Методика выявления требований к разработке автоматизированной системы формирования отчетности по учету трудозатрат сотрудников ИТ-команд

Современные организации все чаще сталкиваются с необходимостью оптимизации своих бизнес-процессов для повышения эффективности и конкурентоспособности. Одним из ключевых аспектов такой оптимизации является автоматизация процесса формирования отчетности по сотрудникам.

В данной статье рассматривается процесс сбора требований для разработки приложения, предназначенного для автоматизации формирования отчетности по сотрудникам. Основная цель статьи – описать методический подход к сбору требований, который включает использование различных методов и инструментов для идентификации, анализа и документирования требований.

Сбор требований – это критически важный этап в процессе разработки программного обеспечения, который обеспечивает понимание потребностей пользователей и других заинтересованных сторон. Правильно собранные и документированные требования служат основой для создания эффективного, надежного и удобного в использовании приложения.

Цель разрабатываемой системы – предоставление заинтересованным лицам возможность формирования отчета о трудозатратах сотрудников ИТ-команд в виде таблиц и диаграмм для проведения мониторинга за деятельностью сотрудников.

Задачи системы:

• отображение данных о трудозатратах сотрудников компании из систем управления проектами (Jira и Microsoft Azure DevOps);
• отображение метрик на основе трудозатрат, отражающих эффективность ИТ-команд;
• гибкая настройка отчета в разрезе множества проектов, рассчитываемых метрик и периода.

Целевой аудиторией данной системы являются администраторы и руководители различного уровня. Для получения информации о требованиях и ожиданиях заинтересованных сторон применялись следующие виды сбора требований:

1. Интервью – проведение бесед с ключевыми пользователями для получения детальной информации о их потребностях и ожиданиях.
2. Наблюдение за реальной работой пользователей в их рабочей среде для понимания текущих процессов и выявления проблемных областей.
3. Мозговой штурм – организация сессий мозгового штурма с участием различных заинтересованных сторон для генерирования идей и требований.
4. Создание прототипов – разработка предварительных версий метрик производительности сотрудников для демонстрации и обсуждения с пользователями.

Так, было определено три вида требований: бизнес-требования (БТ), функциональные требования (ФТ) и нефункциональные требования (НФТ).

Таблица

Виды и примеры требований

В ходе обсуждения возможных метрик с руководителями практик в компании было выявлено требование о включении в отчет графика, по которому можно судить, сотрудники какой практики списывают больше часов, чем норма, и где наоборот списано меньше нормы. График позволит выявить потенциальные проблемные зоны, в которых возможно необходимо перераспределить ресурсы или провести дополнительную оценку эффективности работы сотрудников. Также он может помочь выявить успешные подразделения, которые справляются с работой более эффективно и точно по плану.

Постановка задачи для программиста, реализующего данный график выглядела следующим образом:

График «Списано по практикам, % от нормы».

Данный график позволяет определить, какие практики требуют дополнительного внимания из-за перерасхода или недостатка списанных часов по сравнению с нормой.

График представлен в виде столбчатой диаграммы, по оси X указаны практики компании, по оси Y – доля списания по отношению к норме. Легенда под графиком объясняет соответствие каждого столбца конкретной практике. Над каждым столбцом указаны числовые значения, что облегчает анализ данных и сравнение между собой различных практик.

Прототип графика представлен на рисунке.

Рис. Прототип графика

Для реализации данного графика требуется:

1) Рассчитать сумму нормированных часов сотрудников, относящихся к одной практике.

2) Рассчитать фактическое количество часов, списанное сотрудниками, относящихся к одной практике.

3) Рассчитать отношение полученных величин согласно формуле 1.

а = b / с × 100%, (1)

где а – процент отклонения ТРЗ сотрудников практики от нормы ТРЗ по практике, %;

b – сумма фактических трудозатрат сотрудников практики, ч;

с – сумма нормированных трудозатрат сотрудников практики, ч.

4) Построить столбчатую диаграмму, где по оси Х будут отображаться практики, а по оси У – полученное по формуле 1 значение согласно практике.

Применение системного подхода к сбору требований позволяет глубже понять потребности пользователей и обеспечить разработку приложения, максимально соответствующего их ожиданиям и бизнес-целям компании. В условиях динамично меняющегося рынка и высоких требований к качеству и скорости предоставления данных, такой подход становится необходимым условием успешного функционирования любой современной организации.