Современные методы оптимизации операционной деятельности в малом и среднем бизнесе

Введение

С развитием технологий компании претерпевают изменения и их бизнес-процессы подвергаются трансформации. Бизнес-процесс представляет собой последовательность этапов, выполняемых в определенном порядке для достижения конкретного результата. Эти процессы могут охватывать различные области, такие как привлечение клиентов, продажи, маркетинг, обслуживание клиентов, выполнение заказов, управление персоналом и бухгалтерия.

Таблица

Основные экономические показатели деятельности малых и средних предприятий

Эти процессы постоянно развиваются и требуют постоянной оценки, совершенствования и оптимизации. Устаревшие процессы могут вызывать недовольство, потерю клиентов и сотрудников, а также приводить к операционной неэффективности и потере доли рынка.

Рис. 1. Средняя численность работников по видам экономической деятельности в 2021

В связи с чем улучшение и оптимизация бизнес-процессов – это операционная практика, направленная на выявление, оценку и решение проблем процессов. Целью этого процесса является повышение эффективности, оптимизация операций, улучшение коммуникаций, сокращение ошибок и затрат, а также увеличение рабочей нагрузки.

Эффективное управление бизнес-процессами требует хорошо продуманного плана, который учитывает постоянные потребности в определении, выполнении, оценке и повторении процессов.

В свою очередь важность бизнес-процессов заключается в том, что они могут оказать существенное влияние на все аспекты деятельности компании. Неэффективные процессы могут привести к потере ресурсов, ухудшению прибыли, а также снижению качества продуктов и услуг. Создание эффективных бизнес-процессов и их поддержание в актуальном состоянии помогает увеличить рентабельность, автоматизировать задачи и улучшить удовлетворенность сотрудников и клиентов.

Рис. 2. Карта оптимизации бизнес-процессов

Эффективность бизнес-процессов зависит от хорошо разработанной схемы постоянного совершенствования и оптимизации [1].

1. Общая характеристика оптимизации

Важно помнить, что модернизация – это весьма ресурсно-затратное мероприятие, требующее участия практически всех сотрудников предприятия. Проводить постоянные улучшения неэкономично, однако существуют ключевые моменты в деятельности компании, когда модернизация становится необходимой.

Несмотря на разнообразие стратегий, важно ориентироваться на 4 основных правила, которые остаются актуальными в любом улучшении.

Первое – фундамент. Грамотный анализ предшествует внедрению. Опытный бизнес-оптимизатор начинает с изучения проекта, оценки производства, рисков, прибыли и количества сотрудников. После этого разрабатывается наглядная схема, что позволяет более эффективно работать над улучшением.

Второе – постепенность. Работа должна начинаться с деталей и постепенно переходить к общему. Оценка всех причин, ведущих к текущему состоянию предприятия, является важным этапом. Необходимо учитывать различные аспекты, такие как цена продукции, привлекательность товара для покупателя и активность маркетинговой политики.

Третье – целевое воздействие. Оптимизация должна поддаваться гибкой политике, легко подстраиваясь под потребности всей организации. Любое вмешательство должно быть направлено на улучшение всего предприятия, избегая ухудшения в одной сфере за счет улучшения в другой.

Четвертое – сокращение иногда неизбежно. Несмотря на непопулярность этой инициативы, сокращение может быть необходимым шагом, особенно если рабочие обязанности распределены неэффективно. Распределение сил исходя из результатов и эффективности работы отделов является ключевым аспектом успешной оптимизации [2].

Хорошо управляемый и постоянно совершенствуемый процесс может уменьшить количество ошибок, сократить время завершения процесса, увеличить рабочую нагрузку, выявить потери, устранить дублирование и повысить общую эффективность бизнеса. Оптимизация бизнес-процесса также может повысить согласованность, качество и соответствие требованиям, снизить риски и обеспечить большую видимость для клиентов и руководителей.

Планируя инициативу по улучшению и оптимизации бизнес-процессов, определите бизнес-цели, где необходимы улучшения и что необходимо оптимизировать. Видение, ориентированное на достижение цели, закладывает основу для измерения и оценки прогресса.

• Определите отдельный этап, нуждающийся в улучшении, независимо от его размера. Фокусируйтесь на выборе конкретного этапа, требующего немедленного улучшения. Взаимодействуйте с заинтересованными сторонами и членами команды, чтобы выяснить, какие задачи занимают больше всего времени и ресурсов. Получите рекомендации по улучшению этого этапа. Выберите наименее сложную задачу внутри этого процесса, которая, тем не менее, обеспечит быструю окупаемость инвестиций.
• Установите бизнес-цели для оптимизации процессов. После выбора процесса для улучшения определите цели для его оптимизации. Установите общие и конкретные измеримые цели. Разработайте план достижения этих целей. Определите, какие выгоды принесет оптимизация, такие как экономия времени, ресурсов или финансов. Детально обсудите эти цели с руководством и заинтересованными сторонами.
• Создайте карту текущего процесса. Используйте инструменты BPM и методы моделирования бизнес-процессов для визуализации текущего процесса. Создайте стандартизированную карту, которая покажет, как процесс протекает через различные отделы, этапы и компоненты. Эти инструменты помогут легко определить последовательность и параллельность выполнения задач.
• Проанализируйте текущий процесс, выявите слабые места. Используйте карту процесса для анализа текущего процесса. Выявите неэффективности, которые можно улучшить. Принимайте во внимание отзывы заинтересованных сторон. Определите этапы, требующие больше всего времени, создающие узкие места, вызывающие сбои в коммуникации. Разработайте план по оптимизации этих областей.
• Определите конкретные задачи для автоматизации. Идентифицируйте возможности для автоматизации, чтобы быстро улучшить процесс. Рассмотрите доступные ресурсы для инвестирования в программное обеспечение для автоматизации. Уточните, если в организации уже есть подходящие инструменты.
• Проверьте первоначальные цели плана оптимизации процессов. Убедитесь, что редизайн процесса соответствует установленным бизнес-целям. Используйте программное обеспечение для моделирования процессов, чтобы измерить влияние изменений. Это поможет в оценке и предоставит рекомендации для дальнейших улучшений.
• Протестируйте новый процесс перед полным внедрением. Тщательно протестируйте и контролируйте качество нового процесса перед его полным внедрением. Это поможет избежать непредвиденных проблем и обеспечит более гладкое внедрение.
• Постоянно совершенствуйте и контролируйте процесс после внедрения. Оценивайте эффективность нового процесса после внедрения. В условиях изменяющегося бизнес-окружения постоянно анализируйте процессы и собирайте отзывы заинтересованных сторон для постоянного совершенствования.

Эффективное применение, совершенствование и оптимизация бизнес-процессов непременно оказывают положительное воздействие на все аспекты операций предприятия. Повышение эффективности и оптимизация хотя бы одного неэффективного бизнес-процесса способны приносить значительный выигрыш бизнесу.

Сфокусируйтесь на качестве, сопоставляйте новый процесс с четкими, реалистичными и измеримыми целями, регулярно информируйте заинтересованные стороны, руководство и клиентов о прогрессе. Эти основные шаги по улучшению и оптимизации бизнес-процессов позволят сделать организацию более эффективной, гибкой и интеллектуальной [3].

2. Основные стратегии оптимизации – реинжиниринг и совершенствование

Разработка предложений по улучшению деятельности организации должна быть основана на результатах диагностики, учитывая особенности функционирования, слабые места, цели и задачи конкретной компании. Существует два ключевых подхода.

1. Реинжиниринг бизнес-процессов – это радикальное усовершенствование, основанное на перестройке бизнес-процессов для достижения значительных улучшений в ключевых показателях бизнеса, таких как производственные затраты, качество продукции, уровень обслуживания и оперативность. Суть этого подхода можно кратко сформулировать как «все или ничего»: «как есть» практически не рассматривается, основное внимание уделяется «как должно быть». Важно осознавать, что фундаментальные изменения в управленческой структуре компании требуют значительных инвестиций. Поэтому выбор реинжиниринга оправдан в определенных сценариях: глубокий кризис, приближение катастрофы, пик успеха с необходимостью обойти конкурентов, а также создание нового предприятия.
2. Совершенствование бизнес-процессов: В этом подходе компания предпринимает последовательные действия для того, чтобы процессы организации лучше соответствовали требованиям и достигали бизнес-целей более эффективно. Здесь используется концепция непрерывного улучшения процессов.

При этом внедряемые улучшения требуют небольших или нулевых затрат: устраняются избыточные операции, улучшаются процедуры выполнения работ, создаются дополнительные точки контроля. В этот процесс вовлекается почти весь персонал, осуществляя множество мелких шагов в рамках текущей деятельности.

Важно устроить процесс улучшения деятельности, учитывая базовые принципы:

• Повышение эффективности процессов основывается на результатах диагностики и четком формулировании целей.
• Для успешных изменений необходимо тщательное планирование и выделение ресурсов, таких как персонал, время и средства.
• Ключевым условием успеха являются совместные усилия, включая обучение и развитие персонала.
• Улучшение процессов должно быть системным, непрерывным и охватывать весь процесс, а не отдельные его элементы.
• Руководство должно не только поддерживать улучшения, но и активно в них участвовать.

Каждая инициатива по улучшению процессов рассматривается как проект. В ходе его выполнения осуществляется мониторинг с использованием метрик, а по завершении проводится повторный анализ процесса для подтверждения достижения поставленных целей. Достигнутые изменения важно поддерживать с помощью регулярных мероприятий [4, 5].

Заключение

В современном мире малый и средний бизнес играют ключевую роль в экономическом развитии. Эффективность и оптимизация операционной деятельности в этих секторах становятся все более важными аспектами успеха предприятий. С использованием современных методов оптимизации, таких как внедрение цифровых технологий, автоматизация процессов, анализ данных и улучшение управления ресурсами, предприятия могут значительно повысить эффективность данной деятельности.

Оптимизация операционной деятельности включает в себя не только снижение издержек, но и повышение качества продукции или услуг. Применение современных методов анализа данных позволяет более точно выявлять потребности рынка, предсказывать тренды и адаптироваться к изменениям в бизнес-среде. Автоматизация рутинных процессов увеличивает производительность и снижает вероятность ошибок.

Следует отметить, что успешная оптимизация операционной деятельности требует не только внедрения технологий, но и изменения корпоративной культуры и обучения персонала. Все участники бизнес-процессов должны быть готовы к изменениям и активно участвовать во внедрении новых методов.