Некоторые особенности деловой переписки на английском

Деловая переписка распространена и широко используется в деловом общении и сделках в Великобритании. Успешные и эффективные деловые письма помогают потоку информации в компании или бизнес-среде. Эффективное письмо имеет решающее значение для успеха каждой компании или профессионала. Поэтому исследование языка и видов деловой переписки является актуальной задачей. Необходимо изучить правила написания деловых писем и выделить особенности и специфику типов, стилей и структур деловых писем на английском языке [1].

Официально-деловой стиль по правилам Великобритании можно подразделить на несколько так называемых подстилей, в том числе законодательный, дипломатический, административно-канцелярский. Вполне естественно, что все вышеперечисленные подстили имеют свою специфику, коммуникативные формы и языковые клише. Специфика формально-деловой коммуникативной деятельности и передаваемой информации требует особой структуры деловых текстов. Официально-деловые тексты должны иметь четкую и недвусмысленную структуру [3]. Абзацы деловых писем, как правило, короткие, а некоторые – всего лишь предложение.

Каждый отдельный сегмент обсуждения – каждая отдельная тема письма – должна быть помещена в отдельный абзац. Стратегически важной информации следует уделять особое внимание в деловых письмах. Информация в первой и последней строках абзацев читается и запоминается лучше. Информацию, содержащуюся в середине длинных абзацев, легко не заметить или вообще забыть. Поэтому важную информацию следует размещать на достаточно заметных позициях [4].

Английский официально-деловой стиль характеризуется лаконичностью, лаконизмом и экономным использованием языковых средств. Вместе с объективностью и достоверностью информации они являются основными требованиями этого стиля. Официальные письменные документы не могут содержать субъективного мнения и эмоциональных слов. Для официально-делового способа общения характерно использование безличного обращения, так как заявление обычно делается от имени организации или должностных лиц. Регулирование отношений и общения по строго определенным стандартам привело к появлению стандартизированного официально-речевого и делового стиля [3].

Есть и другие особенности делового языка, касающиеся использования языка и грамматики в английском. Для официально-делового стиля характерны сложные предложения, соединенные союзами, а не короткие предложения. Предпочтителен простой, но вежливый стиль без лишней многословности, фамильярности и сленга.

Другой важной особенностью английской деловой переписки является использование пассивных форм, когда субъект действия незначителен. Если нет необходимости показывать исполнителя действия, можно оставить читателя в неведении [2].

Your enquiry is being dealt with.

The order has been confirmed.

В пассивном залоге основное внимание уделяется грамматическому подлежащему.

The decision was taken by the committee.

The visiting delegation was met by the vice president.

Но все же использование активных форм допустимо и общепринято в деловой переписке. Во-первых, такие предложения легче читать, а во-вторых, такие предложения занимают меньше слов, поэтому чтение занимает меньше времени. Еще одна вещь, которую следует помнить, это то, что глагол всегда должен согласовываться с подлежащим. Независимо от того, сколько слов отделяет подлежащее от глагола, убедитесь, что они согласуются.

Если человек отвечает на письмо, надо идентифицировать это письмо по его теме и дате в первом абзаце или предложении.

With reference to your advertisement in the Times,

With reference to your letter of 23rdMarch,

With reference to your phone call today.

Таким образом, деловая переписка на английском языке является неотъемлемой частью делового общения. Чтобы писать эффективные и успешные деловые письма, аргументируя и достигая бизнес-целей, необходимо понимать весь спектр таких вещей, как: поводы, по которым пишется конкретное письмо, стиль письма, полезные и общепринятые выражения [1].

Основная часть письма содержит фактическое сообщение с подробностями о том, что будет раскрыто в переписке.

I am writing to inquire about …

The reason I am writing is to confirm …

I would like to comment on ...

В конце основной части следуют заключительные замечания и ссылка на будущие контакты.

Thank you for your help.

Please contact us again if you have any questions.

Важнейшими чертами делового английского языка являются: специфическая терминология, предметность и краткость формулировок. В каждом типе делового письма есть свои стандартные фразы и клише. Используя эти стандартные фразы, можно придать деловому письму профессиональный тон, эффективно раскрыть содержание сообщения и достичь деловых целей. Абзацы английских деловых писем, как правило, короткие, а некоторые – всего лишь предложение.

Комплиментарное завершение – это фраза, используемая после основной части письма. Следующие фразы можно использовать с любым типом приветственного окончания письма.

Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely.

Исходя из вышеперечисленного, было выявлено, что есть и другие особенности деловой переписки, касающиеся английского языка и грамматики: широкое использование пассивных форм, сложных предложений, а не коротких предложений. Предпочтителен простой, но профессиональный слог без лишней многословности, фамильярности и сленга. Количество стандартных компонентов делового письма может значительно различаться в зависимости от цели и ситуации делового общения и обычно включает в себя заголовок, внутренний адрес, приветствие и тему или рекомендательную строку, основную часть делового письма на английском, комплиментарное завершение, блок подписи, а также конечные обозначения.