передачи и использования информации в рамках определенной организации или процесса.

Она позволяет упрощать и автоматизировать бизнес-процессы, повышать эффективность работы, улучшать качество принимаемых решений, обеспечивать безопасность и конфиденциальность информации. В целом, она является необходимым инструментом для успешного функционирования и развития любой организации.

На сегодняшнем рынке информационных технологий существуют множество предлагаемых программ для качественной работы цветочного магазина. При выборе таких программ необходимо понимать всю специфику работы магазина и определить все сложности учета в цветочном магазине [2].

Предлагается рассмотреть следующие факторы:

1. Необходимость партийного учета товаров.
2. Цветы – скоропортящийся товар, утрачивающий со временем свои товарные качества.
3. Необходимость учета ежедневной уценки части цветов.
4. Сложность в планировании времени заказа новой партии цветов.
5. Необходимость учета при формировании букетов стоимости упаковки, цветов и услуг.

Конечно же предприниматели могут вести учет в цветочном магазине и в таблицах Excel, но этот вариант имеет крайне низкую функциональность и подходит только для ручного контроля остатков. Но, чтобы значительно облегчить операционные процессы лучше установить программу для розничной торговли, которая способна комплексно оптимизировать рабочие операции, где должны быть учтены следующие основные возможности приложений по автоматизации цветочного магазина:

• Ускорение приходных операций за счет идентификации цветов по штрихкоду упаковки, артикулу, наименованию.
• Автоматический расчет конечной цены на базе заданной наценки для каждой группы ассортимента.
• Возможность создания технологических карт для учета в цене букета себестоимости всех его составляющих. Данная функция автоматически учитывает и расход имеющихся товаров и материалов.
• Наличие CRM-системы для ведения клиентской базы, учета заказов по доставке букетов, ведения истории взаимодействия с покупателями.
• Указание отличающихся наценок на разные цветы, их группы или на сопутствующие товары.
• Объединение под своим контролем всего технологического оборудования и ПО: бухгалтерских программ, онлайн-кассы, сканера штрихкодов и прочего.
• Наличие модуля инвентаризации, позволяющего быстро пересчитывать товар и передавать смену. Программа должна уметь автоматически формировать все унифицированные инвентаризационные документы.
• Поддержка работы с дисконтными картами, подарочными сертификатами и прочих промо инструментами. Возможность автоматических промо рассылок на телефоны и e-mail постоянных клиентов.
• Инструменты для работы с ассортиментом: проведение ABC-анализа, добавление произвольных характеристик товаров, учет остатков, формирование отчетов по товарообороту.
• Планирование ассортимента заказа цветов на основании имеющихся остатков и динамики продаж.
• Автоматическое формирование отчётности по динамике продаж в разрезе каждой позиции ассортимента или группы товаров.
• Формирование подробных отчетов по финансовым результатам работы магазина.
• Возможность быстрой переоценки и списания товаров, контроль над историей данных операций.
• Поддержка объединенного учета сети цветочных магазинов.
• Возможность прикрепления фотографии к каждому виду цветов, выгрузка имеющейся товарной номенклатуры на сайт [3].

Надо заметить, что автоматизация учета в цветочном магазине имеет смысл только тогда, когда она позволяет получать собственнику больше прибыли. Экономическая целесообразность является главным стимулом для приобретения и установки программ для учета товаров. Положительный финансовый эффект возникает вследствие всего действия перечисленных ниже выгод автоматизации [4].

Управленческие выгоды автоматизации магазина цветов:

• Консолидация информации об остатках продукции в рамках одной базы позволяет перераспределять цветы между сетью магазинов в соответствии с их потребностями.
• Контроль продавцов за счет фиксации каждого факта продажи в информационной базе.
• Высокая скорость формирования заказа цветов поставщику на основании имеющихся остатков.
• Контроль сроков реализации каждой партии товара позволяет вовремя делать скидки и минимизировать издержки от списания увядших цветов.
• Минимизируется время на проведение инвентаризации.
• Анализ динамики продаж каждого вида цветов в течение длительного периода позволяет максимально учитывать сезонные факторы и колебания спроса в период праздников.
• Упрощение налоговой отчётности и минимизация ошибок при её составлении.
• Облегчение учета товаров, уменьшение количества технических ошибок в отчетах, что позволяет более продуктивно использовать рабочее время сотрудников.
• Возможность удаленно наблюдать и анализировать показатели работы магазина с планшета или ноутбука [5].

Автоматизация магазина цветов позволяет получить следующие экономические выгоды:

• Поддержание рентабельности продаж букетов на одном уровне за счет использования технологических карт при составлении композиций.
• Контроль над предоставляемыми продавцами скидками. Собственник магазина и покупатель всегда могут посмотреть в чеке, по какой цене был продан товар.
• Исключение воровства цветов персоналом за счет оптимизации их учета.
• Возможность анализа прибыльности работы каждого продавца позволяет выявить причины плохих показателей и выработать решения для исправления данной ситуации.
• Использование онлайн-кассы и другого современного оборудования повышает имидж цветочного магазина и привлекает в него дополнительных клиентов.
• Использование программ лояльности повышает доход от постоянных клиентов.
• Выявление ходовых позиций ассортимента позволяет перенаправлять оборотные средства в наиболее прибыльном направлении [5].

На современном рынке торговать цветами в розницу без онлайн-кассы могут только самозанятые ИП. Но и им вскоре придется приобрести минимальный комплект оборудования. Приобретение онлайн-кассы и программы для учета товаров может принести дополнительный доход даже самозанятому предпринимателю. С данной техникой упрощается администрирование бизнеса, что при отсутствии наемных работников также имеет значение. Существуют приложения по автоматизации цветочного магазина для планшета, что позволяет предпринимателю торговать вне магазина [6, с. 12-16].

При выборе поставщика услуг и оборудования для автоматизации магазина цветов нужно интересоваться опытом фирмы в реализации подобных проектов, представительствами в регионах и наличием хорошей сервисной поддержки. Компания поставщик информационного обеспечения должна соответствовать всем требованиям, чтобы её выбор обязательно обернулся для собственника бизнеса успехом и смог обеспечить максимальную совместимость, надёжность и удобство пользования техникой [6, с. 12-16].

Заключение

Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота для цветочного магазина имеет большое значение в условиях современного информационного общества, где компьютеризация и автоматизация процессов – ключ к успешности бизнеса.

Важная задача в разработке и внедрении автоматизированной системы для цветочного магазина определить основные задачи и функциональные требования, которые необходимы для эффективной работы магазина.

Информационная система позволяет ускорить процесс обработки заказов, уменьшить количество ошибок, связанных с неправильным заполнением документов, а также улучшить взаимодействие между сотрудниками.

Использование такой информационной системы позволяет значительно повысить эффективность работы бизнеса, сократить трудозатраты и снизить количество ошибок, связанных с ручной обработкой документов и учета и анализа работы магазина [7].