Анализ деятельности предприятий (агенты и контрагенты), осуществляющих управление конгрессно-выставочной деятельностью на территории Санкт-Петербурга

Предприятия, осуществляющие конгрессную деятельность, занимают ключевую роль в развитии конгрессного туризма регионов. Организация крупного мероприятия сложный и трудоёмкий процесс, для этого важно иметь квалифицированный персонал. Ведь именно от них зависит то, как пройдёт то или иное мероприятие. Они должны определить, на какой площадке будет организовано мероприятие, способствующее повышению уровня социально-экономического развития. Формат мероприятия, питание, оборудование, также должны быть учтены организаторами, так как это является важной составляющей мероприятия [5].

Первостепенной задачей является определение агентов и контрагентов в рамках конгрессного туризма. Агентом в ходе инициации и проведения является заказчик мероприятия [3]. Как правило, в роли агента выступают профессиональные ассоциации, которые инициируют проведение специализированных мероприятий: конференций, форумов, семинаров, съездов и т.д. Контрагентом являются профессиональные организаторы мероприятий, в нашей стране, в качестве организаторов мероприятий, наиболее часто, выступают туроператоры [4].

Необходимо подчеркнуть, что определение места проведения необходимо сделать как минимум за год до проведения мероприятия. Ввиду востребованности конгрессных площадок, график проведения расписан по дням.

Агентами в Санкт-Петербурге могут являться правительственные организации, крупнейшие предприятия, высшие учебные заведения – все, кто нуждается в проведении мероприятия.

Контрагентами могут являться:

1. Туроператоры
2. Ивент и коммуникационные агентства
3. DMC компании (destination management company)
4. TMC компании (travel management company)
5. PCO компании (professional conference organizer)

Рассмотрим каждое понятие в частности.

Туроператор – юридическое лицо, осуществляющее лицензированную деятельность и занимающееся формированием туристического продукта, его реализацией и продвижением [2]. Данный объект устанавливает итоговую цену на сформированный продукт и также определяет ценовую политику. Именно он несёт ответственность перед потребителем за надлежащее качество услуг.

Ивент и коммуникационные агентства – данные организации готовят и проводят под заказ деловые мероприятия, ивенты для корпоративных клиентов.

DMC компании – предприятия, работающие в сфере въездного туризма и принимающие иностранных туристов на территории страны. Занимаются продвижением региона, являются координаторами в оказании туристских услуг, программ экскурсий в подготовке мероприятий. Взаимодействуют со средствами размещения, транспортными компаниями, службами питания и т.д. Объединяют клиентов и поставщиков услуг.

TMC компании – турагенты, которые направлены на выездной туризм, в большинстве случаев их клиенты это корпорации. Предоставляют услуги по проведению конгрессных мероприятий как внутри страны, так и за её пределами. Для проведения мероприятия в другой стране они взаимодействуют с отелями, оказывают помощь в обеспечении перелета, выбора площадки мероприятия. Бюджет мероприятия оплачивается одним источником.

PCO компании – обеспечивают квалифицированную помощь в организации и проведении различных мероприятий (конгрессов, конференций, симпозиумов). Помощь заключается в экономических расчётах при  организации мероприятия, разработке деловой программы, поддержка и планирование веб страницы мероприятия, аккредитации и регистрации участников мероприятия, также они разрабатывают и реализуют PR компанию мероприятия. Здесь же средства на проведения мероприятия поступают из множества источников. Возрастающий спрос клиентов на услуги PCO подталкивает компании к развитию и усовершенствованию услуг.

Рассмотрим предприятия, которые представлены в данных категориях, осуществляющих организацию и управление конгрессными мероприятиями.

В области ивент-индустрии выделяется компания EventComp. Она успешно организует форумы, конгрессы, съезды, деловые переговоры. Главным приоритетом предприятия является ответственный подход к реализации и проведению деловых мероприятий в городе. Агентство проводит и организовывает крупнейшие Всероссийские и международные конференции [1].

TMC компании также представлены в Санкт-Петербурге. К таким относится фирма «DIUIM». Входит в Российский союз  Туриндустрии и международной ассоциации инсентив-поездок Site. В качестве помощи в организации они предлагают:

1.  Аренду помещений, соответствующих всем требованиям для проведения мероприятия
2. Помощь с техническим оборудованием (микрофоны, проектор, колонки и т.д.)
3. Помощь в синхронном переводе
4. Техническое обеспечение мероприятия (онлайн трансляция и запись)
5. Организуют обширную культурную программу для участников мероприятия

Наряду с этим, представлены и компании PCO, например, «Tsar Events DMC & PCO», «GLOBAL RUSSIA DMC & PCO», «МОНОМАКС».

Во главе конгрессно-выставочной деятельности города Санкт-Петербрга является конгрессно-выставочное бюро. Этот орган был создан согласно приказу правительства Санкт-Петербурга № 555 от 2 июля 2014 года. Данный объект конгрессно-выставочной деятельности был основан для того, чтобы выполнять маркетинговые функции и развивать конгрессный, выставочный и туристический потенциал города. В нашей стране конгрессно-выставочные бюро не так распространены, как за рубежом. Данные предприятия не только работают над повышением имиджем города, но и привлекают финансирование в регион. Влияют на важнейшие отрасли экономики, такие как строительство, производство, транспорт, здравоохранение. Также способствуют увеличению количества рабочих мест и поступлениям в бюджеты городов.

Благодаря конгрессно-выставочным бюро крупнейшие города Мира, такие как Париж, Берлин, Милан, Сингапур, Барселона занимают ведущие места по проведению конгрессных мероприятий. Они привлекают крупные мероприятия, численностью от 1000 человек.

Помимо этого, бюро участвует в тендерах за право проведения конгрессного мероприятия, распространяет рекламную продукцию города с целью повышения имиджа региона. Предоставляет информацию об экономических возможностях региона. Взаимодействует со СМИ, занимается статистикой проведенных мероприятий, передаёт данные о прошедших конференциях, форумах, конгрессах в международную ассоциацию конгрессов и съездов (ICCA).

В Санкт-Петербурге конгрессно-выставочное бюро является некоммерческой организацией подведомственной комитету по развитию туризма города. Данная форма организации даёт ряд преимуществ, в частности, поддержку мероприятий со стороны государства. Деятельность организации благоприятно сказывается не только на развитие конгрессного туризма, но и на социально-экономическом развитии региона.

Рост конгрессного туризма на территории Российской Федерации составляет в среднем 5% в год, согласно исследованиями Yearbook, проводимым АБТ-АСТЕ. В Санкт-Петербурге, согласно проведенному мной анализу, на сайте Конгрессно-выставочного бюро города, прирост составляет 10%. Росту рынка конгрессного туризма способствует выгодное географическое положение города, в городе также хорошо развита инфраструктура. Высокий сервис также способствует развитию отрасли.

Прослеживая тенденцию проводимых мероприятий, важно сделать акцент, что с 2014 года, когда ввели конгресс-бюро в городе, качество и количество мероприятий повысилось. Также увеличилось и количество предприятий задействованных в отрасли конгрессного туризма, поскольку именно они позволяют провести мероприятие на высоком уровне. В 2019 году Санкт-Петербург принял Генеральную ассамблею Всемирной Туристской организации, в который приняло участие более 1500 делегатов из 157 стран. Уровень проведения подобных мероприятий, высокого уровня позволяет сделать вывод, что Санкт-Петербург как конгрессный центр является ключевым на территории страны.

Организация транспорта, культурная, деловая программа, конгрессно-выставочные площадки международного уровня, средства размещения, которые позволяют не только расположиться в гостинице, но и провести в ней мероприятие – всё это сопутствует в проведении мероприятия в городе, а управление этой деятельностью осуществляет конгрессно-выставочное бюро города.

Подводя итог, необходимо подчеркнуть актуальность развития конгрессно-выставочной отрасли не только в Санкт-Петербурге, но и в Российской Федерации, поскольку конгрессно-выставочная отрасль позволяет объединить отрасль, а также становится площадкой для обсуждения острых экономических и политических вопросов.