Тайм-менеджмент для руководителя: как успевать всё и оставаться продуктивным в быстро меняющейся рабочей среде

На сегодняшний день тайм-менеджмент важен для каждого человека, в особенности для руководителя, ведь для того, чтобы добиться поставленных целей нужно грамотно и рационально использовать время. Так что же такое тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. В данной статье я рассмотрю наиболее важные, на мой взгляд, принципы и аспекты тайм-менеджмента, применяя которые можно оптимизировать свою работу и быть эффективным.

1. Формулирование цели и задач

Грамотное формулирование цели и задач деятельности является ключевым аспектом в достижении эффективности. Существуют различные методы по целеполаганию, но одним из самых действенных считаю принцип SMART. Суть данного метода заключается в том, чтобы цель удовлетворяла 5 критериям:

• конкретная (specific), должна быть точно сформулирована;
• измеримая (measurable), указание числовых характеристик и показателей цели;
• достижимая (achievable), должна быть выполнимой за определенный период;
• актуальная (relevant), соответствие миссии, ценностям и другим целям организации;
• ограниченная во времени (time-bound), указание точной даты, к которой цель должна быть достигнута.

После постановки конкретной цели нужно перейти к формулированию задач, которые помогут достичь желаемого результата.

2. Планирование

Планирование является одним из самых важных аспектов грамотного использования времени. Руководитель обладает большой ответственностью, он находится в центре множества событий: переговоры, совещания, анализ деятельности организации и т. д. Поэтому для того, чтобы не потеряться в потоке мыслей и дел, необходимо планировать свою деятельность. Для этого удобно использовать ежедневники, специальные приложения или просто заметки. Нужно с вечера прописывать необходимые задачи и дела, расставляя их по приоритетности и срочности, тем самым структурировать свой день, определять время для выполнения каждого пункта и конечно не забывать про отдых, выделяя время для небольших перерывов.

3. Приоритетность

Продумывая и прописывая план на день, необходимо учитывать приоритетность, сложность и срочность выполнения каждой задачи. Когда дел становится слишком много, руководитель не знает с чего начать, ведь объем работы начинает пугать, из-за чего выполнение задач может переноситься на неопределенный срок и эффективность начнет падать. Для установления приоритетности можно использовать метод 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные – всегда несрочные». Данный метод изложил Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Согласно этой методике все дела нужно разделить на 4 категории: «срочные и важные» (их необходимо выполнить), «важные и не срочные» (распланировать, с выполнением можно не спешить), «срочные и не важные» (делегирование для высвобождения времени), «не важные и не срочные» (можно не выполнять, не несут пользы). Для большей эффективности начинать выполнение нужно с дел, относящихся к первой категории, а затем переходить к следующим.

Еще одним методом приоритетности в тайм-менеджменте является «поедание лягушки». Суть заключается в том, чтобы выполнить самую неприятную и сложную задачу в первую очередь, в начале рабочего дня, когда мозг еще меньше нагружен информацией. Выполнив неприятную задачу с утра, можно освободить мысли от стресса и тревожности и направить силы для решения других вопросов. Данный метод позволяет избежать прокрастинации, ведь зачастую сложные задачи откладываются на потом или вовсе не выполняются.

4. Делегирование

Очень важным навыком для руководителя является умение грамотно делегировать работу, т. е. передавать не очень важную работу своим подчиненным. Делегирование операционных задач высвобождает время руководителя для решения более важных задач, таких как переговоры с инвесторами и партнерами, выстраивание стратегии развития, планирование деятельности компании и т. д. Главное правильно определить задачи, которые можно передать, а также найти сотрудника, который будет компетентным в решении этого вопроса для того, чтобы работа выполнялась качественно, а время использовалось эффективно.

5. Учёт времени

Для того чтобы понимать, на что тратится время, очень важно вести учет рабочего времени. А именно прописывать в ежедневнике или на электронном носителе каждое задание и время, потраченное на его выполнение. В конце рабочего дня необходимо сделать анализ и понять, на нужные ли дела уходило время. Если же время тратилось на бесполезные занятия, на следующий день следует обратить внимание именно на них, начать постепенно отказываться от выполнения ненужных дел, тем самым высвобождая время на полезную деятельность и повышая свою эффективность.

6. Умение отказывать

Очень важным навыком для каждого руководителя является умение отказывать. Это не означает, что нужно отказывать каждому по любому вопросу. Отказу подлежат только те задания, выполнять которые должны другие сотрудники либо те, которые не несут никакой пользы. Данный принцип тайм-менеджмента высвобождает большое количество времени, ведь благодаря ему руководитель может не выполнять работу, которая не входила в его планы и которая не приводит к эффективности.

7. Отдых

Работа руководителя очень насыщенна и ответственна: многочисленные собрания, переговоры, решения вопросов по развитию компании, управление. Для того чтобы быть эффективным на протяжении дня, необходимо устраивать регулярные перерывы. В течение каждого часа работы устраивать хотя бы пятиминутный отдых, в течение которого можно побыть в тишине, попить кофе, а может «прогуляться» до столовой. Также в качестве отдыха хорошо работает смена деятельности, например, в процессе выработки стратегии развития компании через час возникло чувство утомления, значит можно «переключиться» и раздать задания подчиненным или совершить необходимый звонок. Регулярные перерывы позволяют восстановить энергию, повысить концентрацию, предотвратить выгорание, сохранить ясность ума, а также стимулируют креативность. После окончания рабочего дня лучше не задумываться о работе, а направить энергию на общение с близкими, хобби, прогулки на свежем воздухе, также не стоит забывать о качественном сне. Всё это необходимо для поддержания высокой производительности, сохранения физического и ментального здоровья, эмоционального равновесия. Итальянский поэт и мыслитель Данте подчеркивал: «Труд без отдыха – не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени».

8. Дедлайны

Одним из важных элементов тайм-менеджмента является постановка дедлайнов. Они позволяют грамотно распоряжаться временем и получать желаемый результат за определенное время. Поставив четкий дедлайн, руководитель сможет рационально распределить усилия и достигать поставленных целей в срок. Ставя дедлайны своим подчиненным, менеджер должен качественно оценивать объем предстоящей работы и ставить выполнимые сроки выполнения работы для того, чтобы сотрудник, с одной стороны, не выгорел от непосильного количества заданий, с другой стороны, время не тратилось впустую, а использовалось рационально.

9. Рабочее место

Удобное и эргономичное рабочее место играет значительную роль в тайм-менеджменте. Заполненный большим количеством предметов рабочий стол, на котором творится хаос, приводит к чувству стресса и тревожности, а чистое и организованное рабочее место позволяет сосредоточиться на деятельности и улучшает продуктивность. Грамотно организованное рабочее место позволяет быстро находить необходимые документы и предметы, что сокращает время на поиск информации и приводит к более высокой эффективности.

Грамотно выстроенный тайм-менеджмент очень важен для руководителя. Он помогает рационально и эффективно использовать время, принимать обдуманные решения и достигать поставленных целей. Руководитель, следующий принципам тайм-менеджмента, как качественно реализовывает свой потенциал, так и приводит команду и организацию успеху.