Основы организации и проведения выставок в социокультурной сфере

В текущих условиях бурного становления рыночной экономики непросто переоценить актуальность выставочной работы в процессе продвижения товаров, брендов, компаний. Выставки дают возможность довольно быстро увеличить клиентскую базу, привлекая внимание потенциальных клиентов. Сегодня почти все компании предлагают набор услуг в сфере профессиональной организации выставок, как в России, так и за рубежом для компаний, представляющих всевозможные отрасли экономики [7].

Организация выставки требует глубоких знаний не только в менеджменте, экономике, маркетинге, но также в сфере логистики в сочетании с коммерческим пониманием целей и задач выставки. Следует обладать способностью верно представить стоимость для спонсоров и осуществить выставку так, чтобы представители коммерческих сторон и посетители могли получить то, зачем пришли на выставочное мероприятие.

Коммерческие выставки, как правило, организуются таким образом, чтобы компании имели возможность показать свои новые продукты, услуги, а также изучить предложения конкурентов и последние тенденции рынка.

Определенные коммерческие выставки имеют все шансы раскрыться для широкой публики, в то время как другие могут посещать лишь представители компании (участники торговли) и представители прессы. Таким образом, полезными инструментами менеджмента могут быть выставки, но не все организации извлекают выгоду из них [6].

Прежде чем заниматься выставочной работой и принимать участие в выставках, необходимо осуществлять предварительное тщательное изучение рынка и ситуации, в которой находится организация. Процесс планирования и предварительных исследований является важным шагом в механизме управления выставочной работы. Развитие бизнеса на выставках может быть полезным опытом для предпринимателей, которые стремятся реализовать свои услуги.

Следует дать оценку достоинствам как прямым, так и косвенным, и убедиться, что они превышают расходы (например, аренда стендов, рекламное обеспечение, затраты на персонал, регистрационные сборы). Для эффективного планирования выставочной деятельности необходимо осуществлять его совместно с бухгалтером, либо обратится в консалтинговую компанию.

Сформированный бюджет для выставок следует ввести в общий маркетинговый проект. Идея заключается в том, чтобы основательно подбирать выставочные действия, отвечающие конкретным потребностям и финансам предприятия [1].

Прежде всего, необходимо принять решение об участии в выставке. Для этого можно найти необходимую информацию в Интернет о предстоящих выставках, которые относятся к интересующему направлению бизнеса и отрасли.

Затем важно изучить целевую аудиторию. Изучая возможных потребителей, можно найти наилучший способ продемонстрировать продукты и услуги компании.

Экспонаты на выставке должны соответствовать потребностям и ожиданиям клиентов. Они различны для специалистов отрасли и широкой общественности. Необходимо учесть преимущества и предусмотреть возможные риски выставочной деятельности для бизнеса при принятии решения о презентации продуктов или услуг. Выставки, как правило, нацелены на отрасль и потребителей, заинтересованных в данной сфере [3].

Важно учесть следующие моменты на этапе планирования выставки:

− необходимо свободное время;

− поездки на торговые выставки и сам показ могут потребовать финансовых вложений;

− присутствие конкуренции. Выбор не той торговой выставки для презентации продуктов или услуг может привести к показу не той целевой аудитории, что приведет к превышению затрат на участие в выставке над доходом, который будет от нее получен.

Если раньше выставки являлись простым способом торговли, то на данный момент это мероприятия, приуроченные к различной сфере жизнедеятельности общества, которые требуют тщательной подготовки. Конкретные составляющие выставочной деятельности уже не сводятся только к экспозиционным центрам, компаниям, предприятиям и обслуживающим фирмам.

Большую роль в интенсивно развивающейся экономике играет выставочная индустрия. Благодаря экспозиционной деятельности в экономику приходят существенные финансовые вклады, что приводит к продвижению многих отраслей.

Выставки напрямую оказывают большое влияние в формировании экономики в регионах, активизируют потребительский спрос на рыночных площадках различных сфер, а это способствует привлечению инвестиций.

Огромное значение имеют международные экспозиции, которые являются одним из главных орудий политического маркетинга. Они широко применяются правительствами многих государств для международного сотрудничества.

Процесс проведения выставочного мероприятия объединяет организаторов и участников с государственными учреждениями и иными сообществами, что играет существенную роль в налаживании бизнес контактов.

Резюмируем этапы, которые включает в себя технология выставочной деятельности:

• организация;
• работа на выставке;
• послевыставочная работа [4].

К организации выставки необходимо приступить как можно раньше. Подготовка занимает от 20 до 50 недель в зависимости от места реализации, поставленных целей, масштаба мероприятия.

Составление плана сроков проведения работ является следующим шагом. Необходимо в точной очередности указать все виды работ, а также составить список отдельных действий с оценкой сроков. Стоит отметить, что для создания такого списка базой могут послужить ограничительные сроки – точные даты предоставления нужных документов. План нужно сформировать таким образом, чтобы он включал важные условия, без реализации которых не организовать экспозицию полностью.

В плане нужно учитывать:

• значение выставочного мероприятия в маркетинговой сфере;
• цели участия в экспозиции;
• сведения обо всех выставках, которые проводятся в стране или других государствах, имеющих значение для компании;
• анализ целевой аудитории, которая будет присутствовать на мероприятии;
• перечень финансовых расходов;
• процедуру подготовки: подбор работников, определение выставочных конструкций, доставка экспонатов, работа со СМИ, обеспечение страховки и другие услуги.

Во время выставки рекомендуется:

- привлечение посетителей к стенду с помощью визуальных дисплеев, которые четко рекламируют продукт или услугу. Посетители должны практически молниеносно понять торговое предложение компании;

• привлечение посетителей доброжелательным настроем, предложение посмотреть на продукты или услуги, которые демонстрируются;
• информирование о продуктах и услугах без агрессивных продаж;
• сбор отзывов у посетителей. Собранные после выставки отзывы посетителей очень важно изучить, обсудить результаты вставочной деятельности на собрании с персоналом, проверить динамику продаж после выставки, обновить базу данных клиентов и оценить эффективность выставки. Все это поможет принять решение об участии в выставочной деятельности в будущем [5].

Подводя итоги, можно сказать, что выставочная деятельность является результативным способом продвижения бизнеса, а также брендов, продуктов и услуг, которые компания предлагает на рынке. Выставки способствуют налаживанию коммуникаций и общению с другими компаниями-участниками отрасли и расширению клиентской базы [2].