Роботизированная автоматизация бизнес-процессов в бухгалтерском аудите на примере ООО «Эрнст энд Янг»

Введение

Robotic Process Automation (далее RPA) – Роботизированная автоматизация процессов (в нашем случае бизнес-процессов) – это автоматизация простых постоянно повторяющихся процессов с предсказуемым исходом, которые ранее обычно выполнялись людьми.

Другими словами, RPA выступает в роли «виртуального человека», работающего с набором инструкций и воспроизводящего ручные процессы, необходимые для выполнения задач. RPA взаимодействует с людьми, повышая скорость, точность и производительность. Чтобы расти и вносить свой вклад в рынок будущего, людям потребуется приобрести новый набор навыков, таких как анализ и диагностика возможностей улучшения процессов и базовые навыки автоматизации, чтобы оставаться конкурентоспособными и долгосрочно успешными в постоянно меняющейся среде [1].

Основная часть.

Преимущества и недостатки RPA

Использование RPA распространено в сферах с большими объемами данных, однообразными задачами и предсказуемым логичным результатом. К таким сферам чаще всего относятся: банки и иные финансовые организации, страховые бюро, компании в сфере оптовой и розничной торговли, крупные производство, а также бухгалтерские, аудиторские и консалтинговые бюро.

Некоторые эксперты полагают, что в ближайшем будущем бухгалтерский учет и деятельность аудитора будут роботизированы и сведены к аудиторской оценке и формированию профессионального суждения [2]. Например, компания «Эрнст энд Янг» (eng. Ernst&Young или EY) является одной из первых компаний по роботизации монотонных процессов в аудите. В 2019 году это позволило ей сэкономить на найме около ста новых сотрудников.

Основные преимущества RPA обеспечиваются за счет:

• низкой стоимости эксплуатации;
• улучшенного анализа данных;
• повышения соответствия нормативным требованиям;
• увеличения производительности труда сотрудников;
• высокой точности;
• роста логистического потенциала;
• обеспечения конфиденциальности данных;
• повышения показателей общей эффективности.

Несмотря на высокую стоимость разработок по автоматизации бизнес-процессов, инвестиции окупаются в короткие сроки. Например, RPA сокращает в среднем трудозатраты на 25-40%. В EY показатели немного ниже – 20‑35% [3]. Ожидается, что в ближайшем будущем технологиями RPA будут затронуты 30-40% всех бизнес-процессов [4].

Роботизация и автоматизация процессов, несомненно, сокращает количество рабочих мест в аудите из-за замены многих действий сотрудника роботами. В то же время, разработчики и тестировщики автоматизированных систем становятся более востребованными. Автоматизация процессов снижает количество работников в одной сфере, но увеличит их количество в другой. В целом, это не отразится негативно на показателях занятости населения, но стоит понимать, что роботизировать на данный момент можно только монотонные постоянно повторяющиеся задачи, от выполнения которых сотрудники часто сами отказываются. Тем самым, роботизация аудита сокращает, и без того высокую, текучесть кадров в отрасли и обеспечивает развитие компетенций сотрудников на решении нестандартных задач.

Ещё один плюс в пользу роботов – это возможность постоянно и безошибочно работать над задачами с предсказуемыми результатами. У роботов нет перерывов на обед, они не берут выходных, больничных или отпусков, не отпрашиваются пораньше и не увольняются по своему желанию. А с подходящим обучением они могут сами принимать решения, сообщать об ошибках, корректировать скрипт, по которому они работают и так далее.

Внедрение RPA способствует повышению качества выполненных работ. Автоматизация минимизирует опасность ошибки, точно проверяя, что все соответствует требуемым стандартам. С увеличением объема продукции, услуг или работ, изготовленных или оказанных в соответствии с более высокими стандартами, растет стоимость тех самых произведенных услуг, работ или продукции.

RPA положительно влияет на повышение продуктивности. Роботы предназначены для повторяющихся действий, люди – нет. Предоставление сотрудникам возможности развивать свои способности и работать разнообразно и креативно косвенно повысит прибыль бизнеса, сократив затраты на исправление ошибок и отдых из-за монотонной работы.

Наряду с преимуществами RPA имеет и свои слабые стороны, которые связаны с:

• вымиранием профессий, легко замещаемых роботами;
• сокращением численности рабочих мест;
• критическим отношением работников к внедрению роботов;
• высокими первоначальными инвестиции;
• поиском и наймом высококвалифицированного персонала для установки, обслуживания и обучения роботов;
• отсутствием гибкости и жесткостью следования установленному регламенту – выполняют все операции точно так, как научил их пользователь и не могут принимать решения в новых для них ситуациях. Если происходят минимальные изменения процесса, работа, выполняемая роботом, не только не полезна, но даже вредна и дорога;
• потребностью в «чистых» данных – затраты на их обработку и чистку часто недооцениваются;
• нецелесообразностью внедрения в странах с дешевой рабочей силой.

Применение RPA в бухгалтерском аудите.

Аудиторские компании большой четверки переходят на RPA из-за огромных объемов данных, часто превышающих величину полностью заполненных таблиц MS Excel, длина которых 1048576 строк! Такое количество информации требует не только высоких затрат по человеко-часам, но и требуют времени для обработки вычислительной машиной (обычно компьютером с высокой скоростью обработки запросов).

RPA помогает с аудитом данных, который не требует аудиторского заключения на каждом этапе. Ниже приведены способы, где RPA может быть полезен:

• сбор, обработка, очистка, проверка данных и удаление дубликатов с высокой точностью;
• автоматизированное тестирование разделения обязанностей при аудите, средств контроля доступа, отчетов об исключениях, средств контроля за изменениями;
• годовой отчет об оценке риска организации может быть создан с использованием RPA путем выявления основных тенденций во время сбора и классификации данных;
• RPA может согласовывать данные, поступающие из различных источников, с заранее определенными правилами, что делает весь процесс безошибочным;
• RPA может отправлять напоминания, проверять прогресс проекта, автоматизировать отчеты и определять открытые позиции [5].

Технологии RPA в EY.

В EY на 2019 год реализовано несколько проектов по Digtal Audit, а именно EY Helix, EY Canvas, EY Altas. В разработке также мобильное приложение по аудиту, платформа по информатизированному аудиту и аналитике бизнес-процессов, электронные подписи и использование дронов для инвентаризации [6]. Планируется разработка EY в направлении искусственного интеллекта, блокчейна и аналитики с помощью Dash [7] (Dash – фреймворк для машинного обучения и аналитики данных в связке с языком программирования Python) [8].

Согласно EY при планировании Digital Audit и его компонентов они опирались на 4 главных компонента:

• соединение команд и компаний как в рамках одного офиса, так и всего мира;
• автоматизация процессов и процедур аудита;
• анализ данных, в том числе с использованием новейших технологий;
• управление ценностью через цифровой клиентский опыт [6].

Для того, чтобы понять направления информационного развития в EY приведем основные элементы компании в RPA:

• непрерывный аудит по всему миру, проводимый командами, связанными единой глобальной методологией и аудиторской платформой;
• более эффективное выявление рисков и реагирование на них, что позволяет оперативно сообщать о полученных результатах;
• централизованное планирование и мониторинг аудита по всему миру, что обеспечивает расширенные возможности для основной команды;
• возможность быстро реагировать и подстраиваться под изменения в нормативных средах;
• мониторинг аудита в реальном времени, который может фиксировать, отмечать и делиться глобальными результатами аудита по мере их возникновения;
• оптимизированные коммуникации с клиентами через интегрированный онлайн-портал;
• улучшенный менеджмент и мониторинг ключевых этапов аудита [6].

Заключение.

В ходе исследования сферы автоматизации бизнес-процессов с помощью роботов в бухгалтерском аудите были выявлены плюсы и минусы RPA, определены перспективные направления его использования компаниями. На наш взгляд, самыми весомыми плюсами RPA являются избавление сотрудников от монотонной работы и минимизация ошибок из-за человеческого фактора. Однако, во многих странах, в том числе Республике Беларусь, где стоимость человеческого труда низкая, эти плюсы перекрываются крупными изначальными инвестициями.

На данный момент только самые крупные компании мира могут себе позволить такие технологии. В аудите – это «большая четверка»: EY, Deloitte, KPMG и PwC (PricewaterhouseCoopers). Для небольших белорусских аудиторских бюро автоматизация на таком уровне возможна только в будущем.